Kiçik biznesin avtomatlaşdırılması: formalar, proqramlar, alətlər

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Kiçik biznesin avtomatlaşdırılması alətləri iş prosesinizi daha səmərəli edir. Xüsusi maşınlar və alqoritmlərdən istifadə edərək məlumatların işlənməsi hər yeni iş gününü optimallaşdırmaq üçün yaxşı bir yoldur. Kiçik biznesin avtomatlaşdırılması proqramlarının nəzərdən keçirilməsi onların tətbiqinin bir çox işçinin işini asanlaşdırmağa imkan verdiyini açıq şəkildə göstərir. Qabaqcıl iş axını yanaşmalarını mənimsəyən firmalarda əl formaları demək olar ki, tamamilə ləğv edilib və nəticədə iş keyfiyyəti yüksəlib.

Bu mənə lazımdır?

Kiçik biznesin avtomatlaşdırılmasının mahiyyəti zəruri əməliyyatların sayını az altmaqdan ibarətdir. İş prosesində hər hansı bir şirkət emal edilməli, saxlanmalı və təhlil edilməli olan böyük miqdarda məlumat yaradır. Kiçik biznesin avtomatlaşdırılması üsulları və alətlərindən istifadə etməklə siz iş prosesində səhvlərin baş vermə ehtimalını azalda, həmçinin hər bir fərdi şəxsin kontekstində işi daha məhsuldar edə bilərsiniz.

Yeni metodologiyaların tətbiqindən təsirlənən ilk şey rəsmi sənədlərin işlənməsinin uzunluğu və mürəkkəbliyidir. Belə iş zamanı çoxsaylı səhvlərə səbəb olan insan faktoru minimuma endirilir. Kiçik biznesin avtomatlaşdırılması şirkəti daha gəlirli, müasir, uğurlu etməyə imkan verir. Bir çox müasir ekspertlər razılaşırlar ki, şirkətin işinin keyfiyyətini artırmaq üçün bu cür tədbirlər əvəzsizdir və mütləq həyata keçirilməlidir. Həm şirkət sahibinin, həm də vəzifələri sadələşdiriləcək işçilərin maraqlarına uyğun olaraq kiçik biznesin avtomatlaşdırılması.

Məsələ ilə bağlı problemlər

Hazırda baxılan məsələ ilə bağlı müəyyən çətinliklər var. Xüsusilə, iş axını yalnız həcmli məlumat axınının xüsusiyyətlərini nəzərə almağı nəzərdə tutur. Hətta nisbətən kiçik şirkət də öz işi zamanı çoxlu məlumat yaradır və kiçik biznesin avtomatlaşdırılması mərkəzi istisnasız olaraq bütün bu məlumatları emal etməlidir. Əks halda, proqram həllərinin tətbiqi ilə bağlı əsas ideya itir.

Bazar bir şirkətdə həyata keçirildikdə iş axını optimallaşdırmağa imkan verən çoxsaylı layihələrlə dolub-daşır. Məsələn, Novosibirskdə kiçik biznesin avtomatlaşdırılması mühasibat məhsulları təklif edən bir neçə rəqib müəssisə ilə təmsil olunur. Əlbəttə yaxşıdır. Çünki hər bir rəqib digərlərindən daha yaxşı məhsul yaratmaqda maraqlıdır, lakin bazarın belə doyması belə bütün suallara universal cavab vermir. Əsasən, kiçik biznesin avtomatlaşdırılması proqramları kifayət qədər yüksək ixtisaslaşmışdır və şirkət daxilində bütün proseslərin tam dizaynı üçün bir anda bir neçə məhsuldan istifadə edilməlidir. Və əlverişsiz vətəsirsiz.

