Mühasibat uçotunda ilkin sənədlərin saxlanma şəraiti və müddəti

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Təcrübədən göründüyü kimi, demək olar ki, hər bir müasir yerli müəssisədə ən çox sənədləşmə mühasibat uçotu hesabına formalaşır. Təbii ki, bu başa düşüləndir: məhz bu şöbədə pulla işləyirlər və hər bir belə əməliyyatı kağız üzərində rəsmiləşdirmək lazımdır. Bundan əlavə, bir təşkilatda ilkin sənədlərin saxlanması müddəti qanuni olaraq müəyyən edilmişdir, yəni "kağız parçalarından" xilas olmaq üçün belə işləməyəcək, onları ən azı bir neçə il saxlamalı olacaqsınız və yalnız bundan sonra. onları məhv edin. Yeri gəlmişkən, tullantı kağızından qurtulma prosesi də asan deyil, bir sıra spesifik xüsusiyyətlərə malikdir. Bütün bunlar haqqında - daha ətraflı.

Sənədlər, sənədlər…

İstehsal olunan sənədləşmənin həcmi ilə bağlı statistik məlumat versəniz, məlum olur ki, demək olar ki, bütün müasir yerli müəssisələrdə mühasibat uçotu kağız sənədlərin 80-90%-nin mənbəyini təşkil edir. Onları sadəcə saxlamaq lazım deyil. Məhdudiyyətlər yalnız ilkin mühasibat sənədləri üçün düzgün minimum saxlama müddətinin nə olduğunu müəyyən etmir (adətən dəyişirbeş ildən on ilə qədər), həm də bu obyektlərin olması lazım olan şərtlər. Eyni zamanda, yadda saxlamaq lazımdır ki, müvəqqəti saxlama və daimi saxlama üçün sənədlərə bölünmə var.

Lakin təcrübədən göründüyü kimi, heç də hər bir şirkətin menecerləri ilkin sənədlərin saxlanma şərtlərinin incəliklərini anlamaqda maraqlı deyillər. Özünüzü baş ağrısından xilas etmək üçün ixtisaslaşmış arxiv şirkətlərinin xidmətlərindən istifadə edə bilərsiniz. Belə bir şirkətdə hansı növ sənədlərin nə qədər müddətə, hansı şəraitdə, hansı qaydada saxlanmalı olduğunu dəqiq bilirlər. Bundan əlavə, belə bir təşkilatın saxlanması həvalə edilmiş sənədləri müddətlər başa çatdıqda məhv etmək üçün texniki imkanlar var. Bu, həqiqətən rahatdır, lakin pula başa gəlir. Əgər pula qənaət etmək istəyirsinizsə, o zaman arxiv üçün xüsusi otaq ayırmalı və təşkilatda ilkin mühasibat sənədlərinin saxlanması üçün qanuni müddətin nə qədər olduğunu başa düşməlisiniz.

İstəyirəm - istəmirəm

Problem, yeri gəlmişkən, sıfırdan yaranmır. Mövcud qanunlar ilkin mühasibat sənədlərinin saxlanma şərtlərini müəyyən edir və istənilən müəssisə daxilində onlara riayət edilməlidir. Qanunvericilikdən belə çıxır ki, fəaliyyət göstərən hər hansı hüquqi şəxsə sənədləri saxlamaq öhdəliyi həvalə olunur. Bu o deməkdir ki, fəaliyyət formasının əhəmiyyəti yoxdur - istər tək bizneslə məşğul olan fərdi sahibkar, istərsə də böyük bir narahatlıq, siz hələ də maliyyə hesabatlarının və digər sənədlərin saxlanmasında iştirak etməlisiniz. Bunun üçün qanunun öyrənilməsi vacibdirelektron ilkin sənədlərin, kağızların saxlanması üçün müəyyən edilmiş müddətlər, podratçı ilə ziddiyyət yarandıqda və ya nəzarət edən orqan tərəfindən yoxlama zamanı narahat vəziyyətə düşməyiniz. Bundan əlavə, qanunla müəyyən edilmiş vaxt intervallarına əməl edilməməsi yoxlama zamanı xeyli cəriməyə səbəb ola bilər. Mövcud qanunvericilikdə ilkin uçot sənədlərinin minimum saxlanma müddətini tənzimləyən normativlər var. Biznesin təhlükəsiz olması vacibdir və ölkəmizdə biznesin aparılması qanunauyğunluğu və müəyyən edilmiş qaydalara uyğunluğu ilə seçilir.

