Layihə büdcəsi. Büdcənin növləri və məqsədi. Layihə mərhələsi

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2024-01-17 18:40

Layihə büdcəsi dedikdə müəyyən sxem daxilində həyata keçirilən işlərin dəyərinin müəyyən edilməsi başa düşülməlidir. Bundan əlavə, söhbət xərclərin məsrəf maddəsi, işin növü, yerinə yetirilmə vaxtı və ya digər maddələr üzrə müəyyən edilmiş bölgüsünü özündə əks etdirən büdcənin bu əsasda formalaşdırılması prosesindən gedir.

Büdcə strukturunun formalaşdırılması

Layihənin ilkin büdcəsi necə hazırlanır? Onların strukturu müəyyən bir proqramın dəyərini uçota alan hesablar planı vasitəsilə aşkar edilir. Bir qayda olaraq, onu müəyyən etmək üçün ənənəvi mühasibat smetasının olması kifayətdir.

Büdcələmə xərc planı və ya xərc əlfəci hesab olunur. Bu o deməkdir ki, ilkin planlaşdırmadan sonra vəsaitin nə qədər, nə vaxt və nə üçün ödəniləcəyini başa düşməlisiniz. Buna görə də, bu halda, itkilərin təqdim edilməsi üçün istənilən üsuldan istifadə etmək mümkündür. Bununla belə, yadda saxlamaq lazımdır ki, onlar maraqlı tərəflərin praktiki tələblərinə cavab verməlidirlər.onlarla maraqlanan, habelə müəyyən edilmiş standartlar. Bundan əlavə, onlar layihə investorlarını maraqlandıran suallara cavab verməlidirlər.

Büdcə təqdimat formaları

Həm planlaşdırılmış, həm də faktiki büdcələrin müəyyən təqdimat formaları var. Beləliklə, onların arasında aşağıdakıları qeyd etmək vacibdir:

• xərc planları olan cədvəllər;
• zərərin paylanması matrisləri;
• xərclərin bar qrafikləri;
• oxşar məcmu itki qrafikləri;
• zaman üzrə məcmu xərclərin xətt qrafikləri;
• dairəvi tipli itki strukturu göstərilir.

Qeyd etmək lazımdır ki, layihənin inkişafının müxtəlif mərhələlərində layihə və işçi sənədlərin müxtəlif dizaynı aktualdır. Fakt budur ki, söhbət müxtəlif növ büdcələrin hazırlanmasından gedir. Onlar bir-birindən həm tələb olunan dəqiqliyə, həm də məqsədə görə fərqlənirlər. Qeyd etmək lazımdır ki, layihə irəlilədikcə büdcə marjası xeyli azalır.

Büdcələrin növləri və məqsədi

Xətanın azaldılması aşağıdakı cədvəldəki məlumatlarla mübahisə edilə bilər. Beləliklə, büdcələrin məqsədini və əsas növlərini nəzərdən keçirin.

Layihə mərhələləri	Maliyyələşdirmə	Təyinat	Xəta, %
Dizayn konsepsiyası. Genişlənmiş formada əsas fikir	Büdcə gözləntiləri. Dəqiq Tarix	Nağd pul ehtiyacları və ödənişlər üçün əvvəlcədən planlaşdırma	25-40
İnvestisiyaların əsaslandırılması (texniki-iqtisadi əsaslandırma)	Müvəqqəti büdcə	Xərc maddələrinin əsaslandırılması, maliyyənin cəlb edilməsi və sonradan istifadəsinin planlaşdırılması	15-20
Tenderlər, danışıqlar və razılaşmalar. Hər mərhələ üçün ayrıca	Yenilənmiş büdcə	Təchizatçı və podratçılarla hesablaşmaların planlaşdırılması	8-10%
İş sənədlərinin hazırlanması. Hər mərhələnin öz hesablaması var	Yekun büdcə	Resurslardan istifadənin direktiv məhdudiyyəti	5-8%
Layihənin icrası və tamamlanması	Faktiki büdcə	Xərclərin idarə edilməsi (başqa sözlə, mühasibat uçotu və sonrakı nəzarət). Layihə büdcəsi və xərc təxminləri

Layihə büdcəsi və xərc smetası

Qeyd etmək maraqlıdır ki, layihə büdcəsi şirkətin bir biznes elementinin əməliyyat xərclərinin smetasına bənzəyir. Burada əsas fərq odur ki, ənənəvi olaraq onu bütövlükdə, yəni başdan sona qədər əhatə edir. Öz növbəsində, biznes bölməsinin büdcəsi illik və ya rüblük formalaşır. Ən effektiv nəzarət üçün onu iki komponentə bölmək lazımdır: birbaşa xərclər və dolayı xərclər.itki.

