RACI matrisi öhdəliklərin idarə edilməsi vasitəsi kimi. RACI: transkript

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Uğursuz layihələrin ən ümumi səbəblərindən biri komanda üzvləri arasında funksiyaların düzgün bölüşdürülməməsidir. Şübhəsiz ki, bununla artıq qarşılaşmısınız: ən kiçik bir çətinlikdə iştirakçılar problemi həll etmək əvəzinə günahkarları axtarmağa və məsuliyyəti bir-birlərinin üzərinə atmağa başlayırlar. Və sadəcə belə halların qarşısını almaq üçün RACI matrisi icad edilmişdir - insan resurslarının planlaşdırılması üçün sadə və effektiv alət.

"Mikroskop altında": hər layihədə 4 əsas rol

Tapşırıqların bölüşdürülməsi menecerin əsas vəzifələrindən biridir. Amma praktikada hər şey adətən fərqli görünür: menecer sadəcə olaraq komanda üzvlərini kimin nə edəcəyinə mütəxəssislərin özləri qərar verəcəklərini gözləməklə təyin edir. Bəs son tarixlər buraxılıbsa və ya keyfiyyətsiz məhsul buraxılıbsa, nə baş verir? "Mən bunu etmirəm", "Mənə deyilməyiblər"… Və heç bir faydalı hərəkət yoxdur.

Yaxşı dizayn edilmiş RACI Məsuliyyət Matrisi bir çox problemləri həll edir. Bu metodologiyaya görə, işin mürəkkəbliyindən və həcmindən asılı olmayaraq, istənilən layihənin komanda üzvü dörd roldan birini yerinə yetirir.

R - Məsuliyyətli

Məsuliyyətli tərəfindən tərcümə edilmişdir“ifaçı” deməkdir. Bu, müəyyən bir iş sahəsinin həyata keçirilməsinə birbaşa cavabdeh olan bir işçidir. Eyni zamanda, əksər hallarda o, həll yollarını seçmir və layihə menecerinə hesabat verir.

Bu vəzifəyə səriştəli işçilər və mütəxəssislər təyin olunur - işi bilən insanlar. RACI-də ifaçılar aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirirlər:

• layihəni həyata keçirmək üçün konkret olaraq nə edilməli olduğunu və bunun nə qədər vaxt aparacağını müəyyən edin ("yuxarıdan" müəyyən edilmiş şərtlər daxilində);
• lazım olan resursların siyahısını tərtib edin;
• texniki sənədlərin koordinasiyasında və təsdiqində iştirak etmək;
• layihənin gedişatını və ara nəticələrini təhlil edin;
• menecerə tərəqqi hesabatları təqdim edin.

Komandada bir neçə belə adam ola bilər. Bundan əlavə, bu rol başqaları ilə birləşdirilə bilər. Ən çox yayılmış birləşmə Hesabatlı + Məsuliyyətlidir ("məsuliyyətli + icraçı" kimi tərcümə olunur).

A - Məsuliyyətli

"Məsuliyyətli" və ya "məsuliyyətli" əsas layihə meneceridir. Məhz o, tapşırıqların vaxtında, tələb olunan keyfiyyətlə və ayrılmış büdcə daxilində yerinə yetirilməsinə cavabdehdir. Həmçinin, A:

• icraçıları və layihənin idarə heyətini seçir;
• bütün iştirakçılara tapşırıqlar verir;
• işin gedişatına nəzarət edir;
• resursları ifaçılar arasında bölüşdürür;
• resursdan istifadənin qeydlərini aparır vəkuratora əlavə vəsaitin ayrılması ehtiyacını da əsaslandıracaq;
• digər komanda üzvlərinin ideya və təkliflərini nəzərə alır və onları təsdiq və ya rədd edə bilər.

Adətən, layihə meneceri müştəri və ya yuxarı rəhbərlik ilə komanda arasında "bağlayıcı" rolunu oynayır.

C - Məsləhətləşdi

RACI matrisində üçüncü rol "məsləhətçi"dir (bəzən "fasilitator" kimi də adlandırılır). Menecerlə birlikdə o, layihənin idarə edilməsində iştirak edir, lakin ilk növbədə strateji məsələlərlə məşğul olur:

• işin həcmi və vaxtında hər hansı dəyişikliyi təsdiq edir;
• layihəni həyata keçirmək üçün lazım olan resursları ayırır;
• zəruri olarsa, büdcənin artırılması zərurəti barədə müştəri ilə razılaşın;
• menecerdən tərəqqi hesabatları alır;
• hər hansı gözlənilməz situasiyalarda, layihənin vaxtı və dəyərinə təsir edə biləcək kritik dəyişikliklər zamanı qərarlar qəbul edir.

Məsləhətçilərin rolu adətən yüksək səviyyəli menecerlərə tapşırılır. Qlobal məqsədləri müəyyən edən və sonra artıq komanda üzvləri arasında tapşırıqları bölüşdürən layihə meneceri təyin edən onlardır.