2004-cü ilin oktyabrında qəbul edilmiş 125-ci federal qanun elektron ilkin sənədlərin, kağız sənədlərin saxlanma müddətindən bəhs edir. Adına əsaslanaraq, arxivlərə və işin düzgün aparılmasına həsr edilmişdir. Məhz bu rəsmi sənəddə mühasibatlıq şöbəsi tərəfindən hazırlanmış rəsmi sənədlərin saxlanması xüsusiyyətləri nəzərdən keçirilir. Burada siz müvəqqəti və daimi saxlama sənədlərini, eləcə də müəyyən kağız növünə xas olan şərtləri ayırd etməyə imkan verən həm funksiyaları tapa bilərsiniz.

Kimə aiddir?

İlkin sənədlər üçün minimum saxlama müddətlərinə riayət etmək öhdəlikləri aşağıdakılara verilir:

• yerli hökumətlər;
• dövlət orqanları;
• sahibkarlar;
• müəssisələr;
• işlə məşğul olan şəxslər.

Arxiv sənədləri, o cümlədən şəxsi heyətlə bağlı sənədlərlə bağlı qanuna əməl edilməlidir. Bütövqanun sənədlərində göstərilən müddət etibarlı yerdə olmalıdır. Federal qanunlara əlavə olaraq, ilkin sənədlərin və mühasibat registrlərinin saxlanma müddətlərinin xüsusiyyətləri həm bütövlükdə ölkə ərazisində, həm də hər bir ayrı-ayrı bölgədə qüvvədə olan bir sıra normativ sənədlərə təsir göstərir. Bununla belə, ən mühüm sənəd mühasibat sənədlərinin saxlanma müddətini tənzimləyən sənədlərin tam siyahısını təqdim edən yuxarıda qeyd olunan 125-ci qanundur.

Qanun nömrəsi 129

1996-cı ildə mühasibat uçotunun xüsusiyyətləri haqqında federal qanun qəbul edildi. Burada qeyd edilir ki, mühasibat uçotu müxtəlif dəzgahlardan istifadə etməklə yanaşı, öz sənədlərini kağız üzərində də yarada bilər. Eyni zamanda, şirkət sənədlərin surətlərini kağız üzərində təkbaşına çıxarmalıdır ki, əməliyyatların bütün iştirakçıları onlar haqqında məlumat əldə edə bilsinlər. Tənzimləyici orqan sənədlərə giriş tələb edərsə, şirkətin nümayəndələri onu təqdim etməlidirlər. Həm prokurorların, həm də məhkəmə nümayəndələrinin bunu etmək hüququ var.

İlkin uçot sənədlərinin yaradılması, saxlanma müddətlərinə uyğun saxlanması, tələb əsasında təmin edilməsi normativ aktlarla müəyyən edilmiş formalara uyğun olmalıdır. Sənədlər kağız şəklində sorğu edən şəxsə göndərilməlidir. Əgər buna işdə istifadə olunan maşınların imkanları imkan verirsə, bütün iştirakçılar razılaşarsa, hesabat elektron formada göndərilə bilər. Buna bizim qüvvədə olan qanunlarımız da icazə verirölkələr.

Qaydalara əməl edin

129-cu federal qanun ilkin mühasibat sənədlərinin saxlanma şərtlərinə riayət etmək öhdəliyini qeyd edir. Xüsusilə 17-ci maddə qeyd edir ki, istənilən hüquqi şəxs belə sənədləri, o cümlədən reyestrləri və hesabatları mütləq saxlamalıdır. Vaxt intervalının müddəti dövlət səviyyəsində arxiv işini tənzimləyən qaydalarla müəyyən edilir. Bu müddətin müddəti 5 ildən az ola bilməz.

Mühasibat uçotu siyasətini və bəzi digər kateqoriyaları tənzimləyən sənədlər (informasiyanı emal edən maşınlarda istifadə olunan proqramlar, hesabların iş planı) üçün ilkin sənədlərin saxlanmasının xüsusi müddəti müəyyən edilir. Əlbəttə ki, burada da müddət beş ildir (bəzi hallarda bu müddət daha uzun təyin edilə bilər), lakin müddət bu sənədin müəssisədə sonuncu dəfə istifadə edildiyi andan hesablanmağa başlayır. Hüquqi şəxsin rəhbəri qanunla tələb olunan bütün sənədlərin vaxt intervallarına uyğun saxlanmasına cavabdeh olan şəxsdir. Bu o deməkdir ki, hər hansı savadlı və məsuliyyətli rəhbər müəssisədəki vəziyyəti öz nəzarətində saxlamaq istəyirsə, ilkin sənədlərin mühasibatlıqda saxlanma müddətini bilməlidir.

