İlkin sənədlərin işlənməsi: tələblər, nümunə. İlkin mühasibat sənədləri

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Hər hansı bir müəssisənin fəaliyyəti ilkin sənədlərin saxlanması və işlənməsi ilə sıx bağlıdır. Hesabat vermək, vergi ödənişlərini hesablamaq, idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün lazımdır. Məqalədə bunun nə olduğunu - mühasibat uçotunda ilkin sənədləri - və necə işləndiyini nəzərdən keçirəcəyik.

Əsas anlayışlar

Mühasibat uçotunda ilkin sənədlər - bu nədir? O, kağız üzərində əks olunmuş iş əməliyyatı faktının sübutu adlanır. Hal-hazırda bir çox sənədlər "1C" avtomatlaşdırılmış sistemində tərtib edilir. İlkin sənədlərin işlənməsi başa çatmış biznes əməliyyatları haqqında məlumatın qeydiyyatını və uçotunu əhatə edir.

İlkin uçot müəssisədə baş verən hadisələrin müəyyənləşdirilməsinin ilkin mərhələsidir. Biznes əməliyyatları təşkilatın aktivlərinin və ya kapitalının vəziyyətində dəyişikliklərə səbəb olan hərəkətlərdir.

Mühasibat uçotunda ilkin sənədlərin işlənməsi: sxem nümunəsi

Bir qayda olaraq müəssisələrdə anlayışı altında "işləsənədlər" nəzərdə tutur:

• İlkin məlumat əldə edilir.
• Öncədən məlumat emal olunur.
• Sənədlər.
• Rəhbərlik və ya direktorun əmri ilə icazə verilmiş mütəxəssislər tərəfindən təsdiq.
• İlkin sənədlər yenidən işlənir.
• Təsərrüfat əməliyyatının aparılması üçün zəruri olan hərəkətlərin yerinə yetirilməsi.

Təsnifat

Birdəfəlik və məcmu ilkin sənədlər var. Bu cür sənədlərdə olan məlumatların emalı bir sıra xüsusiyyətlərə malikdir.

Birdəfəlik sənədlər hadisəni bir dəfə təsdiqləmək üçün nəzərdə tutulub. Müvafiq olaraq, onun emalı proseduru əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirilmişdir. Kumulyativ sənədlər müəyyən bir müddət üçün istifadə olunur. Bir qayda olaraq, bir neçə dəfə həyata keçirilən əməliyyatı əks etdirir. Bu halda, ilkin sənədlərin işlənməsi zamanı ondan məlumatlar xüsusi registrlərə ötürülür.

Sənəd tələbləri

İlkin sənədlər əməliyyat zamanı və ya başa çatdıqdan dərhal sonra tərtib edilir.

Məlumatın əks etdirilməsi xüsusi vahid formalarda həyata keçirilir. Təsdiqlənmiş formalar olmadıqda, müəssisə onları müstəqil şəkildə inkişaf etdirə bilər.

İlkin mühasibat sənədlərinin işlənməsi mərhələləri

Ştatdakı hər bir müəssisədə ilkin məlumatlarla işləmək üçün məsul işçi var. Bu mütəxəssis bilməlidirilkin sənədlərin işlənməsi qaydaları, qanunun tələblərinə və hərəkətlərin ardıcıllığına ciddi şəkildə əməl edin.

İlkin sənədləşmənin mərhələləri bunlardır:

• Taksi. Bu, kağız üzərində əks olunan əməliyyatın qiymətləndirilməsi, onun həyata keçirilməsi ilə bağlı məbləğlərin göstəricisidir.
• Qruplaşdırma. Bu mərhələdə sənədlər ümumi xüsusiyyətlərə görə paylanır.
• Mühasibat uçotu. O, debet və kreditin təyin edilməsini nəzərdə tutur.
• Söndürmə. İlkin sənədlər üzrə yenidən ödənişin qarşısını almaq üçün mühasib "ödənildi" işarəsini qoyur.

Sənədlərdə səhvlər

Onlar müxtəlif səbəblərdən yarana bilər. Əsasən, onların xarici görünüşü işçinin gördüyü işə diqqətsiz münasibətindən, mütəxəssisin savadsızlığından və avadanlığın nasazlığından yaranır.

Sənədlərin düzəldilməsi çox tövsiyə edilmir. Ancaq bəzi hallarda səhvləri düzəltmədən bunu etmək mümkün deyil. Mühasib ilkin sənədlərdə buraxılmış səhvi aşağıdakı kimi düzəltməlidir:

• Yanlış yazının aydın görünməsi üçün onu nazik bir xətt ilə kəsin.
• Kəsik sətrin üstündə düzgün məlumatı yazın.
• "Düzeltilmiş İnan"ı yoxlayın.
• Tüzəliş tarixini göstərin.
• İmza.

Düzəldici maddələrin istifadəsinə icazə verilmir.

