Təşkilatlar arasında elektron sənəd idarəetməsi: bu necə işləyir?

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Elektron sənəd idarəetməsi (EDM) virtual imza ilə elektron sənədlərdən istifadə əsasında məlumat mübadiləsinin sürətli yoludur. O, uzun müddətdir ki, dünyanın inkişaf etmiş ölkələrində operativ biznes üçün effektiv alət kimi tanınıb.

Essensiya

Təşkilatlar arasında elektron sənəd idarəetməsi sənədlərin yaradılması, işlənməsi, göndərilməsi, ötürülməsi, qəbulu, saxlanması, istifadəsi və məhv edilməsi proseslərinin məcmusudur. Bütün bu proseslər sənədlərin bütövlüyü yoxlanıldıqdan və qəbulu təsdiqləndikdən sonra həyata keçirilir.

Hüquqi şəxslər arasında sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi qaydaları tərəflərin razılığı ilə həyata keçirilir. İnformasiya mübadiləsi telekommunikasiya vasitələrindən istifadə etməklə həyata keçirilir, sənədlər isə elektron daşıyıcılarda saxlanılır. Mühasibat məlumatlarının saxlanma müddəti qanunla müəyyən edilmiş müddətdən artıq olmamalıdır.

Təşkilatlaröz aralarında iştirakçıların imzaları ilə rəsmi və qeyri-rəsmi sənədləri mübadilə edə bilərlər. Sahibkarlıq fəaliyyəti sahəsində bunlar ola bilər: hesab-fakturalar, müqavilələr, hesab-fakturalar, müqavilələr, müqavilələr, sərəncamlar, bildirişlər, etibarnamələr və s. Məlumat mətn, cədvəl və qrafik fayllar şəklində ötürülə bilər.

EDİ-nin tətbiqinin məqsədi

EDİ-nin tətbiqi üçün ilkin şərtlər bunlar ola bilər:

• müntəzəm işi az altmaq;
• sənəd itkisini azaldın;
• sənədlərlə "şəffaf" iş;
• fəaliyyət intizamının yaxşılaşdırılması - sənədlərin vaxtında təmin edilməsi və s.

Kəmiyyət məqsədləri arasında aşağıdakılar var:

• Sənədlərin işlənməsi vaxtını 10 dəfə azaldın.
• Ofis xərclərini yarıya endirin.

Təşkilatlar arasında elektron sənəd idarəetməsi: necə işləyir

Daxili qanunvericiliyə uyğun olaraq, təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsi iki tərəfin razılığı ilə həyata keçirilir. Məlumat mübadiləsi üçün bütün iştirakçıların bir operatorun avadanlığına qoşulması lazımdır. Sonra, istifadəçi qarşı tərəflər siyahısına əlavə etmək üçün sorğu göndərməlidir. Sorğunu təsdiq etdikdən sonra sistem iştirakçıları məlumat mübadiləsi edə bilərlər.

EDI modulu aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirməli olacaq:

• Qarşı tərəfləri məlumat mübadiləsinə dəvət edin.
• Ünvan kitabçası yaradın.
• Mühasibat proqramı ilə inteqrasiya edin,məsələn, 1С.
• Sənədləri imzalayın və şifrələyin.
• Yazışmaları strukturlaşdırın.
• E-poçt statuslarını izləyin.

Təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsi sertifikatların köməyi ilə həyata keçirilir. Serverə qoşulma və autentifikasiya şəxsi rəqəmsal sertifikat vasitəsilə həyata keçirilir. Sistemin hər bir istifadəçisinə EDS verilir, elektron Token daşıyıcısında saxlanılır və PİN kodla qorunur. İstifadəçi şəxsi kabinetə öz loqini, parolunu daxil etməlidir. Yalnız bundan sonra o, sənədlərinə giriş əldə edəcək.

Sisteme qoşulmuş təşkilatın istənilən əməkdaşı mübadilə prosesinə başlaya bilər. Sənədi qarşı tərəfə göndərməzdən əvvəl rəqəmsal imza ilə imzalanmalıdır. Bu əməliyyat Cryptopro proqramı vasitəsilə həyata keçirilir. Sənəd EDI vasitəsilə göndərilir. Qarşı tərəfin işçisi yeni sənədin alınması barədə bildiriş alır. Əgər qəbul edirsə, deməli, EDS də qoyur. Əgər sənədə dəyişiklik etmək lazımdırsa, o zaman yeni elektron versiya yaradılır. Redaktəni tamamladıqdan sonra siz EDS-dən istifadə edərək bütün dəyişiklikləri yadda saxlamalısınız. Sonra dəyişikliklə sənəd qarşı tərəfə göndərilir. Zəruri hallarda məlumatların elektron koordinasiyası həyata keçirilir.

