Elektron sənəd idarəetməsi: üstünlüklər və çatışmazlıqlar, sistemin mahiyyəti, həyata keçirilmə yolları

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Daha çox şirkət sənədlərin yaradılması və saxlanması üçün müxtəlif proqramların istifadəsini nəzərdə tutan elektron sənəd idarəetməsinə keçir. Eyni zamanda, təşkilatda sənədlərin kağız nüsxələrini ehtiva edən arxiv yoxdur. Elektron sənəd dövriyyəsinin bir çox üstünlükləri var, buna görə sahibkarlar kağız sənədlərin istifadəsindən imtina etməkdən məmnundurlar. Lakin ona keçmək üçün işləyən kompüterlərdə xüsusi proqram təminatı quraşdırmalı, həmçinin bu iş axını ilə məşğul olacaq məsul işçi təyin etməlisiniz.

Elektron sənəd dövriyyəsi konsepsiyası

Müxtəlif sənədlərlə işləməyin müasir üsulu ilə təmsil olunur. İstənilən təşkilatın fəaliyyəti zamanı çoxlu müxtəlif kağızlar yaranır ki, onlar daim çap edilməli və uzun müddət ayrıca otaqda saxlanılmalıdır.

Sahibkarın və ya şirkətin düzgün icrası varsaelektron imza, hansı sənədlər elektron formada təsdiqlənirsə, bu sənədin kağız üzərində çapı tələb olunmur.

Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlükləri

EDS ilə təsdiq edilmiş elektron sənədləşməyə keçidin bir çox üstünlükləri var. Çoxsaylı müsbət parametrlərin olması ilə əlaqədardır ki, getdikcə daha çox sahibkar bu sənədləşdirmə üsuluna keçir. Ancaq əvvəlcə elektron sənəd idarəetməsinin üstünlüklərini və mənfi cəhətlərini qiymətləndirməlisiniz. Əsas üstünlüklərə daxildir:

• saxlamanın səlahiyyətli strukturlaşdırılması və etibarlılığı sayəsində lazımi sənədləri dərhal axtarır;
• iş axını strukturu mərkəzləşdirilmişdir;
• bütün sənədlər müxtəlif mediada və hətta uzaq serverlərdə elektron şəkildə saxlanıla bilər, beləliklə, ofisdə yanğın baş versə belə, hər hansı mühüm sənədin məhv olacağından narahat olmayın;
• bütün sənədlər asanlıqla qeydə alınır və təsdiqlənir;
• bütün sənədlər elektron rabitə kanalları vasitəsilə göndərilməsi əsasında imzalanır ki, bu da istənilən müəssisənin işçiləri üçün xeyli vaxt və səyə qənaət edir;
• zəruri olarsa, bir neçə saniyə ərzində istədiyiniz sənədin surətini çıxara bilərsiniz;
• audit elektron formada aparıldığı üçün xeyli sadələşdirilmişdir və siz bu məqsədlər üçün elektron kanallar vasitəsilə sənədləri qəbul edən muzdlu mütəxəssisləri də dəvət edə bilərsiniz.

Faydalarelektron sənəd dövriyyəsi sistemləri əhəmiyyətli və danılmazdır, lakin onlara keçməzdən əvvəl hər bir sistemin mənfi cəhətlərini qiymətləndirməlisiniz.

Sistem qüsurları

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin faydaları danılmazdır, lakin bu prosesin bəzi mənfi cəhətləri var. Bunlara daxildir:

• mütləq elektron rəqəmsal imzanın qeydiyyatı tələb olunur, onun yaradılması üçün böyük məbləğdə vəsait ödənilir;
• tərəfdaşlar elektron sənəd dövriyyəsinə keçməyibsə, elektron sənədlərdən istifadə etmək imkanı yoxdur;
• əlavə proqram təminatının quraşdırılmasına və bütün elektron qeydləri aparan etibarlı işçinin işə götürülməsinə çoxlu pul və vaxt sərf olunur;
• belə iş axınının heç bir ciddi vahid formatı hələ düzəldilməyib;
• bir çox podratçılar və alıcılar EDS ilə imzalanmış elektron sənədlərin istifadəsindən şübhələnirlər.