Bir çox suallar və heç də az olmayan cavablar

Kiçik müəssisənin biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması çoxsaylı problemlərin həllini nəzərdə tutur. Onların aktuallığı təşkilatın iş sahəsindən, ən müasir bazar proseslərinin xüsusiyyətlərindən asılı olaraq dəyişir. Xüsusilə, hazırda sənəd dövriyyəsi problemləri ön plana çıxır. Həm müştərilər, həm də tərəfdaşlarla münasibətlərin sənədləşdirilməsi sistemini sazlamaq lazımdır. İlk baxışdan görünür ki, bu, kifayət qədər sadə işdir, lakin əslində bu, iki əsas çətinliklə əlaqələndirilir: sənədlər həmişə uyğun gəlmir və onların məzmunu yad gözlərdən qorunmalıdır.

Müxtəlif müasir müəssisələr maraqlı müştərilərə bu problemin müxtəlif həll yollarını təklif edirlər. İşçilərin rəylərindən göründüyü kimi, Novosibirskdəki kiçik biznesin avtomatlaşdırılması mərkəzləri (hazırda onların xidmətləri olduqca tələb olunur), məsələn, yaxşı imkanları təşviq edir, lakin bunların bazarda ən qabaqcıl təkliflər olduğunu söyləmək olmaz.. Ümumiyyətlə, ən qabaqcıl proqramların paytaxt regionundan olan tərtibatçılar tərəfindən təqdim edildiyinə inanılır, lakin burada da hər şey o qədər də aydın deyil.

ERP sistemləri: niyə lazımdır?

Kiçik müəssisələrdə mühasibat uçotunun avtomatlaşdırılması formalarını tətbiq etmək vəzifəsini qarşıya qoyan əksər müasir təşkilatlarda belə tədbirlər təşkilat daxilində itkilərə səbəb olan mənfi amillərlə bağlıdır. Bunlar həyat şərtləridir, o cümlədən məlumatların yenilənməsi ehtiyacı, çox vaxt çətin olurköhnəlmiş biznes alətlərindən istifadə edin.

Effektiv avtomatlaşdırma həm də daxili cinayətlər və itkilər, məlumatların uyğunsuzluğu problemini həll etməyə kömək edir. Proqram sistemlərindən istifadə etməklə, müasir reallıqlarda təşkilatın düzgün işləməsi üçün zəruri olan hesabatların formalaşdırılmasını sadələşdirmək mümkündür.

Xarici amillərin təsiri altında kiçik biznes üçün avtomatlaşdırma sistemləri (sənaye mallarının ticarəti və digər ixtisas sahələri) daha az tez-tez həyata keçirilir. Bazar fəal şəkildə inkişaf edir ki, bu da əməliyyatların həcminin artmasına, iş proseslərinin sayının artmasına və onların həyata keçirilməsi sürətinin artmasına səbəb olur. Bazarda rəqabət sizi xərcləri az altmağa məcbur edir. Belə çətin vəziyyətdə səhv etmək lüksə çevrilir. Kiçik biznesin avtomatlaşdırılması proqramları əməkdaşlarınıza onlardan necə istifadə etməyi öyrətsəniz, onların qarşısını almağa kömək edə bilər.

İnkişaf zəhmət tələb edir

Bir müddət əvvəl ölkəmizdəki bazar iştirakçıları uğura doğru kifayət qədər asan irəliləyişin olacağına ümid edə bilərdilər. Amma hazırda bütün sektorlarda rəqabət o qədər əhəmiyyətlidir ki, irəliyə doğru addım atmaq son dərəcə çətindir. Rəqabət artdıqca, bir çox təşkilatın gəlirliliyi əhəmiyyətli dərəcədə azalır. Bir çoxları böhran dövrünün iş prosesini sadələşdirmək və təkmilləşdirmək üçün proqramların kütləvi istifadəsini məcbur etdiyi 90-cı illərin sonu ilə paralellər aparır. Eyni zamanda, bir çox kiçik biznesin avtomatlaşdırılması mərkəzlərinin təməli qoyuldu. Novosibirsk, Moskva, Sankt-Peterburq -Bu günə qədər şirkətlərin məhsullarını təqdim etdikləri şəhərlərdə, o çətin dövrdə liderləri bu sahənin bütün potensialını həyata keçirmişlər.