Yenidən dəyişiklik etmək lazımdırsa, bütün prosedur yenidən təkrarlanır. Yeni versiya ilə bağlı heç bir şikayət yoxdursa, sənədə hörmət edilir. Yekun nümunə iki rəqəmsal imza ilə imzalanmış hesab olunur. Sənədin bütün versiyaları serverdə saxlanılır və baxmaq üçün əlçatandır. Nümunəyə etibarlı statusu verilən kimi, dəyişdirinsənəd işləməyəcək. Pozulmuş müqavilələrə "Ləğv edilib" statusu verilir. Təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsi belə həyata keçirilir.

Avadanlıq

Təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsi üçün nə lazımdır? Birincisi, bir telekommunikasiya operatoru seçmək və məlumat mübadiləsi üçün xüsusi proqram quraşdırmaq lazımdır. İkincisi, təşkilatın elektron yazışma aparmaq niyyətində olduğu hər bir qarşı tərəflə "Elektron sənədlərin mübadiləsinə dair müqavilə" bağlamaq lazımdır.

Bütün sənədlərin saxlanacağı EDI serverini quraşdırmaq da lazımdır. Bu həm müştəri avadanlığı, həm də "bulud" yaddaşı ola bilər. Sistem məlumatlarına xaricdən daxil olmaq təşkilatın işçilərinin avadanlıqlarında quraşdırılmış proqram vasitəsilə həyata keçirilir. Kompüterlərin serverlə qarşılıqlı əlaqəsi əlavə SSL 128 şifrələməsi ilə HTTP protokolu vasitəsilə həyata keçirilir. Sənədlərə giriş yalnız proqram interfeysi vasitəsilə və autentifikasiyadan keçdikdən sonra həyata keçirilir.

EDF Layihəsi

Proseslərin avtomatlaşdırılması layihəsi bir neçə aydan bir neçə ilə qədər vaxt apara bilər. Termin birbaşa avtomatlaşdırılmalı olan proseslərin sayından, təşkilatın resurs və maliyyə imkanlarından asılıdır. EDI-nin tətbiqi üçün qısa sxem aşağıdakı kimidir:

• İşçi qrupu yaradılır.
• Məqsədlərin, son tarixlərin və layihə büdcəsinin formalaşdırılması.
• Mövcud prosesləri araşdırın.
• Tapşırıqlar hazırlayın.
• SeçinEDI sistemləri.
• EDS-in həyata keçirilməsinə dair müqavilənin imzalanması.
• İş reqlamentinin təsdiqi.
• Sistem kataloqları doldurulur.
• İşçilərin təlimi.
• İlkin sınaq.
• EDS-in tətbiqi ilə bağlı sərəncamın verilməsi.
• Proqram təminatı və əməliyyat prosedurlarının dəqiqləşdirilməsi.
• Pilot layihəyə start verilir.
• EDİ-yə tam miqyaslı keçid.

EDİ tətbiqində xətalar

Sənədlərin avtomatlaşdırılması prosesində kağızın mövcudluğunun qanunla tələb olunduğu proseslərə xüsusi diqqət yetirilməlidir. Siz kağız sənədin dublikatını elektron şəkildə çıxara bilməzsiniz. Bu, iş prosesini əhəmiyyətli dərəcədə ləngidir və bütövlükdə avtomatlaşdırma prosesinə mənfi münasibət yaradır. Heç kim ikiqat iş görmək üçün əlavə pul ödəmir.

İcra prosesində sənədlərlə işləmək üçün yeni prosedur hazırlamaq, kadrları hazırlamaq və yalnız bundan sonra tam icra ilə məşğul olmaq lazımdır. Bu, yalnız yeni texnologiyalardan istifadənin faydaları işçilərə çatdırıldıqda əldə edilə bilər.

Digər məşhur səhv EDMS üçün tələblərin zəif öyrənilməsidir. Əgər istifadəçilər konfiqurasiya edilməmiş sistemdə işləməli olurlarsa, o zaman EDI prosesi təşkilatda qəbul edilən prosesdən fərqlənir.

Təşkilatlar arasında elektron sənəd idarəetməsi: müsbət və mənfi cəhətlər

Faydaları:

• Sənədlərin əslinin poçtla göndərilməsi xərclərinin azaldılması.
• Sənədlər üçün yaddaşa qənaət edilir. Bütün bunlar elektron şəkildə saxlanılır.
• İstifadəsi asandır. Sənəd bir iş yerindən göndərilir. Sənədin sürətli axtarışı statusa görə həyata keçirilir (göndərilir, qəbul edilir, qəbul edilir və s.).
• Ani çatdırılma. Bütün göndərilən məlumat bir neçə saniyə ərzində ünvana çatır.
• Sənəd sistemdə saxlanma müddəti bitənə qədər itirilə bilməz.