Ona görə də hər bir sahibkar düzgün və müvafiq qərar qəbul etmək üçün ilk növbədə elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlüklərini və mənfi cəhətlərini öyrənməlidir.

İnkişaf səbəbi

Elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlükləri çoxsaylı və əhəmiyyətlidir. Bu, onun daim inkişaf etdirilməsinə və müxtəlif müəssisələrin işinə daxil edilməsinə səbəb olur ki, bu da təkcəkommersiya, həm də ictimai. Onun effektiv və davamlı inkişafı üçün əsas şərtlərə aşağıdakılar daxildir:

• Vergi qanunvericiliyində tətbiqinin mümkünlüyü nəzərdə tutulur. Bəzi vergi bəyannamələri yalnız elektron şəkildə təqdim edilə bilər. Bu, işçilər üçün PF-də sadalanan sığorta haqları haqqında hesabatlara, habelə müəssisənin hər bir işçisi üçün Federal Vergi Xidmətinə təqdim edilmiş 3-NDFL bəyannaməsinə aiddir. Təşkilatın 25-dən çox işçisi varsa, hətta şirkətin bütün işçiləri üçün SZV-M hesabatı elektron şəkildə təqdim olunur. Buna görə də, bəzi şirkətlər sadəcə olaraq elektron sənədləşdirməyə keçmək məcburiyyətində qalırlar, çünki onlar hər halda EDS verməli olurlar.
• Elektron sənəd dövriyyəsinin əsas üstünlüklərinə onun mühasibat uçotunda təsbit edilməsi imkanları daxildir. 402 saylı Federal Qanuna əsasən, ilkin mühasibat sənədləri yalnız kağız şəklində deyil, həm də elektron imza ilə təsdiqlənmək mümkün olduqda elektron formada hazırlana bilər.
• 2017-ci ildən etibarən bu sənəd dövriyyəsinin məhkəmə proseslərində effektiv işlənib hazırlanmasına başlanılıb. İndi hər bir məhkəmə qərarı açıq mənbələrdə dərc edilməlidir. Bundan əlavə, bütün firmalar və fiziki şəxslər elektron qaydada iddia və ya şikayət vermək imkanına malikdirlər ki, bu da EDS tələb edir. Buna görə də elektron imza təkcə iri şirkətlər tərəfindən deyil, hətta fiziki şəxslər tərəfindən də verilir.
• Elektron texnologiyaların inkişafı sürətlə baş verir, ona görə də indi demək olar ki, hər kəsin İnternetə çıxışı var ki, bu da başqaları ilə ünsiyyət prosesini xeyli asanlaşdırır.insanlar və hökumət rəsmiləri.

Ona görə də belə iş axınından istifadənin getdikcə daha çox tələb olunduğunu iddia etmək olar.

Digər əhəmiyyətli fayda

Bundan əlavə, bir çox şirkətlər digər regionlarda və ya ölkələrdə yerləşən müəssisələrlə əməkdaşlıq edir, ona görə də elektron sənəd dövriyyəsini həyata keçirərkən müxtəlif sənədləri mübadilə etmək çox asandır. Bu, satış bazarlarını əhəmiyyətli dərəcədə artırmağa və birbaşa istehsalçılarla əlaqə yaratmağa imkan verir.

Bu, elektron sənəd idarəetməsinin əlavə əhəmiyyətli üstünlüyüdür. Müvafiq sistemin tətbiq olunduğu ilk gündən idarəetmənin keyfiyyətinin yaxşılaşması müşahidə olunur.

Necə daxil olmalı?