Daxil olan sənədlərlə işləmək

Daxil olan sənədlərin emalı prosesinə daxildir:

• Sənəd növünün müəyyən edilməsi. Mühasibat uçotu sənədlərində həmişə başa çatmış biznes əməliyyatları haqqında məlumatlar var. Məsələn, bunlara faktura, pul vəsaitlərinin qəbulu üçün sifariş və s. daxildir.
• Alıcının təfərrüatları yoxlanılır. Sənəd müəyyən bir şirkətə və ya onun işçisinə ünvanlanmalıdır. Təcrübədə belə olur ki, materialların alınması üçün sənədlər şirkətə xüsusi olaraq verilir, baxmayaraq ki, təchizatçı ilə müqavilə bağlanmayıb.
• İmzaların, möhürlərin yoxlanılması. Sənədi imzalayan şəxslərin bunu etmək səlahiyyəti olmalıdır. İlkin sənədlərin görünməsi işçinin səlahiyyətinə aid deyilsə, onlar etibarsız sayılır. Çaplara gəldikdə, praktikada səhvlər çox vaxt bir neçə möhürü olan müəssisələrdə baş verir. Çapdakı məlumat onun üzərində olduğu sənədin növünə uyğun olmalıdır.
• Sənədlərin statusu yoxlanılır. Kağızların zədələnməsi və ya hər hansı vərəqlərin olmaması aşkar edildikdə, akt tərtib etmək lazımdır, onun surəti qarşı tərəfə göndərilməlidir.
• Sənəddə əks olunan hadisənin etibarlılığının yoxlanılması. Müəssisənin işçiləri əməliyyatın faktı haqqında məlumatı təsdiqləməlidirlər. Qiymətlilərin qəbulu haqqında sənədlər anbar müdiri tərəfindən təsdiq edilir, müqavilənin şərtləri marketoloq tərəfindən təsdiq edilir. Təcrübədə tədarükçünün şirkətin almadığı mallar üçün hesab-faktura aldığı hallar var.
• Sənədin aid olduğu dövrü müəyyən edin. İlkin sənədləri emal edərkən eyni məlumatı iki dəfə qeyd etməmək vacibdir.
• Mühasibat bölməsini müəyyən edin. İlkin qəbul edildikdən sonrasənədlərdə çatdırılan dəyərlərin hansı məqsədlər üçün istifadə olunacağını müəyyən etmək lazımdır. Onlar əsas vəsaitlər, materiallar, qeyri-maddi aktivlər, mallar kimi çıxış edə bilərlər.
• Sənədin veriləcəyi reyestri müəyyən edin.
• Qeydiyyat kağızı. Bütün yoxlamalardan sonra həyata keçirilir.

Gedən sənədlərlə işləyin

Bu növ sənədlərin işlənməsi yuxarıdakılardan bir qədər fərqlidir.

İlk növbədə müəssisənin səlahiyyətli əməkdaşı göndərilən sənədin qaralama variantını formalaşdırır. Onun əsasında layihə sənədi hazırlanır. Təsdiq üçün menecerə göndərilir. Bununla belə, müvafiq səlahiyyəti olan başqa işçi də sənəd layihəsini təsdiq edə bilər.

Sertifikatlaşdırıldıqdan sonra layihə müəyyən edilmiş qaydalara uyğun tərtib edilir və alıcıya göndərilir.

İş axınının planlaşdırılması

Bu mərhələ sənədlərin operativ qəbulunu, göndərilməsini və işlənməsini təmin etmək üçün lazımdır. Müəssisədə sənəd dövriyyəsinin səlahiyyətli təşkili üçün xüsusi cədvəllər hazırlanır. Onlar göstərir:

• İlkin sənədlərin qeydiyyat yeri və müddəti.
• Sənədləri hazırlayan və təqdim edən şəxsin adı və vəzifəsi.
• Qiymətli kağızlardan əldə edilən hesablar.
• Sənədlərin saxlanması üçün vaxt və yer.

Mühasibat registrləri

Onlar ilkin sənədlərin qeydiyyatı üçün tələb olunur. Eyni zamanda, onkağızlar uçot nişanı ilə qeyd olunur. Sənədlərin yenidən qeydiyyata alınmasının qarşısını almaq lazımdır.

İlkin sənədlər elektron registrlərdə saxlanıla bilər. Bununla belə, dövlət qurumlarının və ya qarşı tərəflərin tələbi ilə müəssisə kağız nüsxələri təqdim etməlidir.

Sənədin bərpası xüsusiyyətləri

Hazırda reqlamentdə sənədlərin bərpası üçün aydın prosedur yoxdur. Praktikada bu prosesə aşağıdakı fəaliyyətlər daxildir:

• Sənədlərin itirilməsi və ya məhv edilməsi səbəblərini araşdırmaq üçün komissiyanın təyin edilməsi. Zəruri hallarda müəssisənin rəhbəri prosedura hüquq-mühafizə orqanlarını cəlb edə bilər.
• İlkin sənədlərin surətləri üçün bank təşkilatına, qarşı tərəflərə müraciət.
• Gəlir vergisi bəyannaməsinin düzəldilməsi. Yenilənmiş hesabatın təqdim edilməsi zərurəti sənədləşdirilməmiş xərclərin vergi məqsədləri üçün xərc kimi tanınmaması ilə əlaqədardır.

İlkin sənədlərin itirilməsi halında, IFTS mövcud sənədlər əsasında vergi endirimlərinin məbləğini hesablayacaq. Eyni zamanda, vergi orqanının cərimə şəklində məsuliyyət tədbirləri tətbiq etməsi ehtimalı var.

İlkin sənədlərin verilməsi prosesində ümumi səhvlər

Adətən, rekordçular aşağıdakı pozuntulara yol verirlər:

• Unifikasiya olunmayan və ya müəssisə rəhbəri tərəfindən təsdiqlənməmiş formaları doldurun.
• Təfərrüatları və yaonları səhvlərlə əks etdirir.
• Sənədləri öz imzası ilə təsdiq etməyin və ya sənədləri imzalamaq səlahiyyəti olmayan işçilərə icazə verməyin.

Təsərrüfat əməliyyatlarının faktlarını təsdiq edən sənədlər müəssisə üçün son dərəcə vacibdir. Onun dizaynına çox diqqətlə yanaşmaq lazımdır. İstənilən səhv mənfi nəticələrə səbəb ola bilər.