Görüşlərin növləri: protokol, struktur və məzmun

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Hər hansı bir təşkilatın işini işgüzar kommunikasiyalar olmadan təsəvvür etmək mümkün deyil. İşçilər arasında düzgün qurulmuş ünsiyyət sizə tapşırıqları rəvan və tez həll etməyə imkan verir.

Təşkilatlarda bir çox görüş növləri var və onların hər birinin özünəməxsus xüsusiyyətləri və vəzifələri var. Bu cür nüansları bilmək işgüzar məsələlərin müzakirəsini asanlaşdırmağa kömək edəcək. Bu məqalə sizə görüşlərin növləri haqqında məlumat verəcək, onların niyə keçirildiyini və ofis işlərində necə qeyd edildiyini anlamağa kömək edəcək.

İşgüzar görüşlərin məqsədləri

İstənilən növ görüşlərin və görüşlərin keçirilməsində əsas məqsəd aktual problemlərə konkret konstruktiv həllər hazırlamaq və aktual biznes məsələlərini nəzərdən keçirməkdir. Həmçinin, kollektiv görüş zamanı işçi heyətin yuxarı menecerlərlə fikirlərini, ideyalarını bölüşmək və ya problemlərin ən yaxşı həlli ilə bağlı təklif vermək imkanı var.

İstənilən növ işgüzar görüşlər sizə təşkilatdakı vəziyyətin hərtərəfli mənzərəsini görməyə, onun güclü və zəif tərəflərini müəyyən etməyə imkan verir. Qeyd etmək lazımdır ki, bu formatda iştirak edərkənişgüzar ünsiyyət şirkət və ya müəssisənin yeni işçilərinin sürətli uyğunlaşmasıdır.

Tapşırıqlar

Bütün növ görüşlərin aşağıdakı vəzifələrini ayırd etmək olar:

• cari problemlərin və problemlərin həlli;
• şirkətin strateji məqsədinə uyğun olaraq şöbələrin fəaliyyətinin inteqrasiyası;
• şirkətin və onun ayrı-ayrı struktur bölmələrinin qiymətləndirilməsi;
• şirkət siyasətini saxlamaq və inkişaf etdirmək.

Belə işgüzar tədbirin hansı formatda keçiriləcəyini başa düşmək üçün yuxarıda göstərilən tapşırıqlardan hansının ona uyğun olacağına qərar verməli və bundan sonra onun hansı təsnifata aid olacağını başa düşə bilərsiniz.

Növlər və təsnifat

İşgüzar ünsiyyət növü kimi görüş, onun mövzusunu və iştirak edən rəsmi şəxslərin siyahısını müəyyən edən fərqli keçirmə formasına malik ola bilər.

Görüşlərin əsas təsnifatı vurğulanmalıdır:

1. Sahiblik bölgəsi. Burada inzibati (problemli məsələlərin müzakirəsini nəzərdə tutan), elmi (məqsədi aktual elmi məsələlərin müzakirəsi olan seminar və konfranslar), siyasi (hər hansı siyasi partiya üzvlərinin görüşünü təmin edən) kimi iclas növlərini ayırd etmək olar. partiyalar və hərəkətlər) və qarışıq növlər.
2. Ölçək. Burada milli, regional, eləcə də şəhər üzrə digər ölkələrdən və ya xarici tərəfdaşlardan olan mütəxəssislərin cəlb olunduğu beynəlxalq olanlar seçilir.
3. Nizamlılıq. İstənilən görüş formatında ola bilərdaimi və ya dövri.
4. Yerləşdiyi yerə görə - yerli və ya səyahət.

Və həmçinin bütün növ görüşləri aşağıdakı kimi bölmək olar:

1. Təlimləndirici, direktiv davranış formatını nəzərdə tutur, burada üstün lider məlumatı birbaşa öz tabeliyində olanlara çatdırır, sonra isə bu məlumatlar bir-birindən ayrılır və hakimiyyət şaquli boyunca ötürülür. Çox vaxt belə işgüzar ünsiyyət zamanı baş direktorun əmrləri eşidilir ki, bu da müəssisənin gedişatına əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərə bilər və bunlar həm də davranış normaları və ya mühüm yeniliklər ola bilər.
2. Əməliyyat (nəzarət otaqları). Bu tip görüşlərin məqsədi təşkilat və ya müəssisədəki işlərin vəziyyəti haqqında məlumat əldə etməkdir. Bu halda məlumat axını tabeliyində olanlardan şöbə müdirlərinə və ya baş direktora yönəldilir. Əsasən operativ iclaslarda yol xəritələrinin icrası, nəzərdə tutulan tədbirlər, strateji və əməliyyat planları ilə bağlı məsələlərə baxılır. Operativ (göndərmə) yığıncağının digərlərindən mühüm fərqi onların müntəzəm keçirilməsi və iştirakçıların müəyyən siyahısına malik olmasıdır. Onu da qeyd etmək lazımdır ki, iclas zamanı gündəm olmaya bilər.
3. Problemli. Qısa müddətdə tapşırıqları yerinə yetirmək və ya müəssisə üçün qlobal problemi həll etmək üçün qərar qəbul etmək üçün təcili ehtiyac yarandıqda belə bir iclas çağırılır.