İlkin olaraq müəssisə rəhbəri elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin üstünlüklərini və çatışmazlıqlarını qiymətləndirir. Əgər onun şirkətdə tətbiqi barədə qərar qəbul edilərsə, bunun üçün aşağıdakı addımlar həyata keçirilir:

• Səhmdarların yığıncağı keçirilir, burada bu sistemin tətbiqi üçün səsvermə keçirilir.
• Qərar müsbət olarsa, o zaman müvafiq əmr şirkətin direktoru tərəfindən verilir.
• Elektron sənədləşmədən istifadə qaydalarını tənzimləyən daxili reqlamentin hazırlanması məqsədəuyğundur.
• Müxtəlif sənədlərin imzalanması prosesində istifadə olunacaq imzanı seçin.
• Əgər sadə imza seçilibsə, o zaman kodlar və parollar, eləcə də digər vasitələr və ona giriş əsasında yapışdırılır.məhduddur, buna görə də elektron sənədlərin təsdiqi ilə məşğul olacaq konkret şəxs təyin edilir.
• Sertifikat verən orqan seçilib. Elektron sənəd dövriyyəsi ilə məşğul olan ixtisaslaşmış bir təşkilat tərəfindən təmsil olunur. Əməkdaşlığın sərfəli və rahat olacağı bir şirkət seçmək vacibdir. Siz təklif olunan xidmətlərin dəyərini, habelə əməkdaşlıq zamanı istifadə oluna biləcək müxtəlif funksiyaları əvvəlcədən qiymətləndirməlisiniz. Elektron sənəd dövriyyəsinin aparılması prosesində yarana biləcək müxtəlif səhvlərə görə seçilmiş mərkəzin hansı məsuliyyət daşıdığı müəyyən edilir.
• Sənədlər hazırlanır, onun əsasında seçilmiş mərkəzlə müqavilə bağlanır.
• Seçilmiş təşkilatla müqavilə izah edilir. Bundan sonra mərkəz EDS açarı sertifikatı yaradır və müştərisinə verir.
• Təşkilatın işində birbaşa elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi mövcuddur. Bunun üçün bütün kağız sənədlər elektron formaya çevrilir və elektron sənəd mübadiləsi proseduru yaradılır.

Qaimə-fakturalar elektron şəkildə tərtib oluna bilər, lakin ilk növbədə bu cür sənədlərin istifadəsinin qarşı tərəf üçün əlverişli olacağına əmin olmalısınız. Bu onunla əlaqədardır ki, şirkətin bu sənədləri emal etmək üçün texniki vasitələri olmalıdır.

EDS seçimi

Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlüklərinə belə daxil olmaqla, hazırlıq xərcləri azalırçoxsaylı kağız sənədlər. Ancaq hər halda, müəyyən xərclər çəkməli olacaqsınız. Onlar elektron sənədlərin təsdiqi prosesində istifadə olunan elektron imzanın icrası ilə bağlıdır.

ETS keyfiyyətsiz və ya keyfiyyətsiz formada təqdim edilə bilər.

İxtisassız

O, kriptoqrafik məlumatların çevrilməsindən istifadə etməklə buraxılır, bunun üçün EDS sahibinə məxsus olan xüsusi açardan istifadə edilir. Şirkətdə elektron sənədləri tam olaraq kimin imzalayacağına əvvəlcədən qərar vermək vacibdir.

Belə bir imzanın köməyi ilə siz sənədlər imzalandıqdan sonra ona edilən müxtəlif dəyişiklikləri aşkar edə bilərsiniz.

Kvalifikasiyalı

Bunun üçün şirkət EDS yoxlama açarı olan xüsusi sertifikat alır. Belə bir imza yaratmaq üçün 63 saylı Federal Qanunda sadalanan tələblər nəzərə alınır.

Adətən belə EDS-dən kommersiya sirri saxlamağa çalışan iri şirkətlərdə istifadə olunur, buna görə də təkmilləşdirilmiş ixtisaslı EDS sayəsində elektron sənədlərin təhlükəsizliyi təmin edilir.

Xüsusi elektron imza növü seçildikdən sonra seçilmiş sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlanır.

