Elektron sənəd idarəetmə sistemi (EDMS): bu nədir, xüsusiyyətlər və tövsiyələr

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Bir neçə il əvvəl elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri parlaq gələcək kimi danışılırdı. Bu gün onlar artıq özəl və dövlət müəssisələrində fəal şəkildə istifadə olunur. Amma ən əsası odur ki, EDMS-ə tələbat durmadan artır. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi nədir və necə işləyir, gəlin Rusiya Federasiyasında fəaliyyət göstərən sistemlərin nümunəsini nəzərdən keçirək.

Fon

EDMS proqramının necə işlədiyini daha yaxşı başa düşmək üçün əsas anlayışları və tapşırıqları nəzərdən keçirmək lazımdır. Əsas amillər müəyyən sistemin seçimini müəyyən edən amillərdir.

Təşkilat qeyri-rəsmi idarəetmə şəraitində fəaliyyət göstərə bilirsə, onda sənəd idarəetməsinə ehtiyac yoxdur. İş proseslərinin meydana çıxması ilə mexanizmin nizamlı sənədlərin köməyi ilə idarə edilməsinə ehtiyac yaranır. Əgər sənədlərlə vaxtında məşğul olmasanız, o zaman onlar yığılmağa və itməyə başlayacaq.

Kağız daşıyıcıya alternativ olaraq xüsusi fayl saxlama sxemi istifadə olunurserverdə. Amma o da uzun müddət işləmir. Şirkətin həcmi artdıqca məlumatın saxlanması və sinxronlaşdırılması ehtiyacı artır.

Bir dilemma var: məlumatı saxlamaq üçün köhnə kağız daşıyıcıdan və ya EDMS-dən istifadə etmək. Elektron sistem sayəsində əldə edə biləcəyiniz bu qədər vacib nədir? Təşkilatın səmərəliliyini artırın.

İqtisadi təsir

İş səmərəliliyi iki yolla artırıla bilər: xərcləri az altmaq və ya nəticələri artırmaq. Sənədlər EDMS eyni anda iki məqsədə çatmağa imkan verir. Yəni sistemin tətbiqi təşkilata daha az xərcləsə də, daha çox qazanmağa imkan verir.

Kağız xərclərinin azaldılması, vaxt itkisi, ünsiyyətin sürətləndirilməsi, şirkət mədəniyyətinin dəyişdirilməsi hesabına xərclərin azaldılması.

EDMS proqramının effektivliyini qiymətləndirmək üçün sənədləşmə işlərinə sərf olunan vaxtı hesablamalısınız. Kons altinq şirkətlərinin hesablamalarına görə, bu cür əməliyyatlar iş vaxtının 20%-ni təşkil edir. Rusiya bürokratiya sistemində bu, daha çox vaxt aparır - 60%. EDMS-in tətbiqi bu xərcləri ən azı 10 dəfə azaldacaq.

Ofis işi və sənəd axını

İki termin əlaqəlidir. Qeydlərin aparılması sənədlərlə işləmək üçün rəsmi qaydalar toplusunu ifadə edən bir termindir. Bəzi EDMS sistemləri ofis işi qaydalarına uyğun olaraq fərdiləşdirilə bilər, lakin elə sistemlər də var ki, onların əsasında ofis işləri artıq formalaşır.

Sənəd EDMS-də məlumat saxlama vahididir. Sənəd axını dən formalaşırmüxtəlif mənbələr: digər sistemlər, proqramlar, e-poçt, lakin hər şeydən əvvəl - skan edilmiş kağız daşıyıcılarından. Buna görə də skanerlər və digər avadanlıqlar EDMS-nin tərkib hissəsidir. Sistem bütün sənədləri saxlayır, onların tarixçəsini saxlayır, təşkilat daxilində hərəkətini təmin edir və onlarla biznes prosesləri həyata keçirir.

Belə məlumat bazasında SİD-in qərarı, göstərişi və əmri var. Onların vasitəsilə təşkilat idarə olunur. İstənilən sənəd “kömək”lə verilir. Formadakı sahələr dəsti sənədin növündən asılıdır. Məlumat sistemdə belə kartın hər sahəsinin məlumat bazası şəklində saxlanılır.

EDMS-in funksiyaları və vəzifələri

Sənəd idarəetmə proqramı aşağıdakı vəzifələri həll etmək üçün nəzərdə tutulub:

• sənədlərlə işin sistemləşdirilməsi.
• şablonlara uyğun sənədlərin yaradılması, onların qeydiyyatının saxlanması;
• mühasibat uçotunun avtomatlaşdırılması;
• sənəd təsnifatı.