Birinci növ büdcə layihə menecerləri, eləcə də orada iştirak edən funksional bölmələrin direktorları üçün əsas idarəetmə və nəzarət vasitəsidir. Buraya proqram komandasına daxil olan hər kəsin xərcləri (səyahət xərcləri, əmək haqqı və s.) daxildir. Bu halda, subyektlərin hər biri ayrıca tapşırıqlar yerinə yetirir.

Xərc maddələrini əsaslandırarkən aşağıdakı məqamların nəzərə alındığını xatırlamağa dəyər:

• satın alınan materialların dəyəri;
• istehsal üçün xərclənən məbləğ;
• texnologiyadan normal istifadədən kənarlaşmaların dəyəri;
• məhsulun istismara verilməsinə sərf olunan məbləğ;
• təchizat dəyəri;
• digər xərclər.

Öz növbəsində, birbaşa növ xərclər aşağıdakı kimi təqdim edilməlidir:

• parçalanmış formada - tam olaraq layihə strukturuna uyğun olaraq icra edilə bilən tapşırıqlar səviyyəsinə qədər;
• aralıq dəyər layihəsinin hər bir komponenti və tapşırığı üçün işçilərin əmək haqqı, materiallar (müqavilə əsasında istehsal olunan və ya alınmış) və digərləri üçün həftəlik xərclər daxildir;
• materialların və əməyin ödənişi ilə birbaşa bağlı olan qaimə məsrəfləri daxildir;
• iştirakçı qurumlar tərəfindən yerinə yetirilən müxtəlif tapşırıqlara uyğun olaraq yekunlaşdırılacaq;
• idarəetmə ehtiyatlarını təmin edin (başqa sözlə, hər ehtimala qarşı müəyyən xərc və vaxt ehtiyatı buraxın).

Büdcə prosesinin əhəmiyyəti

Büdcələşdirməlayihə həm menecerlərinə, həm də departamentlərinə ciddi təzyiq göstərir. Məsələ burasındadır ki, o, belə bir alternativ irəli sürür: əgər büdcə daxilində saxlasaq, o zaman səmərəli fəaliyyət göstərmiş olarıq, amma aşsaq, iş zəif görülür.

Lakin bu tələb çox vaxt layihənin faktiki büdcəsi üçün tətbiq olunmur. Fakt budur ki, büdcələr həm subyektiv, həm də obyektiv bir sıra amillərin müəyyən təzyiqi altında həm formalaşır, həm də həyata keçirilir.

Məsələn, işə götürülən layihə meneceri çox vaxt onun iştirakı olmadan işlənib hazırlanmış və qəbul edilmiş büdcələri, hətta ona qeyri-real görünsə də, qəbul etməyə məcbur olur. Əks təqdirdə, işçi müqavilə bağlamaqdan imtina edə bilər. Bununla belə, əgər o, açıq-aydın verilən müddətlərə cavab verməyən büdcə ilə, eləcə də mövcud resurslarla razılaşarsa, müəyyən nəticələrin əldə edilməsi planlaşdırılandan artıq xərc tələb edən kimi, işçi buna baxmayaraq, bu problemi izah etməyə məcbur olur. ilkin olaraq büdcənin son dərəcə aşağı səviyyədə müəyyən edilməsi faktı.

Layihə büdcəsinin rasional ola biləcəyini xatırlamağa dəyər. Bu halda büdcənin məqsədi ilk növbədə layihənin firma üçün həqiqi dəyərini müəyyən etməkdir. Buna görə də, layihə meneceri xərclərin əsaslandırılması mərhələsi üçün məqbul olan 15-20% səhv marjasını əhəmiyyətli dərəcədə aşan büdcəni qəbul edərsə (yuxarıdakı cədvəldən məlumat), çox güman ki, vəziyyətin strukturunu izah etməklə məhdudlaşmayacaq. yüksək rəhbərliyə səbəblərbu artıqlıq. Bu halda layihə meneceri işini itirə bilər.