Təcrübədən göründüyü kimi, bir çox təşkilatlar müntəzəm olaraq rəsmi sənədlərin inventarını aparır və yerli qaydalar sənədlərin saxlanmasına cavabdeh olan şəxsləri müəyyən edir, yoxlama orqanları uyğunluğa nəzarət edərkən faktiki olaraq qarşılıqlı əlaqədə olurlar.arxivləşdirmə qaydaları.

Yaradılması və saxlanması: hamısı qaydalara uyğundur

Mövcud qanunvericiliyə əsasən, mühasiblər həm ilkin sənədləri, həm də xülasə sənədləri təkcə kağız üzərində deyil, həm də elektron formada yarada bilərlər; eyni zamanda kağız nüsxələrin yaradılması öhdəlikləri hüquqi şəxsə həvalə edilir və maraqlı şəxsin, yoxlayıcı orqanın müraciəti əsasında cəmiyyət kağız daşıyıcıda sənədləri qısa müddətdə ünvana göndərməyə borcludur. Tərtib və saxlama mövcud normativ aktlarla müəyyən edilmiş formada həyata keçirilməlidir.

Mühasibatlıq şöbəsində ilkin sənədlərin saxlanma müddəti haqqında, bu prosesin qaydası, hər hansı bir müəssisənin işi zamanı formalaşan tipik idarəetmə sənədlərini nəzərə alan sənədlərin siyahısını izah edir. Bunlar 2010-cu ildə Maliyyə Nazirliyi və Federal Arxiv tərəfindən təsdiq edilmiş sənəddə yaradılmışdır. Bundan əlavə, dörd il ərzində mühasibat uçotunun aparılmasına ölkəmizin hər bir vətəndaşının məsuliyyət daşımasını tənzimləyən Vergi Məcəlləsinin tələblərini nəzərə almaq lazımdır. Bu, xərclərin, gəlirlərin uçotu, həmçinin vergilərin ödənilməsini təsdiq edən sənədlərə aiddir.

Şeylər haqqında ağıllı olun

İlkin mühasibat sənədlərinin saxlanma müddətlərinə uyğun olaraq prosesin düzgün təşkili peşəkar yanaşmanı, mühasibat sənədlərinə cavabdeh olan işçilərin cəlb edilməsini, iş prosesinin özünün təşkili haqqında arxiv məlumatlarının işlənməsini nəzərdə tutur. Hazırda demək olar ki, yer yoxdurarxivləşdirmə üzrə xüsusi təlim, buna görə də həqiqətən yüksək keyfiyyətli mütəxəssis tapmaq çox vaxt çətindir. Digər tərəfdən, mütərəqqi qanunvericilik ilkin mühasibat sənədlərinin saxlanma müddətlərinə riayət edilməsini tələb edir, əks halda siz qəti şəkildə xoşagəlməz cərimələrlə üzləşə bilərsiniz. Kifayət qədər həcmli sənəd dövriyyəsi üçün ən yaxşı seçim şirkətin heyətində arxiv saxlanmasına cavabdeh bir şöbə yaratmaq və daxili resurslarla sənədləşməyə cavabdeh olan işçilərin müntəzəm təlimini təmin etməkdir. Bu, qanunlarda müəyyən edilmiş yenilikləri nəzarət altında saxlayacaq və bütün tələblərə uyğun olacaq.

İlkin sənədlərin saxlanma müddətini də nəzərə almağa və iş fəaliyyətinizdə buna əməl etməyə imkan verən alternativ variant müştərinin sənədlərini qorumaq öhdəliyini üzərinə götürən vasitəçi ilə əməkdaşlıqdır. Bununla belə, özünüz üçün arxiv firması seçmək də asan məsələ deyil. Etibarlı şirkətə üstünlük vermək və onun bağlana və binanın yanacağından narahat olmamaq üçün bütün mövcud variantları diqqətlə təhlil etmək lazımdır.

Bəzi sənədlərin saxlanması xüsusiyyətləri

Mövcud qanunvericiliyə əsasən, ilkin sənədlər, habelə registrlər, hesabatlar və balanslar arxivə təhvil verilməlidir. Bütün bu kateqoriyalı rəsmi sənədlər arxivə göndərilənə qədər mühasibatlıq binasında, hüquqi şəxs isəkağızların təhlükəsizliyi üçün bütün şəraiti təmin etməyə borcludur: şkaflar bağlanmalı, yanğın və digər təhlükəsizlik qaydalarına riayət edilməlidir. Müəssisə daxilində sənədlərin təhlükəsizliyinə cavabdeh olan şəxs xüsusi sənədlə təyin edilir.