Gəlin SED-in funksiyalarına daha yaxından nəzər salaq. İş axını proqramı üçün istifadə olunur:

• kartlar yaradılır.
• sənədin mətnini formalaşdırmaq;
• verilənləri pdf və ya ms word kimi yadda saxlayın;
• istifadəçi giriş hüquqlarının idarə edilməsi;
• marşrutlar yaradılması;
• sənəd axınına nəzarət;
• bildirişlər, xatırlatmalar göndərilir;
• jurnal, kataloqlar, təsnifatlar;
• sifariş yaratmaq;
• sənədləri axtarın və imzalayın;
• hesabat yaradılması.

Ümumi sistem funksiyalarına daxildir:

• pultsənədlərlə işləmək;
• məlumat saxlamaq üçün DBMS-dən istifadə;
• EDMS ilə eyni vaxtda iş;
• sertifikatlar, barkodlar və fərdiləşdirmə vasitəsilə təhlükəsiz olun.

Üstünlüklər və çatışmazlıqlar

SED-ə keçid mənfi cəhətlərdən daha çox üstünlüklərə malikdir. Bununla belə, pis təşkil edilmiş layihə avtomatlaşdırmanın bütün üstünlüklərini məhv edə bilər. EDMS-in həyata keçirilməsinin məqsədləri əldə edilə bilən olmalıdır. Üstünlüklərə daxildir:

• mərkəzləşdirilmiş strukturlaşdırılmış məlumat yaddaşı;
• sənədlərin formalaşmasına və işlənməsinə eyni yanaşma;
• şablonlardan istifadə;
• axtar;
• audit girişi.

Dezavantajlara yüksək başlanğıc xərcləri və ciddi istifadəçi təlimi daxildir.

Sənəd Prosesləri

EDMS-də elektron sənəd idarəetməsi bir sıra mərhələlərdən keçir və bu müddət ərzində sənədə müəyyən xüsusiyyətlər verilir. Emal həm əl ilə, həm də avtomatik olaraq həyata keçirilir. İkinci halda, təyin edin:

• mərhələlər arasında keçid şərtləri;
• marşrutun ayrılması;
• işləmə dövrləri;
• başlama alt prosesləri, taymerlər, emal prosedurları;
• istifadəçi rolları təyin edildi.

Müalicə növləri:

• Sənəd yaradılır.
• Redaktə.
• Ad dəyişdirilir.
• Daşıyın.
• Saxla.
• İndeksləmə.
• Silinmə.

SED xərcləri

Sənəd idarəetməsi lisenziya, serverlər, tam quraşdırma və bütün istifadəçilərin təlimi olmadan tam fəaliyyət göstərə bilməz. Bu elementlərin hər biri böyük pul xərcləri tələb edir. Bundan əlavə, biz EDMS-nin digər sistemlərlə inteqrasiyasını, verilənlər bazası və proqram təminatının yenilənməsini, texniki dəstək məsləhətləşmələrini və digər texniki xidmət xərclərini unutmamalıyıq.

EDMS-in tətbiqi

Layihənin icrası bir neçə ay çəkə bilər. Proses həm sənədləşmə proseslərinin sayından, həm də maliyyə, təşkilati və resurs imkanlarından asılıdır. İcra aşağıdakı alqoritmə uyğun olaraq həyata keçirilir:

• işçi qrupunun yaradılması, rəhbərin müəyyən edilməsi;
• məqsəd və vəzifələri müəyyən edin;
• mövcud sənədləşmə proseslərinin yoxlanması;
• texnoloji tapşırıqların işlənib hazırlanması;
• SED seçimi;
• EDS-in həyata keçirilməsi üçün müqavilənin bağlanması;
• iş reqlamentlərinin işlənib hazırlanması və təsdiqi;
• Kataloqların ilkin məzmunu yoxlanılır;
• EDS öncəsi test;
• iş yerində təlimçilər;
• EDMS-in sınaq tətbiqi;
• test nəticələrinin təhlili;
• səhv düzəldilməsi;
• EDMS-nin tam tətbiqi.

