Katibin vəzifələri nələrdir

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Katibin vəzifə öhdəliklərini dəqiq müəyyən etmək üçün onun tam olaraq kim olduğunu bilməlisiniz. Axı bu mövqeyə bir neçə bucaqdan baxmaq olar. Məsələn, ofis işçisi kimi katib-referent, müəyyən bir təşkilatın rəhbəri (rəhbəri) kimi Baş katib, dövlət qulluqçusu kimi dövlət katibi, diplomatik şəxs kimi katib, rəhbərin katibi kimi tanınır. işçi kimi və digər variantlar. Çox vaxt bu vəzifəyə istinad edərkən həm müəssisə direktorunun, həm də onun struktur bölmələrinin ayrı-ayrı rəhbərlərinin tapşırıqlarını (tapşırıqlarını) yerinə yetirən işçini nəzərdə tuturlar. Belə çıxır ki, bu halda katibin rəsmi vəzifələri təşkilati və texniki məsələlərin həlli üçün birdəfəlik tapşırıqların icrasına qədər azaldılır.

Katibin bilməli və etməli olduğu şeylər

Gündəlik katib aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirməlidir:

1. Tabeliyində olanlardan məlumatı menecerə ötürmək üçün qəbul edin.
2. Rəhbərin telefonla əlaqəsini təşkil edin. Onun yoxluğundaməlumat alın və sonra onu direktorun diqqətinə çatdırın.
3. Telefon mesajlarını qəbul edin və qeyd edin.
4. Rəhbərin normal işləməsi üçün şərait yaradın: dəftərxana ləvazimatlarına və ofis avadanlığına ehtiyaca nəzarət edin.
5. İstehsalat görüşlərinin və yığıncaqlarının təşkilinə kömək edin. İştirakçılara tədbirin tarixi, yeri və vaxtı barədə məlumat verin. Lazımi materialları toplayın, iştirak edənlərin iştirakını təmin edin və iclasın protokolunu aparın.
6. Müəssisədə ofis işləri aparın. Bunun üçün katib daxil olan yazışmaları qəbul etməli, sistemləşdirməli və baxılmaq üçün rəhbərliyə təqdim etməlidir. Sonra, qoyulmuş viza əsasında sənədləri imza qarşılığında icraçılara ötürün. Katibin vəzifələrinə onların icrasının gedişi, vaxtı və nəticələrinə nəzarət də daxildir.
7. Sənədlərin çapını və bərpasını həyata keçirin.
8. Şirkət rəhbərinin yanına gələnlərin qəbulunu təşkil etmək və mümkün olduqda məsələlərin tez həllinə şərait yaratmaq.

Katibin bu sadə görünən iş vəzifələrini yerinə yetirmək üçün işçi bilməlidir:

• müəssisənin və onun struktur bölmələrinin rəhbərliyinin bütün tərkibi;
• müəssisənin nizamnaməsi, işçi heyəti və strukturu, profili, inkişaf perspektivləri və ixtisası;
• uçotların düzgün aparılması üçün normativ sənədlər;
• ofis avadanlığından və rabitədən istifadə qaydaları;
• VTR, OT, yanğın təhlükəsizliyi və sənaye sanitariyası qaydaları;
• iş yerində əməyin təşkili qaydalarıyer;
• normativ-hüquqi aktlar, sərəncamlar, qərarlar, yerinə yetirilən işlərin planlaşdırılması, uçotu və keyfiyyətinin idarə edilməsi üçün sərəncamlar.

Kargüzarlıq xüsusiyyətləri

Əgər biz daha konkret, dar ixtisasdan danışırıqsa, onda vəziyyət bir qədər fərqlidir. Məsələn, katib-kargüzarın vəzifələrini götürək. Vəzifənin özü yerinə yetiriləcək işin aspektini aydın şəkildə müəyyən edir. Adətən, hər bir müəssisənin iş təsviri var ki, bu da uçot mütəxəssisinin fəaliyyət sahələrini göstərir. Əgər belə bir təlimat yoxdursa, onu yaratmaq daha yaxşıdır. Bunu etmək üçün, təxmini nümunələri ehtiva edən ixtisas təlimatından istifadə etməlisiniz. Bundan sonra, standart versiya spesifiklikləri və daxili xüsusiyyətləri nəzərə alaraq müəyyən bir təşkilata münasibətdə yekunlaşdırılmalıdır. Ümumiyyətlə, katib-kargüzarın vəzifələrində 3 əsas istiqamət aydın şəkildə izlənilməlidir:

1. Qeydiyyatla işləyin. Qəbul, onun müasir üsullarla işlənməsi və vaxtında göndərilməsi.
2. Daxili sənədləri düzəldin.
3. Sənədlərin qeydiyyatı, ciddi uçotu və saxlanmaq üçün arxivə ötürülməsi.

Referentin işinin xüsusiyyətləri

Bəzi müəssisələrdə dövlətə belə bir vəzifə daxil edilir ki, bu da geniş vəzifələri əhatə edir: “məlumat masası”ndan tutmuş “direktor köməkçisi”nə qədər. Belə bir mütəxəssisgeniş biliyə malik olmalı və vəziyyəti yaxşı bilməlidir. Səlahiyyətlərin artırılması ilə əlaqədar referent katibin vəzifələri bir qədər də genişləndirilib. Ümumiyyətlə, bu, katibin adi işidir, lakin "referent" sözü standart siyahıya bəzi əlavələr edir. Xüsusilə, katib köməkçisi müəyyən məsələlərlə bağlı ziyarətçiləri müstəqil qəbul edə bilər. Müəyyən məlumatlara malik olmaqla, müstəqil qərar qəbul edə bilir. Bundan əlavə, referent təşkilatın (müəssisənin) təsərrüfat fəaliyyəti ilə bağlı rəhbərin məsul göstərişlərini yerinə yetirir. Bəzən katib köməkçisinə kadrların uçotunun aparılmasına cavabdehlik verilir. Bu, yalnız işin ümumi həcmi əlavə vəzifələri yerinə yetirməyə imkan verdikdə edilir.