Şirkət ciddi hesabat formalarından istifadə edirsə, qanunla bu sənədlər seyfdə və ya xüsusi şkafda, qapalı və sənədlərin təhlükəsizliyinə zəmanət verən otaqda saxlanmalıdır. Cari vaxt dövrünün əl ilə işlənmiş ilkin sənədləri xronoloji qaydada reyestrlərə yığılmalı və sonra daimi saxlanmaq üçün arxivə göndərilməlidir.

Başqa nələrə diqqət etməli?

Bank çıxarışlarını, kassa orderlərini və avans hesabatlarını saxlayarkən bütün sənədlər xronoloji qaydada saxlanmalı və birgə sistematik saxlanmaq üçün bağlanmalıdır. Bəzi xüsusi kateqoriya sənədlər (növbə hesabatları, iş sifarişləri) məcburi olmadan saxlanıla bilər, lakin heç bir şey itirilməməsi və ya vicdansız məqsədlər üçün istifadə edilməməsi üçün qovluqlara yerləşdirilə bilər.

Sənədlərin mühafizəsi, habelə arxivə vaxtında göndərilməsi ilk növbədə baş mühasibin üzərinə düşür, baxmayaraq ki, zərurət yarandıqda yerli qaydalarda səlahiyyətlərin başqa şəxsə verilməsi nəzərdə tutula bilər. İlkin sənədlərin, hesabatların, balans hesabatlarının verilməsi yalnız bəzi hallarda baş mühasibin rəsmi əmri olduqda mümkündür. Ümumiyyətlə, struktur bölmələrin mühasibat sənədləri ilə tanış olmaq imkanı yoxdur. Sənədlərin götürülməsi mümkündüryalnız təhqiqat orqanlarının, məhkəmənin və ya qanunla müəyyən edilmiş müvafiq səlahiyyətlərə malik olan digər orqanların xüsusi sorğusu olduqda. Bu halda qanunvericiliyə uyğun tərtib edilmiş rəsmi qərarın təqdim edilməsi zəruridir. Geri götürərkən protokol tərtib etmək lazımdır, onun bir nüsxəsi imza qarşılığında təşkilatın nümayəndəsinə verilir.

İlkin sənədlər üçün saxlama müddəti aşağıdakı cədvəldə göstərilmişdir.

İş axınının xüsusiyyətləri

"Sənəd axını" termini sənədin yaradıldığı andan arxiv işinə təhvil verilməsinə qədər sənədləşmənin hərəkəti ilə bağlı amillər toplusuna tətbiq edilir. Cədvəlin hazırlanması baş mühasibin öhdəsindədir, baxmayaraq ki, bəzi müəssisələrdə bu, sənəd dövriyyəsi üzrə mütəxəssisə həvalə olunur. Bununla belə, təcrübədən göründüyü kimi, ən düzgün olanı belə bir cədvəlin təşkilatın uçot siyasətinə daxil edilməsidir və bu, daha sonra şirkətin baş məmuru tərəfindən imzalanmış xüsusi verilmiş əmrlə təsdiq edilir.

Cədvəlin köməyi ilə siz təşkilati prosesləri uyğunlaşdıra və müəssisədə planlaşdırma tapşırığını sadələşdirə bilərsiniz. İlkin sənədlər üçün iş axını cədvəli icraçıların siyahısı, sənədlərin mühasibatlıq şöbəsinə göndərilməli olduğu vaxt intervalları və mühasiblərin onları emal etdiyi müddətdir. Hesabat dövrlərini, o cümlədən balans hesabatlarını təsvir etməyinizə əmin olun. Çox vaxt uçot siyasəti ilkin sənədlərin saxlanma müddətlərinin tənzimlənməsini ehtiva edir və bu müddət və yaqanunla müəyyən edilənə bərabər və ya cəmiyyətin fəaliyyətinin xüsusiyyətləri ilə tələb olunduqda daha yüksək müəyyən edilir. İl üzrə hesabat təqdim edildikdə, sənədlər müəyyən edilmiş qaydada hazırlanır və arxiv saxlanmasına verilir. Eyni zamanda nəzərə alınır ki, gələcəkdə saxlama üçün ötürülən həcmdən faydalı məlumatların çıxarılması lazım ola bilər. Bunun üçün qruplaşdırma məzmunla izah edilərkən, işləri qovluqlara bölmək adətdir. Hər qovluğa müvafiq başlıq təyin etdiyinizə əmin olun.