Bunun qarşısını necə almaq olar?

Belə vəziyyətdən qaçmaq üçün amerikalı alim M. Thomsett menecerlərə öz layihə büdcələrini formalaşdırmağı təklif edir. Bununla belə, o, bu davranışın bir sıra səbəblərini qeyd edir:

• Layihənin gələcək xərcləri və onların büdcəsini xərcləmək imkanı haqqında hesabat vermək üçün məsuliyyət daşıyırsınız. Əvvəlcədən müəyyən edilmiş büdcə ilə işləsəniz, bu mümkün olmayacaq.
• Layihə meneceri olaraq, konkret layihənin dəqiq nə qədər başa gəldiyini hamıdan yaxşı bilməlisiniz. Təyin etdiyiniz büdcə pul məqsədi hesab olunur. O, sizi aşağıdakı parametrlərə görə qane etməlidir: layihənin uğurunu ölçmək imkanı vermək və menecerin (yəni sizin) səriştəsini ölçmək üçün bir yol olmaq.
• Büdcə xətlərində bəzi güzəştlərə icazə verməlisiniz. Xüsusi xərclər üçün gələcək əsaslandırmalar işə düşərsə, bu çox vacibdir. Əlavə etmək lazımdır ki, fərziyyələr cari dövrün imkanları ilə müqayisə edilir, mümkün fəsadlar isə nəzərə alınmır. Yalnız bu səviyyədə müqayisə etmək imkanınız olduqda büdcə prosesi planlaşdırıldığı kimi işləyəcək.

Maliyyə planının yaradılması, izlənilməsi və icrası

Bilməlisiniz ki, layihə büdcələri bizneslə məşğul olan bölmələrin maliyyə planından ayrıca formalaşdırılır, monitorinq edilir və icra edilir,bütövlükdə şirkət.

Bunun səbəbləri var:

• Layihələr təkrarlanmağa meylli deyil. İdarə və bölmələrin büdcələri hər il formalaşdırılır. Onlar tez-tez altı aydan bir və ya daha tez-tez nəzərdən keçirilir. Layihələr həyata keçirildikdən dərhal sonra öz varlığına son qoyur. Fakt budur ki, proqramın icrası üçün vaxt maliyyə ili ilə bağlı deyil. Büdcəyə yenidən baxılması arzuolunmazdır. İstisna, ilkin versiyada kobud səhvlərin aşkar edildiyi və ya mühitin kəskin şəkildə dəyişdiyi hallardır (müəyyən bir layihə həyata keçirilir).
• Müdirin əlində - büdcənin icrasına birbaşa nəzarət. Qeyd etmək yerinə düşər ki, idarə və şöbələrin maliyyə planları, bir qayda olaraq, bir neçə xidmət arasında inkişaf edən əlaqədən asılıdır: icra şöbəsi digər şöbənin verdiyi məlumatlara əsasən, bu və ya digər şöbəyə xərc limiti verir; lakin kadrlar və sistemlə bağlı qərarlar yuxarı rəhbərlik tərəfindən verilir. Layihə, əksinə, büdcədən iki istiqamətə uyğun istifadə edir: mövcud resurslardan (nailiyyətlər və kadrlar), onlar artıq idarənin sərəncamında və büdcəsində olan vəsaitlərdən istifadə və xarici tipli resurslardan məhdud istifadə. müvəqqəti olaraq cəlb edilənlər. Əlavə işçinin işə götürülməsi hər halda sabit xərclərlə nəticələnir; adətən artıq xidmətdə olan qüvvələrdən istifadə edən layihə üçün əlavə heyət vahidi.
• Büdcənin icrasının uğuru bilavasitə layihənin fəaliyyət planına, eləcə də resurslardan istifadə qrafikinə qüsursuz riayət edilməsi ilə bağlıdır. O, həmçinin ibarətdirmenecerin hər bir mərhələnin həyata keçirilməsini nə dərəcədə düzgün planlaşdırmasından, eləcə də layihə komandasında iştirak edən işçilərin müəyyən edilmiş qrafikə əməl edib-etməməsindən asılı olaraq. Müəyyən bir mərhələnin və ya işin bütövlükdə yerinə yetirilməsi ehtiyac səbəbindən, məsələn, insan və ya vaxt resurslarına ilkin olaraq müəyyən edildiyindən ləngiyirsə, bu, büdcəyə bir növ mənfi təsir göstərir, yəni layihə işinin yerinə yetirilməsi xərclərinin artması.

