İlkin uçot sənədləri: növləri, işlənməsi və saxlanması

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Müxtəlif mülkiyyət formalı müəssisələrdə mühasibat uçotunun aparılması sənədli əks olunmadan mümkün deyil. Müəssisənin daxili əmrləri və xarici qanunvericilik normaları ilə tənzimlənən düzgün tərtib edilmiş sənəd olmadan heç bir prosedur, heç bir layihə, heç bir iş əməliyyatı həyata keçirilmir. Məsələn, ticarət şirkətinin əməkdaşı tərəfindən ərizələrin qəbulu üzrə operatordan tutmuş direktora qədər həyata keçirilən hər bir hərəkət ilkin sənədlərin siyahısına əsaslanan sənəd bazasında öz əksini tapır.

Konsept və əhəmiyyət

Mövcud müəssisənin hər hansı mümkün fəaliyyət sahəsi daxilində fəaliyyətini biznes əməliyyatlarını təsdiq edən sənədlər olmadan təsəvvür etmək yəqin ki, çətindir. Hər hansı digər məsələdə olduğu kimi burada da sənədləşmə çox mühüm rol oynayır. Təsəvvür edə bilməzsinizhava limanının yüksək keyfiyyətli və qanuni əsaslandırılmış işi, sərnişinin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədlər - pasport və vətəndaşın identifikasiya kodu olmadan yola düşməsinə imkan verir. Eyni şəkildə, sürücüsünün vəsiqə və idarə etdiyi avtomobilin texniki pasportu şəklində müvafiq sənədləri olmayan avtomobilin də hərəkətə buraxılmasını güman etmək çətindir. İlkin mühasibat sənədləri də belədir. Sahibkarların dövlət siyahısında qeydiyyatdan keçmiş hər hansı bir şirkət mühasibat uçotu üçün zəruri olan bir sıra sənədlərə malik olmalıdır ki, bu da onun biznes proseslərinin tənzimləmə zəncirinin əsas əsası və ilkin həlqəsidir.

İlkin mühasibat sənədləri şəhadətnamələr, aktlar, sərəncamlar, qaimə-fakturalar, çıxarışlar və hesabatlar toplusudur ki, onların vasitəsilə şirkətin əməliyyatları qeydə alınır və onun biznes prosedurları tənzimlənir.

Sənəd növləri

Mühasibat uçotunun iş axınının təsnifatına aşağıdakı əsas sənədlər növləri daxildir:

• funksional məqsədlə - mühasibat uçotu, idarəetmə, kadrlar;
• tənzimləmə dərəcəsinə görə - daxili və xarici.

Təsnifatın birinci istiqaməti hər hansı biznes firmasının üç əsas funksional səviyyəsinin sənədlərini məqsədlərinin xarakterinə görə, ikincisi isə hüquqi idarəetmənin təşkili metoduna görə ayırmağa imkan verir. iqtisadi münasibətlərin tənzimlənməsi. İstiqamətlərin hər birinə bir kütlə daxildirşirkət işçilərinin konkret hərəkətlərini əks etdirən müəyyən növ sənədlər.

Mühasibat sənədləri

İlkin uçot sənədlərini nəzərə alsaq, onlar öz növbəsində təsərrüfat əməliyyatlarının üç mərhələsinin tənzimlənməsinə bölünür.

Birinci mərhələ əməliyyatın bağlanması ilə xarakterizə olunur. Burada ilkin mühasibat sənədləri müqavilənin bağlanması və ödəniş üçün hesab-fakturanın verilməsi ilə təmsil olunur. Müqavilə iki tərəf arasında qarşılıqlı əlaqə şərtlərini müəyyən etmək üçün onların münasibətlərini tənzimləyən sənəddir. Ödəniş üçün hesab-faktura, müqavilənin şərtlərinə uyğun olaraq, alıcının satılan mal və ya göstərilən xidmət üçün satıcıya ödəməli olduğu müəyyən məbləğin tərifi ilə tələbdir.

Sahibkarlıq fəaliyyətinin ikinci mərhələsi ödəniş sənədlərində əks olunur və əməliyyat üzrə ödəniş mərhələsi adlanır. Ödənişin nağdsız və ya nağd şəkildə həyata keçirilə biləcəyinə əsaslanaraq, onun üçün ilkin sənədlər ya cari hesabdan çıxarışlar və ödəniş tapşırıqları, ya da daxil olan kassa çekləri və qəbzləri kimi təqdim olunur.