Bu gün avtomatlaşdırma onların iş prosesini sadələşdirməkdə maraqlı olan hər bir müasir şirkət üçün zəruridir. Ən aktual olanı təşkilatların idarə edilməsində problemlərin həllinin təkmilləşdirilməsi məsələləridir. Sahibkarlar kiçik biznesin real avtomatlaşdırılması imkanlarından istifadə edərək, şirkətin iş axınının səmərəliliyini artırmağa və ya heç olmasa mövcud səviyyələri qorumağa ümid edirlər.

Uğur bilik tələb edir

Şirkətin inamla uğura doğru irəliləməsi üçün ona çətin vəziyyətdə belə hərəkət edə bilən bacarıqlı lider rəhbərlik etməlidir. Bir tərəfdən, dəqiq bir mühasibat uçotu sistemi olmadan bunu etmək olduqca çətindir, lakin eyni zamanda, kiçik biznesin real avtomatlaşdırılmasının bütün problemləri həll etməyəcəyini başa düşməlisiniz. Proqramın özü şirkətin inkişafı üçün istiqamət təyin etməyəcək. Belə bir sistemin tətbiqi təşkilatın şöbələri arasında əlaqə yaratmağa, məlumat mübadiləsi prosesini yüksək keyfiyyətli, rəsmiləşdirməyə imkan verir ki, bu da belə məhsullara tələbatın artmasına səbəb olur. Eyni zamanda, menecerin və işə götürülən işçilərin peşəkarlığından çox şey asılıdır. Mühasibat sistemi nə qədər yaxşı olsa da, o, yalnız köməkçi vasitə kimi çıxış edir.

Effektiv avtomatlaşdırılmış mühasibat uçotu sisteminin praktiki tətbiqi şirkətin işini daha şəffaf etməyə kömək edir, bu da bazarda sağ qalmağı asanlaşdırırvə səlahiyyətdən sui-istifadənin qarşısını alır. Bir çox biznes uğura gedən yoldaşlar qrupu kimi fəaliyyətə başlayır. Ancaq pulla qarşılıqlı əlaqə vəziyyətə öz düzəlişlərini edir və idarəetmə vəzifələrinin şəxsiyyətlərə və simpatiyalara bağlanmadan effektiv şəkildə həll edilməsi üçün idarəetmə tənzimləmə sistemini tətbiq etmək lazımdır. Təşkilat proqnozlaşdırıla bilən prinsiplər üzərində qurulmalıdır. Onları həyata keçirmək və dəstəkləmək üçün iş prosesinin avtomatlaşdırılması vasitələri köməyə gəlir.

Problemlər baş verməmişdən əvvəl həll edin

Bəzi bizneslər avtomatlaşdırmaya fərqli bucaqdan yanaşırlar. Müasir bazar reallıqları, gec-tez iş prosesinə sənədləşmə uçotu sistemini tətbiq etmək lazım olduğunu açıq şəkildə göstərdiyindən, əməliyyatlar hələ də açılmamışdan əvvəl avtomatlaşdırma sisteminin inkişafı üçün ixtisaslaşmış bir şirkətə sifariş göndərməli olacaqlar. Bir şirkət birbaşa işə başladıqda, artıq bütün hallar üçün aydın şəkildə qurulmuş bir fəaliyyət sisteminə malikdir. Və sənədlər proqramda saxlanılacaq, tarixə və digər əhəmiyyətli detallara görə sıralanacaq. Sistem həmçinin mühasibat əməliyyatlarını avtomatlaşdıra bilər.