Oxşar qaydalardan, heç olmasa ideal vəziyyətdə, şirkətin öz büdcəsi olan bütün departamentlərinin menecerləri istifadə etməlidir. Bilməyə dəyər ki, onların hər biri büdcə səviyyəsini aşmamaq və müvafiq olaraq həddindən artıq xərcləmə üçün məsuliyyət daşıyır. Bununla belə, praktikada firmaların çox az hissəsi bu qaydaya ciddi şəkildə əməl edir. Digər tərəfdən, yalnız bir neçə şirkət departament direktorlarına şöbədə icra olunan layihə üçün həqiqətən lazım olan büdcə səviyyəsini təyin etməyə icazə verir.

Tenderlər, danışıqlar və razılaşmalar

Sonrakı, layihənin kulminasiya mərhələsini nəzərdən keçirmək məsləhətdir: tenderlərin, xüsusi saytların təşkili, həmçinin əməkdaşlıq və tərəfdaşlıq müqavilələrinin bağlanması.

Tender çərçivəsində bazara çıxarılan məhsul və xidmətlərin tədarükçülərinin seçimi həyata keçirilən rəqabətli tender başa düşülməlidir. Bələdiyyə və dövlət sifarişçiləri öz fəaliyyətlərini 44-FZ "Sahədə müqavilə sistemi haqqında" çərçivəsində həyata keçirirlər.dövlət təmin etmək üçün malların, işlərin, xidmətlərin satın alınması. və bələdiyyə ehtiyacları.”

Dövlət korporasiyaları, tənzimlənən fəaliyyəti həyata keçirən təşkilatlar, təbii inhisarlar 223-FZ “Müəyyən növ hüquqi şəxslər tərəfindən malların, işlərin, xidmətlərin satın alınması haqqında” qanuna uyğun olaraq işləyirlər. şəxslər” (məsələn, tikinti tenderləri).

Xüsusi məkanlar

Kommersiya strukturları Rusiya Federasiyasının ərazisində mövcud mülki qanunvericilik çərçivəsində fəaliyyət göstərir. Onlar tender saytlarında öz planları haqqında məlumat yerləşdirirlər. Sifarişçinin tələblərinə və Rusiya qanunvericiliyinə tam uyğun gələn həm fiziki, həm də hüquqi şəxslər satınalmada iştirak etmək hüququna malikdirlər.

Müxtəlif tenderlər var: açıq (yəni bütün iştirakçılar üçün), məsələn, açıq tender, kotirovkalar sorğusu, elektron auksion, təkliflər sorğusu; qapalı (yəni məhdud sayda şəxslər üçün), məsələn, məhdud auksionlar və müsabiqələr. Alış-veriş həm elektron formada, həm də kağız formada həyata keçirilə bilər.

Nəzərə almaq lazımdır ki, belə bir tədbirə ciddi hazırlıq, xüsusən də hüquqi, maliyyə və texniki hazırlıq tələb olunur. Bu, müqavilənin tətbiqi və icrasını təmin etmək üçün lazımdır. Buna görə də, menecerlər əvvəlcə öz heyətini komanda işi üçün qurmalıdırlar, çünki yekun nəticə işçilərin həyata keçirdikləri əməliyyatların uyğunluğundan asılıdır.

Tenderin həyata keçirilməsinin əsas mərhələləri

Sxematik olaraq, bu cür tədbirlərdə iştirak aşağıdakı kimi təqdim edilə bilər: Bazar təhlili → Seçim və sonrakı qəbulelektron imza → Qeydiyyat → Tender saytının axtarışı → Maliyyə təminatının hazırlanması → Xüsusi hesabın açılması (bu, 44-FZ-ə uyğun olaraq satınalma iştirakçıları üçün lazımdır) → Satınalmada iştirak üçün ərizənin hazırlanması və sonradan təqdim edilməsi → Birbaşa iştirak tenderdə. Son addım, əlbəttə ki, nəticə əldə etməkdir.