Yuxarıda göstərilənlərin hamısına əlavə olaraq, ən populyar istehsal növlərindən birini ayrıca ayırmaq olargörüşlər - planlaşdırma. Bir qayda olaraq, belə bir tədbir gündəlik və ya həftədə bir dəfə keçirilir, həmin tədbirdə şöbə müdiri və bilavasitə icraçılar iştirak edir, onlar gün üçün tapşırıqlar alır və onların icrasının gedişatını müzakirə edirlər.

İclasda müəssisənin şəxsi heyətinin yığıncağının mövzusu müəssisənin iş prosesində yaranan istənilən növ məsələlər ola bilər və müzakirənin gedişi ölkədə xarici mühitdə baş verən dəyişikliklərə həsr oluna bilər. hansı xüsusi təşkilatın fəaliyyət göstərdiyi.

Görüş təşkil edir

Formatından asılı olmayaraq istənilən növ görüş ona diqqətlə hazırlaşmağı tələb edir, çünki onun effektivliyi bu andan asılıdır. Əvvəlcə aşağıdakı məqamları müəyyənləşdirməlisiniz:

• hədəf;
• müzakirə olunan məsələlər;
• işçilər üçün tapşırıqların təyin edilməsi (funksionallıq və tabeçilik əsasında);
• tapşırıqları tamamlamaq üçün addımlar.

Bu gün əksər iclaslar çox babat şəkildə keçirilir, ona görə də mənası itir, verilən tapşırıqlar zəif yerinə yetirilə bilər. Buna görə də, belə işgüzar görüşlərin bütün gedişatını düşünmək və iş müzakirəsini elə qurmaq son dərəcə vacibdir ki, sadəcə vaxt aparmasın, həm də komandanın rəyi olsun.

Görüşlər

Qeyd etmək lazımdır ki, müəyyən bazar payı qazanmaq və böyük qazanc əldə etmək məqsədi ilə şirkətlərini inkişaf etdirmək istəyən iri firma və təşkilatlar böyük mərc edirlər.görüşlər vasitəsilə mühüm məsələləri dəqiq müzakirə etmək. Uğurlu menecerlərin təcrübəsindən görüşə necə hazırlaşmaq barədə aşağıdakı qaydalar toplusunu formalaşdıra bilərsiniz:

İlk olaraq iştirakçıların siyahısı müəyyən edilir. İclasda kimin dəvət ediləcəyi və onun hansı rolu oynayacağı aydın olmalıdır. Çox vaxt belə olur ki, dəvət olunan şəxslər məsələni başa düşməyə bilər və "hər halda" dəvət olunurlar, lakin o anda onlar öz iş vəzifələrini yerinə yetirə və vaxt itirməyə bilərdilər.

Gündəmi hazırlamaq vacibdir. İclas planlaşdırılırsa, o zaman gündəm əvvəlcədən hazırlanır, orada müzakirə ediləcək məsələləri göstərir, həmçinin əsas çıxış edənləri müəyyənləşdirir. Yadda saxlamaq lazımdır ki, bu sənəd məlumatların hazırlanmasına cavabdeh olanlara və iştirak edəcək şəxslərə göndərilməlidir ki, bütün iştirakçılar hesabatlar, təkliflər və əlavə suallar hazırlaya bilsinlər. Lazım gələrsə, gündəliyə düzəlişlər edilə bilər.

İclasda əsas və strateji məsələlər ön plana çəkilməlidir. Bu cür məsələlərin danışanları mütləq şirkətin hər hansı strateji fəaliyyətinin həyata keçirilməsinə şəxsən cavabdeh olan şəxslər (şöbə, bölmə, emalatxana rəhbərləri) olmalıdırlar.