Mən - Məlumatlı

Sadalanan rollara əlavə olaraq RACI matrisində "məlumatlı" ("müşahidəçi") göstərilir. O, inzibatçı funksiyalarını yerinə yetirir və əsasən sənəd dövriyyəsinin təşkili ilə məşğul olur. Müşahidəçi fərqli olaraq layihə menecerinə hesabat verirdigər iştirakçılar onun nəticələrinə görə məsuliyyət daşımırlar. Əvəzində o:

• layihə, resurslar və planlar haqqında bütün məlumatları toplayır və təşkil edir;
• görüşlərin dəqiqələrini alır;
• layihə iştirakçılarından sənədləri qəbul edir və sonra onları müvafiq strukturlara ötürür;
• təqdim etmək üçün son tarixlərə və hesabatların doldurulmasının düzgünlüyünə nəzarət edir.

Nəzərə alın ki, müşahidəçi ilə ünsiyyət əsasən birtərəflidir. Onun əsas funksiyası meneceri bürokratik prosedurlara vaxt itirmək və onun “yükünü boş altmaq” ehtiyacından azad etməkdir.

Nümunədən istifadə edərək RACI matrisini qurmağı öyrənmək

Gəlin məsələnin praktiki tərəfindən danışaq. Səlahiyyət və vəzifələrin bölüşdürülməsi üçün diaqramı necə tərtib etmək olar?

1. Görüləcək işlər siyahısı tərtib edilir

İlk növbədə edilməli olan hər şeyi yazmalısınız. Detalların səviyyəsi konkret layihədən asılıdır. Bəzən nəzarət və idarəetmə asanlığı üçün bir neçə matris hazırlanır. Əvvəlcə işin əsas bloklarını sadalayın və sonra hər birini ayrı-ayrı funksiyalara və tapşırıqlara bölün. İşlərin siyahısı cədvəldə şaquli olaraq göstərilmişdir.

Addımlar
İstifadə şərtləri
Prototip
Dizayn
Proqram kodu
Test hesabatı
Vebsayt təqdimatı

2. Komanda üzvlərinin seçilməsi

Burada suala cavab vermək lazımdır: "Bu layihədə kimlər iştirak edəcək?". Üfüqi olaraq, planlaşdırmadan tutmuş nəticələrin təqdim edilməsinə və hesabatın təqdim edilməsinə qədər bütün mərhələlərdə həyata keçirilməsində iştirak edən bütün işçiləri və/və ya şöbələri sadalamaq lazımdır.

Addımlar	Analitik	Dizayner	Sys. memar	Developer	Testçi	Sys. admin	Layihə meneceri
İstifadə şərtləri
Prototip
Dizayn
Proqram kodu
Test hesabatı
Vebsayt təqdimatı

3. Cədvəlin doldurulması

Sonrasonra funksiyaları paylamağa başlaya bilərsiniz. Bunu etmək üçün işin hər bir mərhələsi və işin komandalarda necə işlədiyi barədə aydın anlayışa sahib olmalısınız.

Nümunəmizi əsas götürək və "Dizayn" mərhələsində dayanaq. Bu halda, R - ifaçı - yalnız bir. İş prosesində o, saytın əvvəlcədən hazırlanmış prototipinə diqqət yetirir. Buna görə də onu inkişaf etdirən sistem memarı bu mərhələdə məsləhətçi C kimi çıxış edir. Həmçinin analitik və tərtibatçı öz istəklərini ifadə edə bilərlər. Hazır dizayn layihə meneceri (A) ilə təsdiqlənir. Lakin bu mərhələdə sınaqçılar və sistem administratoru heç bir qərar qəbul etmir, yalnız işin necə getdiyi barədə məlumat alır və buna görə də onlara məlumatlı rolu təyin olunur - I.

Addımlar	Analitik	Dizayner	Sys. memar	Developer	Testçi	Sys. admin	Layihə meneceri
İstifadə şərtləri	R	I	C	C	I	C	A
Prototip	C	I	R	C	I	I	A
Dizayn	C	R	C	C	I	I	A
Proqram kodu	C	I	C	AR	I	I	I
Test hesabatı	C	C	C	C	AR	I	I
Vebsayt təqdimatı	C	I	C	C	I	AR	I

Model varyasyonları

Əksər hallarda standart matrislə əldə edə bilərsiniz. Lakin daha mürəkkəb layihələr üzərində işləyərkən bəzən əlavə rollara ehtiyac yaranır. Buna görə də, son illərdə məsuliyyət diaqramının 2 genişləndirilmiş versiyası ortaya çıxdı.

RACI-VS

Burada standart rollara daha iki rol əlavə olunub:

• Yoxlayır (V) - müəyyən tapşırığın icrasının nəticəsinin təsdiq edilmiş meyarlara uyğun olub-olmadığını yoxlayan işçi və ya xüsusi komanda.
• Signs off (S) layihənin çatdırılmasını müştəri ilə əlaqələndirir, təqdimat keçirir və hesabatlar təqdim edir. Adətən bu funksiya Məsul şəxs tərəfindən yerinə yetirilir, lakin RACI-VS bunun üçün ayrıca mütəxəssis işə götürür.

