İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi və onun əsas anlayışları

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Sənədləşdirmə dedikdə, məlumatların tənzimlənən qaydalara uyğun qeydiyyata alınması, yəni sənədlərin xüsusi qaydada işlənməsi proseduru nəzərdə tutulur. Məlumatların qeydə alınması prosesi müxtəlif vasitələrlə həyata keçirilə bildiyindən idarəetmə fəaliyyəti praktikasında sənədlər çox müxtəlifdir - əlyazma, qrafik, tipoqrafik, foto və video materiallar.

İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi tənzimlənən prosedurdur və ona hüquqi qüvvəyə zəmanət verir - mövcud qanunvericilikdə olan keyfiyyət.

Bu gün müxtəlif sənədləşdirmə vasitələrindən istifadə olunur: sadələrdən (məsələn, karandaşlar və adi diyircəkli qələmlər) daha mürəkkəb elektromexaniki (buraya maqnitofon, videokamera, fono qurğusu və s. daxildir) və avtomatlaşdırılmış, kompüter. Sənədləşdirmə üsulları da istifadə olunan vasitələrdən asılıdır. Bu, mətn, elektron, film və foto ola bilər.

İdarəetmə fəaliyyəti adətən əl ilə yazılmış və ya kompüterdə yaradılmış mətn sənədlərindən istifadə edir. Buna görə dəonlara idarəetmə qeydləri deyilir.

Sənədləşdirmə həmişə müəyyən bir daşıyıcıda bəzi məlumatların xüsusi təfərrüatlarla təsbit edilməsidir və onun vasitəsilə müəyyən edilir. İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi həm ayrı-ayrı vəzifəli şəxsin fəaliyyətini, həm də bütün müəssisənin maliyyə və ya təşkilati hərəkətlərini tənzimləmək üçün vasitə və əsaslar yaradır.

Sənədləşdirmə öz funksiyalarına, məqsədinə, məzmununa, məxfilik dərəcəsinə və məlumatın mövcudluğuna görə fərqlənə bilər. Ünvanlaşdırma amilləri onu təşkilatlararası və xarici olaraq təsnif etməyə imkan verir. Bir qurum və ya təşkilatdan kənara çıxmayan və onun iştirakçıları arasında aparılan birinciyə xidmət deyilir. İkincisi - kənar sənədləşdirmə - müxtəlif növ təşkilatlar, bir-birinə birbaşa tabe olmayan ayrı-ayrı vəzifəli şəxslər arasında həyata keçirilir.

Texniki sənədlər müəyyən edilmiş standartlara uyğun olaraq həyata keçirilir və bu standartlar istənilən sənəd növü üçün fərqlidir. İstənilən idarəetmə fəaliyyəti üçün bu, xüsusilə vacibdir, çünki bu yolla sənədlər hüquqi qüvvə əldə edir və bu, onlarda olan məlumatların həqiqiliyinin ən etibarlı sübutu kimi çıxış edir.

İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi onu həyata keçirən vəzifəli şəxslərin və ya idarəetmə orqanlarının üzərinə konkret vəzifələr qoyur. Belə ki, hər hansı rəsmi sənədlərin yaradılması zamanı mütləq riayət edilməlidirümummilli olan mövcud qanunvericilik normaları, qeydiyyat qaydaları. Bundan əlavə, hər bir sənədə hüquqi əhəmiyyət kəsb edən təşkilatın təfərrüatları əlavə edilməlidir: onun adı və dekodlanması, rəhbərliyin və ya müəssisənin müəyyən şöbəsinin imzaları və möhürləri, tərtib tarixi və qeydiyyat kitabındakı nömrə, təsdiq möhürləri, və s. Nəhayət, idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi ciddi şəkildə öz səlahiyyətləri daxilində sənədlər verməlidir.

Sənədlər həqiqilik dərəcəsinə görə fərqlənir. Əsas sənədlərin qaralamaları və ya surətləri yalnız müəyyən mətnləri ehtiva edir və orijinallarla eyni hüquqi qüvvəyə malik deyildir. Orijinal sənəd onun etibarlılığını və həqiqiliyini təsdiq edən məlumatı və yuxarıdakı təfərrüatları ehtiva edən sənəd hesab olunur.