Sistemin şirkətin işinə daxil edilməsi qaydaları

Elektron sənəd dövriyyəsinin kağız ilə müqayisədə üstünlükləri danılmaz hesab edilir, lakin çox vaxt onun təşkilatın işinə tətbiqi prosesində müəyyən çətinliklər yaranır. Beləliklə, bu prosesin qaydalarına aşağıdakılar daxildir:

• əvvəlcə rəhbərin əmri ilə kağız sənədlərin elektron formaya tərcüməsi ilə məşğul olacaq mütəxəssis təyin edilir;
• hər bir işləyən kompüterdə sənədləri əvvəllər verilmiş EDS ilə imzalamağa imkan verən xüsusi proqram quraşdırılıb;
• müxtəlif sənədlərin tərtibi, işlənməsi və razılaşdırılması zamanı kağız sənədlərə də aid olan ofis işinin əsas qaydaları nəzərə alınır;
• elektron sənədlərdə bütün zəruri detallar, möhürlər və EDS olmalıdır;
• bu sənədlərlə hərəkətləri təsdiqləmək üçün hansı üsulların tətbiq ediləcəyi ilə bağlı şirkət qaydalarına məlumat daxil edilə bilər.

Proses yaxşı başa düşülürsə, o qədər də çətin hesab edilmir.

Digər şirkətlərlə əməkdaşlıq qaydaları

İşində belə bir sistemi tətbiq edən hər bir şirkət əsas tərəfdaşları ilə əməkdaşlıqda elektron sənədləşmədən istifadə etmək istəyir. Bunun üçün başqa şirkətlə müqavilə tərtib edərkən sənədin mətninə bütün sənədlərin elektron rabitə kanalları ilə ötürüləcəyi barədə bənd daxil edilməlidir. Bundan sonra lazımi sənədlər tərtib edilir və əvvəllər verilmiş EDS tərəfindən imzalanır. Bütün EDS alətləri sertifikatlaşdırılmalıdır, əks halda onlar şirkətin fəaliyyəti zamanı istifadə edilə bilməz.

Müxtəlif dövlət qurumları ilə, məsələn, Federal Vergi Xidməti və ya Pensiya Fondu ilə belə bir iş axını qurmaq daha asandır. Bu, belə təşkilatların artıq lazımi proqram təminatına malik olması ilə bağlıdırelektron sənədlərlə işləmək.

Sənədlər necə saxlanılır?

Elektron sənəd dövriyyəsinin əsas üstünlüyü ondan ibarətdir ki, təşkilatda arxiv yaratmaq üçün ayrıca otaq ayrılması tələb olunmur, çünki bütün sənədlər kompüterlərdə, serverlərdə və ya müxtəlif elektron daşıyıcılarda saxlanılır. Bununla belə, hər bir şirkət icazəsiz şəxslər və ya təşkilatlar tərəfindən əldə edilməməsi üçün sənədlərin düzgün saxlanması üçün pul ödəməlidir.

Elektron sənədlərin saxlanması zamanı aşağıdakı qaydalar nəzərə alınır:

• işlərin nomenklaturası bütün şirkət üçün mütləq tərtib edilir və onun görünüşü və məzmunu şirkətin fəaliyyət göstərdiyi fəaliyyət sahəsindən asılıdır;
• sənədlərin dəyərinin yoxlanılması aparılır;
• hər bir sənəd elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə ilə qeyd olunur;
• bütün sənədlər arxivləşdirilməlidir.

Bu qaydalar nəzərə alındıqda sənədləri elektron formada düzgün saxlamaq çətin olmayacaq.

Nəticə

Elektron sənəd idarəetməsinin bir çox üstünlükləri var. Şirkətin işinin keyfiyyətinin yüksəldilməsi onun həyata keçirilməsinin nəticəsidir. Bunun üçün müəssisənin rəhbərliyi üçün müvafiq qərarın qəbul edilməsi, sertifikatlaşdırma mərkəzinin seçilməsi və EDS-nin verilməsi vacibdir. Kompüterlərdə xüsusi proqram təminatı quraşdırılır və şirkətin yerli normativ aktlarına lazımi dəyişikliklər edilir.

Elektron sənədlərin köməyi ilə o, çox sadələşdirilmişdirşirkətin fəaliyyəti, eləcə də digər firmalar və dövlət təşkilatları ilə əməkdaşlığın asanlığı.