Mühasibat uçotunda ilkin sənədlər nədir? Tərif, növləri, xüsusiyyətləri və doldurulması üçün tələblər

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

İstənilən müəssisənin mühasibat uçotu ilkin hesabatla məşğul olur. Mühasibat uçotunda ilkin sənədlərin siyahısına bir neçə məcburi sənədlər daxildir. Onların hər biri biznes prosesinin mərhələləri ilə bağlıdır. Təşkilatın işçiləri "1C: Mühasibatlıq" proqramında ilkin sənədləri saxlamasalar, şirkət ciddi sanksiyalarla üzləşəcək.

Bu nədir?

Mühasibat uçotunda ilkin sənədlərin uçotu əsas prioritetdir. Bu istiqamətdə həyata keçirilən bütün fəaliyyətlər "Mühasibat uçotu haqqında" Federal Qanunla tənzimlənir. Belə ki, doqquzuncu fəslin birinci abzasında deyilir ki, müəssisənin təsərrüfat fəaliyyətinin müxtəlif epizodlarını əks etdirən, düzgün tərtib edilmiş və rəhbərlik tərəfindən təsdiq edilmiş istənilən kağızı ilkin sənədləşdirməyə aid etmək olar. Yeri gəlmişkən, bu epizodlar belə adlanır:

• təqdim olunan mal və ya xidmətlər üçün pul alınmasımüəssisə;
• qəbul edilən mal və materiallar üçün pul köçürməsi.

Beləliklə, mühasibat uçotunda ilkin sənədlərin məcburi siyahısına əlavə olaraq əlavə bir də var. Adətən şirkət rəhbərliyinin tələbi ilə tərtib edilir. Və onlar ona maliyyə əsası olmayan qarşılıqlı əvəzləşdirmələr haqqında məlumatı olan formalar daxil edirlər.

Mühasibat uçotunda ilkin sənədlərlə işləmək xüsusiyyətləri

Diqqət etməli olduğunuz ilk şey odur ki, bütün "əsas" formalar pul köçürmələri ilə əlaqələndirilməlidir. Buna görə də, bu siyahıya sənədləri qəbul etmək üçün etibarnamə daxil etməməlisiniz.

Bu növ kağızın saxlanması imzalandığı tarixdən ən azı beş il müddətində həyata keçirilir. Vergi yoxlamaları zamanı müfəttiş bir ildən üç ilədək müddətə ilkin sənədləri tələb edir. Beləliklə, daha uzun müddətə malik sənədlər saxlanılmaq üçün arxivə göndərilə bilər. Beş ildən sonra onlar tamamilə məhv edilə bilər. "Əsas"ın məhv edilməsi şirkətin daxili nizamnaməsinə və ölkənin qanunvericiliyinə uyğun olaraq həyata keçirilir. Bu prosedur olduqca mürəkkəb və vaxt aparır. Buna görə də bir çox müəssisələr mühasibatlıqda yer olduğu müddətcə “ilkin” saxlayır. Rusiyada sənədlərin arxivdə saxlanma müddəti heç bir şəkildə məhdudlaşdırılmır.

Siyahı

Mühasibat uçotunda ilkin sənədlərin nə olduğunu başa düşmək üçün onun hansı növ sənədləri ehtiva etdiyini bilməlisiniz. Həmin çıxışı xatırlamaq lazımdırvəsaitlərin hərəkəti ilə bağlı sənədlər haqqındadır. Mühasibat uçotunda ilkin sənədlərə daxil olanların siyahısı belədir:

1. Müqavilə.
2. Ödəniş üçün faktura.
3. Nağd pul və satış qəbzləri.
4. Ciddi hesabat formaları.
5. Həvarilərin işləri.
6. Qaimə-fakturalar.

Bu ilkin sənədlərin hər biri haqqında ətraflı məlumat aşağıdakı paraqraflarda verilmişdir.

Müqavilə

Bu bənd mühasibatlıq şöbəsinin əməkdaşları arasında çoxlu mübahisələrə səbəb olur. Fakt budur ki, mühasibatlıqdakı ilkin sənədlər istənilən halda saxlanmalıdır, lakin müqavilələr bəzən hüquqşünaslarla və ya hətta kadrlar şöbəsində başa çatır. Amma sikkənin başqa bir tərəfi də var. Axı, pul vəsaitlərinin hərəkəti ilə bağlı əməliyyat üçün əsas olan müqavilədir.