Vacib nöqtələr

Yadda saxlamaq lazımdır ki, istənilən görüşün iki əsas mərhələsi var - ona hazırlıq və faktiki keçirilməsi. Birinci mərhələyə biznesin aparılmasının aktuallığının müəyyən edilməsi daxildirtoplu, vəzifələr, əsas və köməkçi məqsədlər göstərilir, iştirakçıların və məruzəçilərin siyahısı formalaşdırılır, mövzuya və ya əvvəlcədən müəyyən edilmiş gündəliyə uyğun olaraq məruzələr, təqdimatlar və məruzə hazırlanır. İkinci mərhələ iclasın əvvəlcədən planlaşdırılan kursunun həyata keçirilməsini, hesabatların dinlənilməsini və cari və strateji məsələlərin müzakirəsini nəzərdə tutur.

Əgər bu cür işgüzar ünsiyyət zamanı işçilərdən nə və kimə nə edəcəyinə qərar vermək lazımdırsa, onda biz üçüncü mərhələni - qərar qəbulunu ayıra bilərik. Bir qayda olaraq, qərarlar iclasa sədrlik edən sədr tərəfindən öz mülahizəsinə əsasən və ya müzakirə və ya kollektiv səsvermə yolu ilə qəbul edilir.

Nümunə görüş planı

Qarşılarında aydın plan olan istənilən menecer iclası səmərəli və səmərəli keçirə bilər ki, bu da heyətdən rəy almağa və onlar üçün düzgün tapşırıqlar qoymağa imkan verəcək. Bu plana aşağıdakılar daxil ola bilər:

• salam nitqi;
• hesabatları dinləmək və müəyyən bir müddət (rüb, həftə, yarım il, ay) üçün yekunlaşdırmaq;
• firmaya aid cari məsələlərin işıqlandırılması;
• problemləri həll etmək üçün təklifləri dinləmək (beyin fırtınası);
• təklif olunan variantların qiymətləndirilməsi və onların həyata keçirilməsinin müzakirəsi;
• opsiyaların yığılması;
• bu və ya digər variantın qəbulu üçün səsvermə;
• problemin həlli zamanı sərhədlərin müəyyən edilməsi (kimin məsuliyyət daşıdığını, vaxtın, metodların və metodların müəyyən edilməsi).

Yazılır

Böyükbəzi növ iclasların protokol adlanan kağızda (sənəddə) təsbit edilməsi lazımdır. Bu cür sənədlərin saxlanması qəbul edilmiş qərarları qanuniləşdirməyə imkan verir. Həmçinin, protokol sayəsində siz həmişə fəaliyyətlərin icrasının gedişatını izləyə bilərsiniz və tapşırıqların yerinə yetirilməməsi halında bunun kimin məsuliyyət daşıdığını müəyyənləşdirə bilərsiniz.

Punksiya, bir qayda olaraq, iclasa sədrlik edən rəhbərin katibi tərəfindən aparılır. Lakin bu funksiya çox vaxt digər işçilər tərəfindən də yerinə yetirilə bilər.

Katibin funksiyaları və vəzifələri

İşgüzar görüşlərə başlamazdan əvvəl katib dəvət olunanların siyahısı və müzakirə olunan məsələlərin siyahısı ilə tanış olmalıdır. Lakin qeyd etmək lazımdır ki, əgər iclas müntəzəm keçirilirsə, o zaman bütün sənədləri (siyahılar, planlar, gündəm və s.) toplayan və rəhbərə görüşə hazırlaşmağa kömək edən məhz bu məmurdur.

Əvvəlcə və zərurət yaranarsa, katibə gələn şəxslərdən qeydiyyat vərəqini doldurmağı xahiş edə bilər, burada onların tam adları göstərilir. və mövqe. Bu, protokol tərtib edilərkən lazım olacaq. Sonra katib iclasın başlanğıcını qeyd edən gündəliyi elan edir. Bundan əlavə, iştirak edənlər məsələləri müzakirə etməyə başlayanda, katib bu tədbirin gedişatını qeyd edir. İclasın sonunda bu məmur protokolun hazır variantını hazırlayır, sonra onu sədrlə imzalayır və hər şeyi aidiyyəti şəxslərə göndərir.

Katibin tərtib edərkən ödəməli olması son dərəcə vacibdiriclas protokolunun görünüşünə diqqət yetirin. Buraya başlıq, məkan, iştirakçıların siyahısı, müzakirə edilən məsələlər və qəbul edilmiş qərarlar daxil edilməlidir.

Nəticə

Yuxarıdakı məlumatlardan aydın olur ki, müəssisələrdə görüşlərin keçirilməsi son dərəcə vacibdir. Bununla belə, həmişə yadda saxlamaq lazımdır ki, bu cür tədbirlərə yüksək keyfiyyətli hazırlıq məlumatların işıqlandırılmasında, məqsədlərin müəyyən edilməsində və onların yüksək keyfiyyətli həyata keçirilməsində uğurun açarının 50%-dən çoxunu daşıyır.