Üfüqi ünsiyyət: təşkilatda əsas anlayışlar, növlər, idarəetmə üsulları

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Ünsiyyət adətən məlumat ötürülməsinin müxtəlif formaları adlanır. Biznes mühitinə gəlincə, şaquli və üfüqi kommunikasiyaları ayırmaq adətdir. Onların hər birinin öz xüsusiyyətləri, iştirakçıların qarşılıqlı əlaqəsinin xarakterik xüsusiyyətləri var. Bu məqalə bunu daha ətraflı araşdıracaq. Gəlin bu ünsiyyət növləri arasındakı əsas fərqləri qeyd edək.

Bu nədir?

İlk olaraq, əsas konsepsiyanı nəzərdən keçirin. Beləliklə, ünsiyyət insanların istifadə etdiyi məlumatların ötürülməsi prosesidir. O, bir neçə formada görünə bilər:

• Açıq. Bu, danışıq dilinin, mətnin və ya bir növ qrafik təsvirlərin, vizualların və s. istifadəsidir.
• Düzgün. Şifahi olmayan jestlər, mimikalar, müəyyən üz ifadələri vasitəsilə ünsiyyət.

İşgüzar ünsiyyətin əsas vasitələrinə gəlincə, bunlar aşağıdakılardır:

• Görüş.
• Video konfrans.
• E-poçt.
• Telefon danışıqları.
• Yaddaşların ötürülməsi.
• Şəxsisöhbət.
• İnternet texnologiyalarından istifadə (chatlar, ani mesajlaşmalar).
• Hesabatların təqdim edilməsi.

Aşağıdakı ünsiyyət elementlərini ayırmaq adətdir:

• Göndərənlər. Bunlar məlumatları formalaşdıran, kodlayan və prosesin digər iştirakçılarına ötürən şəxslərdir.
• Mesajlar. Göndərənə məxsus kodlu məlumat.
• Kanallar. Burada kommunikasiya vasitələri, informasiyanın yayıla biləcəyi mühitlər seçilir.
• Alıcı. Məlumatın göndərildiyi şəxs. Məlumatı şərh edən element.

Daxili və xarici qruplar

Təşkilatdakı şaquli və üfüqi kommunikasiyalar təbiətdə alt kateqoriyalardır.

İşgüzar kommunikasiyalar ümumiyyətlə xarici və daxili bölünür. Sonuncular birbaşa təşkilat daxilində, xüsusən də şirkətin ayrı-ayrı işçiləri, şöbələri, emalatxanaları, bölmələri arasında baş verən rabitə ilə təmsil olunur. Xarici ünsiyyət xarici qurumlarla ünsiyyətdir. Onlar podratçılar, təchizatçılar, müştərilər, xidmət təşkilatları, dövlət qurumlarının nümayəndələri və s. ola bilər.

Öz növbəsində təşkilatda daxili kommunikasiyalar üfüqi və şaquli, eləcə də rabitə şəbəkələri ilə təmsil olunur. Şaquli olanlar daha iki kateqoriyaya bölünür:

• Tərs (aşağıdan yuxarı prinsipi).
• İyerarxik (yuxarıdan aşağıya prinsip).

Bunların xüsusiyyətləritəqdim olunan çeşidlər məqalədə ətraflı müzakirə olunacaq.

Üfüqi əlaqə

Nə demək istəyirsən? Üfüqi ünsiyyət şirkətdə eyni, bərabər mövqe tutan işçilər arasında rəsmi, işgüzar məlumat mübadiləsidir. Burada ünsiyyət həm eyni sexin, bölmənin, filialın işçiləri arasında, həm də sex və filialların ekvivalent şöbələrinin işçiləri arasında uyğun ola bilər.

Üfüqi ünsiyyət eyni səriştələrə malik olan menecerlər, eləcə də eyni kateqoriyaya malik, ekvivalent vəzifələrdə olan, bərabər səlahiyyət və məsuliyyətlərə malik olan işçilər arasında ünsiyyətdir.

Bir təşkilatda üfüqi kommunikasiyalar ilk növbədə sağlam, mehriban, rahat iş mühiti yaratmaq üçün lazımdır. Bu, tam hüquqlu, məhsuldar işgüzar ünsiyyətin təşkilidir. Düzgün təşkil edilmiş üfüqi kommunikasiyalar sistemi komandanın hər bir üzvünün işinin nəticələrinə əsasən müsbət nəticələr əldə etməyə imkan verir.