Qaimə-faktura

Bu forma mühasibatlıq şöbəsində ilkin sənədlərə aiddir. Hesab nədir, iş prosesinin hər bir iştirakçısı bilir. Əslində, bu sənəd alınan mallar və ya xidmətlər üçün vəsaitlərin köçürülməsi üçün əsasdır. Əgər tərəflərdən biri hesabı qəbul edirsə, bu o deməkdir ki, o, əməliyyata sırf razılaşır. O, həmçinin əvvəlki razılaşma ilə bağlı məlumatları ehtiva edə bilər. Faktura təkcə bu məlumatları deyil, həm də bu ehtiyac yarandıqda vəsaitin qaytarılması prosedurunu ehtiva edir.

Konsignasiya

Bu sənəd mühasibat uçotunda ilkin sənədlərin ən parlaq nümayəndələrindən biridir. Məsələ ondadır ki, içəridəalıcıya göndərilən malların tam siyahısını göstərir. Bu halda söhbət həm hazır məhsuldan, həm də xammaldan gedir. Yük qaiməsi qeyri-məhdud sayda nüsxədə tərtib edilir. Bu məqamın dəqiq tənzimləməsi yoxdur və əslində bu cür sənədə nə qədər partiyanın ehtiyacı olduğuna əsaslanır. Yəni əməliyyatda nə qədər iştirakçı var, bu qədər nüsxə verilməlidir. Yadda saxlamaq lazımdır ki, yalnız məsul şəxsin imzası olan blanklar etibarlıdır. Bu vəziyyətdə möhür və ya möhür tələb olunmur.

Qəbul-köçürmə aktı

Bu şöbənin sıravi işçiləri mühasibatlıq şöbəsində ilkin sənədlərin işlənməsi ilə məşğul olurlar. Çox vaxt onlar təsdiqedici sənəd kimi yerinə yetirilən işlərin (xidmətlərin) sertifikatlarını alırlar. Bu sənəd, adından da göründüyü kimi, xidmətlər göstərildikdən və ya iş görüldükdən sonra tərtib edilir. İkitərəfli qaydada imzalanmış qəbul və təhvil aktı etibarlı sayılır. Qarşı tərəflərdən birinin sənədi təsdiqləməkdən imtina etdiyi vaxtlar olur. Bu vəziyyətdə forma yalnız bir tərəf tərəfindən təsdiqlənə bilər, lakin onun imzalanması zamanı müşahidəçilərin iştirak etməsi şərti ilə. Əsas məlumatlara əlavə olaraq, qəbul və ötürmə aktına aydınlaşdırıcı və ya aydınlaşdırıcı xarakterli məlumatlar daxil ola bilər. Bir qayda olaraq, onlar xüsusi hazırlanmış cədvələ daxil edilir. Möhür təsdiqinə gəldikdə, bu, həmişə xoşdur, lakin çap yoxdursa, bu kağızı etibarsız hesab etmir. Qeyd etmək lazımdır ki, mühasibat uçotunda ilkin sənədləri apararkən əsas vəsaitlərin hərəkətini əks etdirən aktmüəssisələr də ilkin sənədlər siyahısına daxil edilməlidir.

Əmək haqqı

Bu tip ilkin sənədlər müəssisə ilə onun işçiləri arasında vəsaitlərin hərəkətini əks etdirir. Əsas əmək haqqı məbləğindən əlavə, bütün mükafatlar və kompensasiyalar daxildir. Bu vəziyyətdə baş mühasib müəssisə rəhbəri ilə birlikdə ifadənin şahidi kimi çıxış edir. Sənədin etibarlı olması və qüvvəyə minməsi üçün möhür vurulmalıdır. Bu edilmədikdə, forma etibarsız sayıla bilər. Qeyd etmək lazımdır ki, bu möhür yuxarıdakı iki sənəddə isteğe bağlıdır.

Nağd sənədlər

Bu siyahıya aşağıdakı formalar daxildir:

• qəbz sifarişi,
• ödəniş qeydi,
• kassa kitabı.