İcra xətaları

Kağız sənəd tələb edən proseslərə xüsusi diqqət yetirilməlidir. Əsas səhv kağız sənədin elektron sənədlə təkrarlanmasıdır. Bu, işi çətinləşdirir və avtomatlaşdırmaya mənfi münasibət yaradır. Heç kim ikiqat iş görmək üçün əlavə pul ödəmir. Bu olmadan avtomatlaşdırma prosesləri qurmaq lazımdırdublikasiya. İkinci səhv kadrların hazırlıqsızlığıdır. Çox vaxt yeni proseslər düşmənçiliklə qəbul edilir. Buna görə də, işçilərə EDMS-nin niyə ümumiyyətlə tətbiq olunduğunu izah etmək lazımdır ki, onlar öyrənmə prosesinə şüurlu şəkildə yanaşsınlar.

Sənəd saxlama texnologiyaları

EDMS-də elektron sənəd dövriyyəsi atributlardan ibarətdir ki, onların əsasında axtarış, təsnifat, qruplaşdırma və hesabat aparılır. Bəzən sənəd şablona uyğun olaraq, bəzən verilənlər bazasından məlumatların ötürülməsi yolu ilə yaradılır. Atributlar cədvəllərdə saxlanılır. Faylın özü saxlama qovluğuna yerləşdirilir, ondan məlumat DBMS qovluğuna yerləşdirilir. Yalnız EDMS istifadəçiləri dataya daxil ola bilər.

Daxili skan nədir?

Sənədlərin tam işlənməsi onların nümunələrinin sonradan arxivə yerləşdirilməsi ilə skanerlərdən istifadə etməklə həyata keçirilir. Skanlama prosesi zamanı sənəddə avtomatik olaraq barkod yaratmaq və onu müəyyən edilmiş marşrut üzrə sonrakı istiqamətlə verilənlər bazasında qeydiyyatdan keçirmək mümkündür.

Optik mətn tanınması

Bu elektron sənəd idarəetmə sistemi EDMS foto və ya jpeg formatında sənədin elektron şəklini mətn formatına çevirir. Bu halda, xüsusi proqram təminatı müstəqil proqram şəklində və ya ESCOM. BPM-dən EDMS-ə inteqrasiya olunur. ESCOM. BPM nədir? Bu, müxtəlif şriftlərdə yazılmış sənədləri tanımaq üçün proqramdır. Bununla belə, qeyd etmək lazımdır ki, müstəqil tətbiqlər daha çox funksiyaya malikdir və hətta əlyazma mətni tanıyır.

Ştrix kodlama

Bu texnologiya sənədə qrafik barkod yaratmaq və tətbiq etmək üçün bir sıra prosedurları təmin edir. Unikal barkod sistem serveri vasitəsilə yaradılır. O, həmçinin sənədin identifikasiyasını, verilənlər bazasında onun sürətli axtarışını və saxlama yerlərində yayılmasını təmin edir. Sənəd qeydiyyata alınarkən etiketdə elektron kartın identifikatoruna uyğun ştrix-kod çap olunur. O, sənədin kağız versiyasına yapışdırılıb.

EDS

Rəqəmsal imza sənədin düzgünlüyünü və məlumatların dəyişməzliyini yoxlamağa imkan verir. İmzalanma kriptoqrafik provayderin və proqram açarının - sertifikatın köməyi ilə həyata keçirilir. Sonuncu, lisenziyanın verilməsi mərkəzində yenidən qurulan xüsusi formatda bir fayldır. Məlumatın təhlükəsizliyini təmin etmək üçün sertifikatı smart kartda və ya I-Token açarlarında saxlamalısınız. Onlar PİN kodla qorunur. PIN bir neçə dəfə səhv daxil edilərsə, sertifikat avtomatik bloklanacaq.

Tam mətn və atribut axtarışı

Atribut axtarışı kart sahələrindən bir neçə dəyərdən istifadə etməklə xüsusi forma vasitəsilə həyata keçirilir. Məsələn, "Hesab" meyarı "Alıcı" və ya "Göndərən" sahəsində məlumatları axtarır. Eyni zamanda, sistem daxil edilmiş kriteriyaları kartlardakı məlumatlar ilə müqayisə edir və nəticəyə uyğun gələn kartları daxil edir. Axtarış dəqiq və ya qismən uyğunluğa əsaslanır.

Tam mətn axtarışı məlumatlara əsasən aparılırMS SQL SERVER, ORACLE kimi daxili DBMS alətləri vasitəsilə söz formaları daxil olmaqla sənəd. Tam hüquqlu axtarış üçün fayllar verilənlər bazasına sənəd (sənəd), cədvəl (xls), təqdimatlar, mesajlar formatında daxil edilməlidir.