Mümkün problemlər

Bu cür işgüzar ünsiyyət müəyyən problemlərin kölgəsində qala bilər. İdarəetmədə üfüqi kommunikasiyalar üçün xarakterik olan əsaslar bunlardır:

• Peşəkar jarqondan istifadə. Yeni işə qəbul olunmuş işçilər, başqa şöbənin işçiləri üçün bu anlaşılmaz ola bilər.
• Xüsusi saytının əhəmiyyəti, xüsusi fəaliyyət növü ilə bağlı mübahisələr.
• İşgüzar ünsiyyətin azaldılmasıməişət, şəxsi problemlərin müzakirəsi. Bunun əsasında söz-söhbətlərin, arxanızdakı söhbətlərin, əmək prosesindən yayındıran müzakirələrin ortaya çıxması.
• İşgüzar ünsiyyətin effektivliyi bəyənmələrin, şəxsi bəyənməmələrin və s. görünüşünə görə azala bilər.

Problemin Həlli

Şirkətdə daxili üfüqi kommunikasiyaları bu cür problemlərdən qorumaq üçün menecer aşağıdakıları etməlidir:

• Tabeliyində olanlardan, həmkarlarından hamı üçün başa düşülən dildə ünsiyyət qurmalarını, peşəkar terminləri deşifrə etmələrini xahiş et.
• Tabeliyində olanlar arasında ünsiyyəti tənzimləyin, aralarındakı mübahisələri və anlaşılmazlıqları neytrallaşdırın.
• İşçilərin bir-biri ilə əlaqə saxlaması üçün qeyri-rəsmi iclaslar da daxil olmaqla ümumi yığıncaqlar keçirin.

Şaquli tip

Üfüqi kommunikasiyalar eyni təşkilatın işçiləri arasında ünsiyyət, eyni şöbənin, emalatxananın işçiləri arasında bərabər vəzifə tutan işgüzar ünsiyyətdir. Biznes mühitində şaquli ünsiyyət rəhbərlik və tabeliyində olanlar arasında məlumat ötürülməsidir. Buraya aşağıdakı formalar daxildir:

• Sifarişlər.
• Tövsiyələr.
• Sifarişlər.

Bu, müdirdən tabeliyində olanlara göndərilir. İşçilər menecerə cavab olaraq hesabatlar, mesajlar, hesabatlar və s. göndərirlər.

Şaquli rabitə iki növə bölünür:

• Müxtəlif iyerarxik səviyyələrdə yerləşən şöbələr, şöbələr, emalatxanalar arasındaşirkətdə.
• Birbaşa tabeliyində olanlar və rəhbərlik korpusu arasında.

Burada məlumatın ötürülməsi iki formada mümkündür - aşağı axın (iyerarxik) və yuxarı axın (əks). Gəlin onları xüsusi olaraq təqdim edək.

Yuxarıdan aşağı qrup

Burada məlumat iyerarxiyanın yüksək səviyyələrindən aşağı səviyyələrə gələcək. Yəni rəisdən tutmuş tabeliyində olanlara qədər. Bu qrup daxilində işgüzar ünsiyyətin aşağıdakı formalarını ayırd etmək olar:

• Sifarişlər və sifarişlər. Məqsədlərə nail olmaq, tapşırıqları yerinə yetirmək, müəyyən texnika və metodların tətbiqi ilə bağlı izahatlarla müşayiət oluna bilər.
• Sənədlər-tabeliyində olanların səylərinin qiymətləndirilməsi.
• Dəstək və nəzarət.
• İşçilər üçün stimullar.

İyerarxik alt növ problemlər

"yuxarıdan aşağı" tipli işgüzar ünsiyyət problemlərinə (menecerin tabeliyində olanlarla ünsiyyəti) aşağıdakılar daxildir:

• Yanlış anlaşılma. Müdirlərin və ifaçıların müxtəlif dillərdə danışdıqları bir vəziyyət ola bilər - həm hərfi, həm də məcazi mənada. Rus dili aydın şəkildə ünsiyyət dili kimi seçilsə belə, müxtəlif səviyyələrdə peşəkar hazırlıq hələ də anlaşılmazlıq üçün yer qoyacaqdır. Məsələn, müdir aşağı ixtisaslı kadrlarla ünsiyyətdə peşəkar, texniki lüğətdən sui-istifadə edirsə. Başqa bir misal: beynəlxalq şirkət rəhbəri həmişə fərqli milli mədəniyyətin nümayəndələri olan işçilərlə ortaq dil tapa bilmir. Onlar hətta xarici dil bilsələr də, onun doğma danışanının nitqinin xüsusiyyətlərini - eyni abreviaturaları, jarqonları, söz oyunlarını başa düşməyə bilərlər.
• Məlumatın miqdarı. Menecerlər həmişə lazımi məlumatı lazımi miqdarda göndərmirlər. Bəzi hallarda, lazımi məlumatların olmaması səbəbindən bir tabeliyində olan bir vəzifəni yerinə yetirmək çətindir. Digər hallarda isə ifaçı lazımsız, faydasız, əhəmiyyətsiz məlumatları öyrənmək ehtiyacından əziyyət çəkir.