Bu ilkin sənədlərdə vəsaitlərin hərəkəti ilə bağlı ən dolğun məlumat var. Nağd pul varrantları bir neçə növə bölünür. Beləliklə, mühasibat uçotu işində ən çox KO-1, KO-2 və KO-4 istifadə olunur. Onlar təşkilatın iqtisadi həyatının bütün faktlarını əks etdirir. Beləliklə, vergi yoxlaması zamanı müfəttişlər onlara qarşı ən çox seçici olurlar. Bu növlərə əlavə olaraq KO-3 və KO-5 formaları var. Üçüncüsü kassa orderlərinin reyestridir, beşincisi isə müəssisədə nağd pulun hərəkətini nəzərə alır. Bir qayda olaraq, müfəttişlər bu növ ilkin sənədlərə daha az diqqət yetirirlər. Onların saxlanması və qeydiyyatına gəlincə, bu proseslərümumi prosedura uyğun olaraq həyata keçirilir.

Tranzaksiya mərhələsindən asılı olaraq ayrılma

İstənilən əməliyyat üç mərhələyə bölünür. Və onların hər birinin xüsusi sənədləri var.

Birincisi, tərəflər həmişə əməliyyatın şərtləri ilə razılaşırlar. Bu zaman onlar müqavilə bağlayır və ödəniş üçün hesab-faktura verirlər. Bundan sonra tərəflərdən biri tələb əsasında töhfə verir. Və bunu dəstəkləmək üçün ödəyici təsdiqedici sənədləri təqdim etməyə borcludur. Əgər vəsait cari hesabdan göndərilibsə, onda çıxarış təqdim edilməlidir. Ödəniş nağd pulla həyata keçirilirsə, təsdiq kassir çeklərinin, ciddi hesabat blanklarının və ya qəbzlərin təqdim edilməsi ilə həyata keçirilir. İstənilən əməliyyatın son mərhələsi ödənişli mal və ya xidmətlərin təqdim edilməsidir. Söhbət müxtəlif növ məhsullardan gedirsə, bu məqam yerinə yetirilən iş (xidmətlər) aktı və ya yük qaiməsi ilə təsdiqlənməlidir.

Tələbləri doldurun

İşin düzgün aparılması üçün mühasibat uçotunda ilkin sənədlərin nə olduğunu bilmək kifayət deyil. Onu doldurmaq üçün əsas tələbləri nəzərə almaq vacibdir. Əvvəla, hər bir formanın öz adı olmalıdır. Həmçinin sənədin tərtibçisi bu hesabatların formalaşma tarixini və müəssisənin adını göstərməyə borcludur. Müəssisə təchizatçıya, podratçıya və ya alıcıya istinad edir. Bank məlumatları,vəzifəli şəxslərin inisialları və əməliyyatın adı da mühasibatlıqda ilkin sənədlərin ayrı-ayrı qrafalarında göstərilir. Hər kəs əməliyyatın adının nə olduğunu bilir, sadəcə unutmayın ki, bu dəyər kəmiyyət şəklində ifadə edilməlidir. Bu növ kağızın hazırlanmasında son məqam məsul şəxslərin imzası və möhürüdür.

Redaktə

Çox sayda sənədlərlə işləyərkən işçilər tez-tez səhvlərə yol verirlər. Onlar qanunla müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq düzəldilməlidir. İki növ redaktə var:

1. Ciddi cavabdehlik üçün. Formada kiçik bir düzəliş etmək lazımdırsa, məsul şəxs səhv xətti nazik bir xətt ilə keçməli və üstündə düzgün qeydi göstərməlidir. Kağız üzərində edilən dəyişikliklərin düzgünlüyünü təsdiq etmək üçün “Düzəliş edilmiş inanc” yazılmalı və blankı vəzifəli şəxsin imzası və möhürü ilə təsdiq etmək lazımdır. Sənədi nöqtəli şəkildə düzəltmək mümkün olmadıqda, məsul şəxs səhv tərtib edilmiş blankı küncdən küncə nazik qırmızı xətt ilə çəkməyə borcludur. O, həmçinin "Ləğv edilib" qeyd edilməlidir. Düzgün nümunə yaratdıqdan sonra səhv olanı məhv etmək qadağandır.
2. Qeyri-ciddi sənədlər üçün. Bu zaman zədələnmiş forma məhv edilir və düzgün məlumatı olan kağız yaradılır.

Bilməyə dəyər ki, cızıqlar yalnız çox incə bir xətt ilə aparılmalıdır. Əgər işçimətni oxumaq mümkün olmayan şəkildə kəsir, bu çox kobud səhvdir.