Artan nəzarət və müştəri ilə daha sıx əlaqə ilə bu model onlarla (və ya hətta yüzlərlə) insanın iştirak etdiyi texniki cəhətdən mürəkkəb və ya irimiqyaslı layihələr üçün idealdır.

RASCI

Bu variantda matrisdə bir yeni rol görünür - Dəstəkləyici (S). Onun əsas funksiyaları layihəni əlavə resurslarla, yəni menecer və ifaçılara dəstək verməkdir.

Rolların mükəmməl balansı

RACI matrisi təkcə hər hansı problem zamanı kimin "repressiya" ediləcəyini bilmək üçün tərtib edilməyib. Hətta planlaşdırma mərhələsində belə, bu cədvəldən istifadə edərək, görə bilərsiniziş axınının təşkilində zəif cəhətlər.

Şaquli təhlil sizə layihə iştirakçılarının hər birinin məsuliyyət və səlahiyyətlərini görməyə, iş yükünün səviyyəsini obyektiv qiymətləndirməyə imkan verir:

• çox R - çox güman ki, insan işin sürətinə və nəticələrinə mənfi təsir edəcək bir neçə tapşırıq arasında cırılmalı olacaq;
• çox A - işçi hər kəs üçün "boyuna girir"; məsuliyyətin daha bərabər paylanması tövsiyə olunur;
• R və A xanaları yoxdur - bu mövqenin məqsədəuyğunluğu barədə düşünmək üçün səbəb (əslində heç nə etməyən bir mütəxəssisə pul ödəyirsiniz);
• boş xanalar yoxdur - yenə də həddindən artıq yükləmə problemi, hamı eyni vaxtda bu qədər çox işi yerinə yetirə bilmir.

Üfüqi təhlil, öz növbəsində, hər mərhələdə işin təşkilinin keyfiyyətini nümayiş etdirir. Burada da tez-tez problemlər yaranır:

• çoxlu R - bəlkə də funksiyaların təkrarlanması var və komanda üzvlərindən biri lazımsız işlə məşğuldur;
• çox A - layihələrin çatdırılmasında məsuliyyətin "qarışıqlığı" və çaşqınlıq var;
• çoxlu C - müzakirələr iş prosesini əhəmiyyətli dərəcədə ləngidir (hər kəs öz redaktələrini və şərhlərini edənə qədər gözləmək, güzəştlər tapmaq və s.);
• yox I - həddən artıq çox ifaçının bir tapşırıq üzərində işlədiyinə işarə ola bilər ki, bu da layihəni yavaşlatır.

RACI ilə menecer həddindən artıq işləyən və ya az işləyən işçiləri, faydasız işləri və heç kimin cavabdeh olmadığı iş sahələrini tez müəyyən edə bilər. Yaxşı tərtib edilmiş matris layihələrin həyata keçirilməsinə təşkilati və nəzarətin keyfiyyətini əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşdıra bilər, həmçinin ifaçılar arasında münaqişələrin sayını azalda bilər ("Mən bunu ümumiyyətlə etmirəm …", "O etməli idi" bu …” və s.).

Faydalı məsləhətlər

RACI matrisinin öz funksiyalarını yerinə yetirməsi və şirkətdə səmərəli iş davamlılığını təmin etməsi üçün bir neçə vacib şeyi yadda saxlamaq lazımdır.

1. Cədvəli doldurarkən işçilərin ixtisaslarını nəzərə alın. Beləliklə, mühasib ən azı bu sahəni başa düşmədiyi üçün saytın tərtibatı mərhələsində məsləhətçi (C) təyin edilməməlidir.
2. Hər lot üzrə yalnız bir Məsuliyyətli (A) olmalıdır. Birdən çox olarsa, şərtləri qeyd edin. Məsələn, A1 saytın masaüstü versiyasının, A2 isə mobil versiyasının sınaqdan keçirilməsinə cavabdehdir.
3. İstənilən tapşırıqda Məsuliyyətli və Məsuliyyətli olmalıdır (tərcümədə - "Məsuliyyətli" və "İcraçı").
4. Hər tapşırığı mümkün qədər konkret şəkildə formalaşdırmağa çalışın. Fe'llərdən istifadə edin - "dərc et", "hazırla", "yaz", "yoxla", "yenilə". yükləmə sürəti saytda 0,8 saniyədən çox deyil".
5. Hərəkətlər konkret işçiyə deyil, bütövlükdə vəzifəyə şamil edilməlidir.
6. Təhlil əsasında RACI matrisini komandada tərtib etmək daha yaxşıdırreal iş vəziyyətləri. Hər bir iştirakçının öz rolu və üzləşdiyi vəzifələrdən xəbərdar olması vacibdir.