Kütlə yaddaşı xüsusiyyətləri

Müəssisənin fəaliyyəti zamanı yaranan bütün sənədlər, yuxarıda qeyd edildiyi kimi, müvəqqəti saxlama üçün nəzərdə tutulan və daimi olanlara bölünür. Sənədlər arxivə verilərkən, eyni qovluqlarda rəsmi sənədləri qarışdırmadan bu kateqoriyaların hər birini ayrıca təhvil vermək lazımdır. Bu halda surətlər orijinaldan ayrı saxlanılmalıdır. Həmçinin, ayrı-ayrı qovluqlarda hesabatları, il və rüblər üçün planları göstərən sənədləri aylar üzrə çeşidləməli olacaqsınız. Bir fayl bir sənəddən ibarət olmalıdır.

Bir işi qruplaşdırmaq üçün bir dövrdə (rüb, il, ay) yaradılan sənədlərdən istifadə edə bilərsiniz. İstisna sözdə keçid kateqoriyalarıdır - məsələn, bağlanması təqvim ilinə uyğun olmayan şəxsi fayllar. Əgər faylda bir neçə ay ərzində yaradılan sənədlər varsa, ondan sonrakı blokun hansı dövrə aid olduğunu qeyd edərək, hər ayı digərlərindən xüsusi vərəqlə ayırmaq lazımdır. Bu halda, bir qutuda 250-ə qədər vərəqin qruplaşdırılmasına icazə verilir. Qovluğun qalınlığı 4 sm və ya daha az ola bilər.

Başqa nələrə diqqət etməli?

Arxivləşdirmə qaydalarından göründüyü kimi, əgər sənədlərin əlavələri varsa, onlar (dəqiq nə vaxt tərtib olunmasından asılı olmayaraq) müşayiət etdikləri sənədlərə əlavə edilməlidir. Ümumiyyətlə, mühasibat sənədlərinin arxivi üçün ardıcıllıq çox vacibdir, ona görə də ona ciddi riayət edilməlidir. Bir qayda olaraq, əvvəlcə hesabatlar, sonra izahat qeydləri yerləşdirilir, bundan sonra balans hesabatı əlavə edilmiş sənədlərlə tamamlanır.

Şirkət işçilərinin şəxsi hesablarının saxlanmasını təşkil edərkən, bunun üçün sənədlərin ciddi xronologiya ilə il üzrə tərtib edildiyi ayrıca bir iş ayırmaq lazımdır. İllik korrespondensiya təqvim ili göstərilməklə qovluqlarda formalaşdırılır və tarixlərə uyğun olaraq sistemləşdirilir. Hər sorğuya cavab verilməlidir.

Bəzi Xüsusiyyətlər

Vergi Məcəlləsində nəzərdə tutulmuş saxlama müddətləri mühasibat uçotunun fəaliyyətini tənzimləyən qanunlarda göstərilənlərdən fərqli ola bilər. Belə bir uyğunsuzluğu müşahidə edərkən, ilk növbədə, daha uzun müddətə riayət etmək tövsiyə olunur - bu, zəruri hallarda sənədlərə müraciət etməyə, mövcud qaydalardan birinə uyğun olaraq, son tarixə baxmayaraq, istifadə etməyə imkan verəcəkdir. artıq müddəti bitib. Bundan əlavə, müfəttişlərin şikayət edəcəkləri heç bir şey olmayacaq. Saxlama müddətini göstərən 2000-ci ildə dərc edilmiş xüsusi bir siyahını da xatırlamaq lazımdırbəzi xüsusi sənəd qrupları. Bu siyahı mütəmadi olaraq yenilənir və əlavə olunur, ona görə də müəssisənin baş mühasibi və sənəd dövriyyəsinə cavabdeh olan şöbə aktual məlumatlara əməl etməlidir.

Saxlama şərtləri pozulubsa, təhlükəsizlik məsələsi ilk növbədə baş mühasibin öhdəsində olmasına baxmayaraq, buna görə məsuliyyət şirkət rəhbərinin üzərinə düşür. Sifariş, saxlama müddəti pozularsa, şirkət cərimələnir. Bir məmur üçün cəza adətən iki ilə üç min rubl arasında dəyişir. Lakin ilkin sənədlər ümumiyyətlə saxlanmazsa, onlar beş min rubl və ya daha çox cərimə ilə cəzalandırıla bilərlər.