Üçüncü, son mərhələ xüsusi olaraq məhsul və ya xidmətin qəbulu ilə müəyyən edilir. Müvafiq olaraq, o, həmçinin təhvil-təslim aktı, satış qəbzi və məhsulların qəbulu və təhvil-təslim aktı və ya hər hansı xidmət növü göstərildiyi halda yerinə yetirilən iş aktı şəklində ilkin sənədlərlə tənzimlənir.

İdarəetmə uçotu sənədləri

Mühasibat uçotu və idarəetmə iş axını arasındakı fərq əsasən ondan ibarətdir ki, mühasibat uçotu fəaliyyəti dövlət qanunvericiliyi ilə səlahiyyətli orqanlar tərəfindən xüsusi olaraq müəyyən edilmiş biznes əməliyyatlarını əks etdirmək üçün çərçivə ilə tənzimlənir və idarəetmə daxili qərarlar və təşkilatın şəxsi üstünlükləri ilə müəyyən edilir. müəyyən bir şirkətin direktoru və ya birbaşa sahibi. Başqa sözlə, ilkin mühasibat sənədləri ümumi tənzimləyici baza tərəfindən idarə olunan ciddi bir formaya malikdir, idarəetmə sənədləri isə yalnız müəssisə səviyyəsində hazırlanır. Şirkətdə idarəetmə uçotunun aparılmasına hansı sənədlər nəzarət edir? Əsas olanlar arasında aşağıdakılar var:

• daxili əmək qaydaları məcəlləsi;
• müəssisənin uçot siyasəti;
• kollektiv müqavilə;
• qaydalar və şirkət direktorunun əmrləri;
• iş təsvirləri;
• inzibati sənədlər.

HR sənədləri

Müəssisədə işçilərin səviyyələrarası münasibətlərini tənzimləyən, habelə əmək haqqının hesablanması proseduruna nəzarət edən və şirkət işçilərinin hər birinin məsuliyyətini müəyyən edən ilkin sənədlərin siyahısına gəldikdə, burada işçi sənədlərə aşağıdakı əsas məlumatlar daxildir. növlər:

• kadrlar - müəssisədəki bütün vəzifələrin məcmusunu, onların sayının və kadr vahidlərinin sayını, habelə əmək haqqı səviyyəsinin təsvirini əhatə edir.rüsumlar, mükafatların verilməsi proseduru, bağlanma, müavinətlərlə bağlı müddəaların qəbulu;
• iş qrafiki - iş günü, təşkilati və inzibati məsələlər, işçilərin işə qəbulu və işdən çıxarılması qaydaları, habelə işə görə əlavə ödəniş və ya töhmət şəklində tənbeh kimi onların yüksəldilməsi şərtləri haqqında məlumatlar daxildir. və əmək haqqından tutulmalar;
• vəzifə təsviri - hər bir müəssisənin kadrlar şöbəsinin işi hüquq və öhdəliklər toplusuna, ümumi müddəalara, tapşırıqlara, vəzifələrə, ixtisas tələblərinə və müxtəlif səviyyələrdə ştat vahidləri arasında tabeçilik baxımından münasibətlərə əsaslanır. müəssisə.

Tələb olunan Sənədlər

Qeydiyyatdan keçmiş və qanuni fəaliyyət göstərən hər hansı bir şirkət öz fəaliyyəti çərçivəsində görünməli olan məcburi sənədlərin siyahısına malikdir. Məcburi ilkin sənədlər aşağıdakılardır:

• razılaşma - sövdələşmədən asılı olmayaraq, bu sənəd iki sahibkar arasında, satıcı ilə alıcı arasında, tələb və təklif arasında münasibətlərin qurulmasında fundamental əsasdır;
• verilmiş faktura - malların satışı və ya xidmətlərin göstərilməsi barədə qərar qəbul edərkən, satıcı tərəf əməliyyat üçün ilkin şərt kimi alıcı tərəfə qaimə-faktura verir;
• ciddi hesabat formaları - müqavilə prosesində məcburi siyahıya aid çeklər, nağd pul və əmtəə sənədləri olmadan tamamlanmır;
• əmtəə-yük qaiməsi - malların alıcısını, daşıyıcısını, göndəricisini, onun nomenklaturası üzrə çeşiddə malın özünü, göndərilən məhsulların sayını, qiymətini və məbləğini göstərən sənəd;
• Tamamlanmış işlərin və ya göndərilmiş malların qəbulu və təhvil aktı.