Qüsurlar:

• Avadanlıqdan istifadə etmək üçün böyük pula başa gələn lisenziya almaq lazımdır.
• Əksər hallarda data yalnız eyni sistemin üzvləri arasında mübadilə edilə bilər.
• 1C-də təşkilatlar arasında və ya hər hansı digər proqram təminatından istifadə etməklə elektron sənəd idarəetməsi əvvəllər istifadə edilən sxemdən fərqlənir. Yeni alqoritmin tətbiqi ilə bütün işçilərin işin aparılması ilə bağlı sualları olacaq.
• Texniki avadanlıq. EDI-nin tətbiqindən əvvəl təşkilat avadanlıq almalı və işçiləri yeni sistemi idarə etmək üçün öyrətməlidir.
• EDI etibarlılıq müddəti 1 il olan EDS-dən istifadə etməklə həyata keçirilir. Sertifikatları vaxtında izləmək və yeniləmək lazımdır. Vergi ilə bağlı problemlərin qarşısını almaq üçün qarşı tərəf sertifikatlarının etibarlılıq müddətinə də nəzarət etmək lazımdır.

Hüquqi tənzimləmə

Təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsini hansı qaydalar tənzimləyir? Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinə "Elektron imza haqqında" 63 saylı Federal Qanun daxildir, sənədlərin Federal Vergi Xidmətinə təqdim edilməsi qaydaları Maliyyə Nazirliyinin MMV-7-2 / 168 saylı əmri ilə müəyyən edilir. EDOtəşkilatlar arasında Maliyyə Nazirliyinin 50n saylı əmri əsasında həyata keçirilir. İlkin mühasibat sənədlərinin elektron formada mübadiləsi qaydaları Federal Vergi Xidmətinin ММВ-7-6/36@ nömrəli əmri ilə müəyyən edilmişdir. Bütün EDI operatorları fəaliyyətləri zamanı Federal Vergi Xidmətinin ММВ-7-6/253@ nömrəli əmrini rəhbər tutmalıdırlar.

SBIS

SBIS təşkilatları arasında elektron sənəd idarəetməsi müştərilərə aşağıdakı üstünlükləri verir:

• Sənədləri Rusiya Federasiyasının ərazisində qeydiyyatda olan istənilən təşkilata göndərə bilərsiniz. Əgər qarşı tərəf SBIS sisteminin üzvü deyilsə, o zaman şirkətin əməkdaşı sadəcə olaraq təşkilatın nümayəndəsi ilə əlaqə saxlayacaq və onun elektron poçtuna sistemdə iştirak etmək üçün dəvət göndərəcək. Sorğunun təsdiqindən dərhal sonra iştirakçılar arasında məlumat mübadiləsi vasitəçilərsiz həyata keçiriləcək.
• Kompüterinizdə proqram təminatı quraşdırmaq lazım deyil. Brauzerin ən son versiyasına və İnternetə çıxışa sahib olmaq kifayətdir.
• Məlumatlarla işləmək üçün xüsusi proqrama ehtiyacınız yoxdur. Hesabat ilkin olaraq üçüncü tərəf proqram təminatında, məsələn, 1C-də hazırlanırsa, onda siz VLIS sistemi ilə məlumat inteqrasiyasını qura bilərsiniz.
• Tipik sənəd forması quraşdırılmayıb. Siz mətn, cədvəl, şəkillər və s. göndərə bilərsiniz.

SKB "Kontur"

Rusiyada ilk proqram tərtibatçılarından biri həm də təşkilatlar arasında elektron sənəd idarəetməsi üçün avadanlıq təchiz edir. “Kontur” Diadoc sistemini işləyib hazırlayıb, onun köməyi ilə elektron sənədlərin mübadiləsi həyata keçirilir. Sistemin özəlliyi ondan ibarətdir ki, məlumatlara giriş xaricdə olarkən əldə edilə bilər. Şirkət xüsusi olaraq bu məqsədlə rouminq tarifləri hazırlayıb. İstəyirsinizsə, məlumatlara API vasitəsilə daxil ola bilərsiniz.

Sənə nə lazımdır?

EDİ-yə qoşulmaq üçün təşkilat aşağıdakıları almalıdır:

• lisenziyalı proqram təminatı;
• server;
• avadanlığın yenilənməsini həyata keçirin;
• heyətləri qatar;
• daxili proqramlarla işləmək üçün EDMS qurun və inteqrasiya edin.

Təşkilat arasında elektron sənəd dövriyyəsini əlaqələndirmək üçün belə investisiyalar edilməlidir? Texniki dəstək məsləhətləşmələri, EDMS və proqram təminatının yenilənməsi xərclərinə daxil edilməsi investisiyanın ikinci mərhələsidir. Bu xərclər aylıq ödənilməli olacaq.

Nəticə

Kağız iş prosesi elektronla əvəz olunur. Bu, təkcə təşkilatın proses xərclərini az altmır, həm də bütövlükdə biznesin səmərəliliyini artırır. EDI-nin uğurla işləməsi üçün sistemin tətbiqi məqsədlərini aydın şəkildə formalaşdırmaq və avadanlıqları düzgün konfiqurasiya etmək lazımdır.