Aşağıdan Yuxarı Qrup

Bu, tabeliyində olanlardan liderə göndərilən məlumatdır. Aşağıdakı formalar burada seçilir:

• Xatirə.
• Hesabatlar.
• Görülən işlərin mərhələləri haqqında mesajlar.
• Xidmət tapşırığının həlli zamanı gözlənilməz problemlərin baş verməsi haqqında hesabatlar.
• İnnovativ ideyalı təkliflər, istehsalın təkmilləşdirilməsi yolları, şirkətdə yeni texnologiyalar və fəaliyyət üsullarının tətbiqi.

Belə rəylər menecerlər üçün onlara sifariş verməkdən heç də az əhəmiyyət kəsb etmir. Şirkətdəki vəziyyət haqqında ən son məlumatları tabeliyində olanlardan əldə edə bilərsiniz. Bu məlumat bizə kollektiv əhval-ruhiyyəni qiymətləndirməyə, işçilərin artan narazılığını qönçədə müəyyən etməyə imkan verir.

Ters alt tip problemləri

İfaçılar və rəhbərlik arasında rəy aşağıdakı məsələlərlə pozula bilər:

• Tabeliyində olanlar nadir hallarda rəhbərliyə mənfi rəylər, şikayətlər göndərirlər, hətta kifayət qədər əhəmiyyət kəsb edən cəhətlər haqqındaciddi. Səbəb sadədir - işdən çıxarılmaq qorxusu.
• Çox vaxt hətta işçilər tərəfindən göndərilən şərhlər və təkliflər cavabsız qalır. Səbəb isə ya menecerin həddindən artıq işləməsidir, ya da öz işçilərinə hörmət etməməsidir. O, onların mesajlarını təhlil etməyi vacib hesab etmir. Buna cavab olaraq işçilər əmindirlər ki, belə rəylər faydasızdır.
• Təqdim edilən tənqid qətiyyən son hədəfə çatmaya bilər. Məsələn, bir işçinin birbaşa rəhbərliyindən şikayəti ilə baş direktora məktub göndərdiyi halda. Tabeçiliyində olan müdir bu rəyin qarşısını ala bilər, çünki bu, onun üçün mənfi nəticələrlə nəticələnəcək.
• Qeyri-müəyyən mövzulara aydınlıq gətirmək, qəfil yaranan problemlərin həllinə kömək etmək üçün əksər hallarda işçilər rəhbərlərə deyil, həmkarlarına müraciət etməyə üstünlük verirlər. Səbəb onların tam hüquqlu, ixtisaslı yardım almağa ümid etməmələri, bacarıqsızlıqda ittiham olunacağından qorxmaları ola bilər.
• Çox vaxt belə bir əlaqənin mümkünsüzlüyünün ərazi, coğrafi səbəbi olur. Tabeliyində olanların və komandanların yerləşdiyi idarələr qəsəbənin müxtəlif ərazilərində, hətta müxtəlif şəhərlərdə, ştatlarda yerləşə bilər.

Problemlərin həlli yolları

Yuxarıda göstərilən problemlərin hamısı aşağıdakı kimi həll edilə bilər:

• İşçilərin olduğu anonim poçt və e-poçt qutularını müəyyən edingizli şikayət və təkliflər göndərə biləcək.
• Rəhbərliyin rəyindən istifadə edən işçiləri mükafatlandırmaq üçün sistem hazırlayın.
• Birbaşa işçi rəhbərliyi şəklində ara maneələr olmadan sadə işçi ilə yüksək rütbəli müdir arasında ünsiyyət sxemləri yaradın.
• Rəhbərlər tərəfindən tabeliyində olan işçilərdən daxil olan bütün müraciətlərin qeydiyyata alınması və cavab olaraq görülən tədbirlər barədə hesabat verilməsi zərurəti tətbiq edilsin.