Bu ehtiyatlı yanaşma yaxşı nəticə verdi. Ancaq yalnız işə başlamazdan əvvəl, yeni şirkətin rəhbərləri fəaliyyətin necə aparılacağını, avtomatlaşdırma sistemindən nə tələb olunduğunu aydın şəkildə ifadə edə bildikdə. Düzgün tərtib edilmiş texniki tapşırıq olmadan, hətta avtomatlaşdırılmış sistemlərin yaradılmasında böyük təcrübəyə malik olan ən qabaqcıl proqramçılar belə çətin ki, belə bir məhsul təklif edə bilsinlər.təşkilatın işində faydalı olacaq.

Planlar və nəticələr

Problemlərin qoyulması, xüsusən də sahibkarlıq fəaliyyətinə gəldikdə, həmişə mövcud şəraitdə real şəkildə əldə edilə bilən son məqsədin formalaşdırılması ilə müşayiət olunur. Bəzi hallarda xərcləri az altmaq üçün avtomatlaşdırma həyata keçirilir, digər müəssisələr performans göstəricilərini yaxşılaşdırmaq üçün belə bir sistem tətbiq edirlər. Düzgün tərtib edilmiş proqram təşkilatın bütün müştəriləri haqqında ən dolğun məlumatları dəqiq, düzgün toplamağa kömək edəcəkdir. Avtomatlaşdırılmış sistemin tətbiqinin uğuru onun işlənib hazırlanması məqsədi ilə müəyyən edilir. Layihənin həyata keçirildiyi vəzifələr təşkilatın strategiyası və şirkətin qarşısında duran ümumi məqsədlər nəzərə alınmaqla tərtib edilməlidir.

Avtomatlaşdırılmış sistemi düzgün və yaxşı nəticələr verən şirkətdə iş axınının performansını yaxşılaşdırmaq üçün belə bir sistemin istifadəsini nəzərdə tutan strategiyaları, planları yoxdursa, tətbiq etmək mümkün deyil. İdarəetmə proseslərini daha mükəmməl etmək qərara alındısa, inkişaf planlaşdırma mərhələsinə çox məsuliyyətlə yanaşmaq lazımdır, çünki vəzifələr bir-biri ilə sıx bağlıdır. Bununla belə, müəssisənin rəhbəri bütün bunları öz üzərinə götürməyə hazır deyilsə, yalnız avtomatlaşdırma sistemləri yaratmayan, həm də müştərinin biznesinin inkişafı üçün planların yazılması üzərində işləyən bir şirkətin xidmətləri ilə əlaqə saxlamağa dəyər. Bu (məhsulun düzgün tətbiqi və istifadəsi ilə) təkmilləşdirilmiş nəticələrə zəmanət verəcəkdirbiznes.

Uğur və uğursuzluq

Mütəxəssislərin dediyi kimi, sistemin tətbiqinin yaxşı nəticə vermədiyi demək olar ki, bütün hallar təşkilatın inzibati resursunun innovasiyalara hazır olmaması ilə bağlıdır. Menecerin vəzifəsi qarşıdan gələn yeniləmələr haqqında məlumatı düzgün təqdim etmək və bütün şirkət işçilərinə yeni alətdən istifadənin şirkətdə işləyən hər kəs üçün faydalı olduğunu başa salmaqdır.

Aydın bir plan formalaşmadan, bir neçə ildən sonra təşkilatı nə gözlədiyini anlamaq çətin ki. Belə qeyri-müəyyənlik şəraitində ixtisaslaşmış avtomatlaşdırılmış sistemin, hətta nisbətən sadə sistemin tətbiqindən müsbət nəticə gözləmək mümkün deyil. Hal-hazırda şirkətlərin kifayət qədər kiçik bir faizi hətta beş il ərzində fərziyyələr irəli sürməyə hazırdır. Daha çox vaxt demirəm. Avtomatlaşdırma sistemləri üzrə mütəxəssislər əmin edirlər ki, belə qısamüddətli proqnozlarla uzunmüddətli perspektivdə real fayda gətirəcək sistem yaratmaq çox çətindir.