Daxili Sənədlər

Əvvəldə qeyd edildiyi kimi, hər hansı bir şirkətin işi xarici və daxili sənədlərin olmasını nəzərdə tutur. Daxili məqsədlər üçün əsas ilkin sənədlər, cəmiyyətə heç bir qanunvericilik təsiri olmadan, bilavasitə müəssisə daxilində hazırlanmış və yalnız orada fəaliyyət göstərən işçilərə şamil olunan bütün blankların, arayışların, bəyanatların, əmrlərin, göstərişlərin siyahısıdır. bu şirkət.

Xarici Sənədlər

Xarici təyinatın sənədləşdirilməsi daha yüksək iyerarxik tabeçilik səviyyəsini nəzərdə tutur, çünki xarici sənədlər dövlət və onun qanunvericilik bazası tərəfindən tənzimlənən sənədlərdir. Mühasibat uçotuna dair işlənib hazırlanmış müddəalar, mühasibat yazışmalarının hesablarının toplusu, mühasibat uçotu və maliyyə hesabatlarının standartları - bütün bunlar normativ əsaslara malikdir və dövlətin qanunvericilik bazası ilə tənzimlənir.

Sənəd Formaları

İlkin sənədlərin formaları məqsəd, dizayn növü və mülkiyyət xarakterinə görə çoxşaxəli olur. Aşağıdakı əsas bölmələr qanuni olaraq fərqləndirilir:

• kadr uçotunun formaları (sərəncamlar, sərəncamlar, cədvəllər,müntəzəm rejimlər və cədvəllər);
• əmək haqqının və iş vaxtının uçotu formaları (vaxt cədvəlləri, şəxsi hesablar, jurnallar, əmək haqqı cədvəli);
• kapital tikintisinin uçot formaları (sertifikatlar, jurnallar, aktlar);
• məhsulun uçotu formaları (inventarların aktları və reyestrləri, çəki vərəqləri, partiya kartları, inventarların hərəkəti haqqında hesabatlar);
• pul uçotu formaları (kassir jurnalı, pul köçürmələri və kassada nağd pulla bağlı aktlar);
• ticarət uçotu formaları (sifarişlər, fakturalar, aktlar, spesifikasiyalar, keyfiyyət sertifikatları);
• kassa əməliyyatlarının uçotu formaları (avans hesabatı, PKO, RKO, onların qeydiyyatı jurnalı);
• inventar nəticələrinin qeydə alınması üçün formalar (inventar siyahıları, aktlar, sertifikatlar, jurnallar, hesabatlar).

Yuxarıda göstərilənlərdən əlavə, tikinti maşın və mexanizmlərinin, yol nəqliyyatının, əsas vəsaitlərin və qeyri-maddi aktivlərin, materialların, azqiymətli əşyaların, kənd təsərrüfatı məhsullarının və xammalın uçotu üçün ilkin sənədlərin formaları da mövcuddur.

Qeydiyyat proseduru

İlkin sənədlər yerinə yetirilməli olan müəyyən tələblərə görə tərtib edilir. Məsələn, sənədlərdəki qeydlər səliqəli və oxunaqlı olmaqla, yalnız mavi mürəkkəblə aparılmalıdır. Həmçinin sənəddə hər bir növ üzrə tələb olunan bir sıra rekvizitlər olmalı və rəhbərin, baş mühasibin və ya səlahiyyətli şəxsin şəxsi imzası ilə təsdiq edilməli, habelə müəssisənin möhürü ilə təsdiq edilməlidir. Pul sənədlərindəki nömrələrhəm də sözlə yazılmalıdır və sənədin sütunu boş olduqda, hər hansı bir pis niyyətli şəxs tərəfindən sonradan yanlış rəqəmlər doldurulmasının qarşısını almaq üçün tire olmalıdır.

Yaddaş

İlkin sənədlərin saxlanması birbaşa müəssisədə həyata keçirilir. Və ya şəxsi (və ya dövlət) arxivin xidmətlərindən istifadə edə bilərsiniz. Vergi müfəttişliyi tərəfindən yoxlama zamanı ilkin sənədin olmaması aşkar edildikdə, müəssisəyə cərimə tətbiq edilir, məbləği itirilmiş sənədlərin konkret növündən və sayından asılı olaraq müəyyən edilir. Rusiya Federasiyasının mövcud qanunvericiliyinə əsasən, ilkin sənədlər müəssisədə ən azı beş il saxlanılır.