Mühasibat uçotunun səmərəliliyi: sənədlərin saxlanma müddəti

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Mühasibat uçotunun səmərəliliyinə əsasən müəssisədə toplanan sənədlərin saxlanmasının səlahiyyətli təşkili təsir göstərir. Buna görə də, problemlərin qarşısını almaq üçün hər hansı bir mühasib Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinə uyğun olaraq sənədlərin saxlanması şərtləri və qaydası ilə bağlı tələblərlə mütləq tanış olmalıdır.

Sənədlərin saxlanma ardıcıllığı necədir?

2013-cü ildən bəri federal qanunvericilik istənilən müəssisədən bütün ilkin sənədləri, maliyyə hesabatlarını, mühasibat registrlərini və iş standartlarını, habelə bu təsərrüfat subyektinin fəaliyyəti ilə bağlı hər hansı digər sənədləri saxlamağı tələb edir. Bu qayda müxtəlif təşkilati-hüquqi formalı müəssisələrin təsərrüfat fəaliyyətində getdikcə daha çox istifadə olunan sənədlərin elektron formada saxlanma müddətinə də aiddir.

Bu, nə qədər vaxt aparırsənədlər saxlanılsın?

Sənədlərin saxlanma müddəti - ən azı beş il və ya daha çox (təşkilat tərəfindən müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq). Maraqlıdır ki, vergi məcəlləsində digər saxlama müddətləri (dörd il) nəzərdə tutulur. Bu, bütün maliyyə hesabatlarına aiddir və müddət onun son istifadə edildiyi andan hesablanır. Ən yaxşısı, əlbəttə ki, sənədləri beş il saxlamaqdır, bu, bir şey baş verərsə, sizə çox vaxt və əsəblərə qənaət edəcəkdir! Xarici ticarət əməliyyatlarına dair sənədlərə ayrıca baxılmalıdır. Xarici bir qarşı tərəf Rusiya Federasiyasına nisbətən sənədlərin saxlanması üçün daha uzun müddət təmin edərsə, onu seçmək daha yaxşıdır və gələcəkdə əməliyyatla bağlı heç bir problem olmayacağına ümid etməmək daha yaxşıdır. Bu isə müəssisənin daxili nizamnamələrində nəzərdə tutulmalıdır ki, bu da işçilərin bir çox səhvlərinin qarşısını alacaq.

Sənədlərin saxlanmasına kim cavabdehdir?

Qanunun “məktubu”na uyğun olaraq, təşkilatın rəhbəri, i.e. onun baş direktoru müəssisənin arxivində sənədlərin mühafizəsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır. Sənədlərin saxlanma müddətinə və ya sənəd dövriyyəsinin təşkilinə riayət edilmədikdə, müəssisədən on min rubl, təkrar pozuntuya görə isə otuz min rubl məbləğində cərimə tutulur. Belə bir məsuliyyətsizlik vergi məbləğinin düzgün qiymətləndirilməməsinə səbəb olarsa, ödənilməmiş verginin iyirmi faizi ödənilməlidir, lakin bu cərimə qırx min rubldan az ola bilməz. Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi də ayrıca cəzalar müəyyən edirmüəssisədə sənədlərin saxlanmasının səmərəsiz təşkili nəticəsində dəymiş itkilərə görə vəzifəli şəxslər.

Müddəti bitmiş sənədləri necə məhv edə bilərəm?

Başlamaq üçün qeyd etmək lazımdır ki, bəzi sənədlər məhv edilmir, bələdiyyə arxivinə verilir, ona görə də onları nəinki saxlama müddəti ilə qeyd etmək, həm də onların saxlanmasına diqqət yetirmək çox vacibdir. "Ekspert Baxış Komissiyası" (EPK) yazısı. Sənədlərin arxivə verilməsinə ehtiyac yoxdursa, o zaman təşkilatın rəhbəri sənədlərin məhv edilməsi haqqında akt verməlidir. Əgər belə bir akt tərtib edilməyibsə, o zaman sənədlər itkin hesab olunur və belə itkini araşdırmaq üçün komissiyanın təyin edilməsi haqqında əmr tələb olunur.