Proqnozlar: hansı proqramlar lazımdır?

Eyni zamanda, proqnozlaşdırılan mərhələnin müddəti ilə bağlı ümumi qəbul edilmiş vahid mövqe yoxdur. Bəzi ekspertlər hesab edirlər ki, indiki şəraitdə inkişaf dinamikası ilə bağlı hətta beş illik fərziyyələr də kifayət qədərdir, çünki bazar qeyri-sabitdir və ölkədə daim yeni qanunlar tətbiq olunur və bu, bir neçə ildən sonra nələrin baş verəcəyini proqnozlaşdırmağı çətinləşdirir..

Başqa mövqe də var: bir sıra peşəkarlar bunun zəruri olduğu qənaətindədirlərşirkətin perspektivlərini qiymətləndirmək və təşkilatda tətbiq edilən nəzarət və uçot sisteminin hansı resurslara malik olması lazım olduğunu başa düşmək üçün hüquqi şəxsin ən azı on il ərzində fəaliyyəti ilə bağlı proqnozlar hazırlamaq.

Eyni zamanda, belə bir fikir yaşamaq hüququna malikdir ki, hətta iki illik proqnoz, əgər kifayət qədər dəqiq və aydındırsa, avtomatlaşdırma sistemi üzərində işə başlamaq üçün artıq kifayətdir. Amma iki il ərzində dəqiq planlar qurmaq mümkün olmasa belə, avtomatlaşdırılmış layihənin tətbiqi çox güman ki, əlavə xərc və pul itkisi olacaq.

Bir çox insan həmçinin vurğulayır ki, planlar bütün xırda detallara kifayət qədər diqqət yetirməklə, addım-addım aydın olmalı deyil. Bəzi hallarda kifayət qədər ümumi inkişaf proqramı, şirkətin istehsal etdiyi məhsulların daxili, xarici bazarda yerləşdirilməsi kifayət edər.

Xarici şərtlər öz qaydalarını diktə edir

Dövrümüzdə bazar vəziyyəti kifayət qədər dəyişkən şərtlərdir, bu da bizə uzun müddətlər üçün düzgün proqnozlar qurmağa imkan vermir. Əgər təşkilat aktiv şəkildə inkişaf edirsə, o, həm də mövcud olduğu mühitin şərtlərinə uyğunlaşmağa məcbur olur. Bəzi hallarda bu, kifayət qədər gözlənilməz prosesdir və yüksək performans səviyyəsinə malik şirkətin işini avtomatlaşdırmağa kömək edəcək bir sistemin planlaşdırılmasını çətinləşdirir.

Kiçik biznes, əlbəttə ki, irəliyə baxa bilər, lakin bunu iki ildən uzun müddətə etmək çox çətindir və çox az adam ideal bir sistem yaratmaq üçün lazım olan uzun müddət gözləməli olur.imkanı. Nəzərə almalıyıq ki, bu müddət ərzində hazırda avtomatlaşdırılan biznes prosesləri kəskin şəkildə dəyişə bilər ki, bu da gözlənilməz xarici faktora görə bu gün gözəl olan məhsulu gələcəkdə tamamilə yararsız hala salacaq. Şirkətinin işini avtomatlaşdırmağı planlaşdıran hər kəs belə bir riskə hazır olmalıdır.

Yalnız irəli

Müəssisənin fəaliyyətinin avtomatlaşdırılmasının əsas ideyası şirkətin irəliləyiş sürətini, böyümə və inkişafını artırmaqdır. Ən yaxşı sistemin xarici və daxili amillərin əhəmiyyətli dərəcədə dəyişdiyi şəraitdə asanlıqla uyğunlaşa bilən sistem olduğuna inanılır.

Belə işlərin xüsusi təhsilli mütəxəssislərin olmasını tələb etməməsi vacibdir. Məhsulda sadə tənzimləmə alətləri olmalıdır ki, bu da onu çox yönlü və uzun müddət effektiv edir.