Təqdim olunan siyahının əsas mərhələsini nəzərdən keçirək: məsələn, tikinti tenderində iştirak. 44-FZ-ə uyğun olaraq elektron auksion olacaq. Əvvəlcədən müəyyən edilmiş vaxtda müştəri iştirakçıların müraciətlərinə baxmağa başlayır. Müraciətiniz hərracda iştirak etmək üçün uyğun hesab edildikdə, siz tikinti məhsulunu təqdim etməyə və ya müvafiq xidmətləri göstərməyə hazır olduğunuz minimum qiymət səviyyəsini hesablamalı, bu tender çərçivəsində işləri təşkil etməlisiniz.

Elektron auksion real vaxt rejimində keçirilir. Beləliklə, qiymət üçün son təklifi təqdim etdikdən sonra on dəqiqə ərzində iştirakçı "hərrac addımı"nda onlayn olaraq öz təklifini vermək hüququna malikdir: NMCC-nin 0,5% -dən 5% -ə qədər. Başqa sözlə, bir anda atıla biləcək addım, bildirişdə göstərilən tərəfdaşlıq (əməkdaşlıq) müqaviləsinin ilkin maksimum qiymətinin 5%-dən çox olmamalıdır.

Hərracın nəticələrinə əsasən protokol tərtib edilir. Hərrac başa çatmış hesab edildikdən sonra ərizələrin əlavə hissələrinə baxılma mərhələsi başlayır.

Nəticə

Beləliklə, biz büdcələşdirmə kateqoriyasını nəzərdən keçirdik:büdcənin məqsədi və növləri, layihə mərhələləri. Bundan əlavə, biz əsas mərhələni daha ətraflı təhlil etdik. Qeyd etmək lazımdır ki, hətta yeni başlayanlar da tenderdə qalib gələ bilər. Bunu necə tətbiq etmək olar?

Elektron ticarət müştərilərin, yəni pulun olmasını nəzərdə tutur. Bununla belə, tender qeyri-rəsmi münasibətləri istisna edir. Razılaşmanın heç bir yolu yoxdur. Müqavilədə müəyyən edilmiş şərtlərə əməl edilməməsi müqavilənin itirilməsi, vəsaitin itirilməsi və diskvalifikasiya səbəbindən digər hərraclarda iştirak imkanının itirilməsi ilə nəticələnə bilər. Yeni başlayanlar çox vaxt bayağı diqqətsizlik səbəbindən bu qaydaları pozurlar.

İlk növbədə ciddi qaydalar olmayan tenderlərə əl atmalısınız. Məsələn, kommersiya planının hərracında. Yalnız bundan sonra 44-FZ və 223-FZ-yə uyğun olaraq satınalma qanunvericiliyi ilə tənzimlənən ciddi tenderlərə keçmək məsləhətdir. Qələbənin əsas şərti təfəkkürdən başqa bir şey deyil. İlk növbədə, siz müqavilənin məbləği haqqında deyil, işin keyfiyyəti haqqında düşünməlisiniz.

Təsəvvür edin ki, siz hələ də qalibsiniz. Əlinizdə müqavilə var. Şirkət onu problemsiz yerinə yetirmək üçün əlavə imkanlar və qüvvələr tapa biləcəkmi? Yoxdursa, işçiləri işə götürmək və ya avadanlıq icarəyə götürmək üçün nə qədər pul lazımdır? Sövdələşmə sərfəli qalacaq?

Xatırladaq ki, iddiaçıların səhvləri arasında əsas olanlar müddətlərin pozulması, sənədlərin diqqətsiz öyrənilməsi, eyni vaxtda bir çox tenderlərdə iştirak etməyə cəhdlər, texniki planın nasazlığı,zərərlə ticarət edir. Bütün bunlar mənfi nəticələrə səbəb ola bilər. Bu səbəbdən sadalanan bütün çatışmazlıqların qarşısını əvvəlcədən almaq lazımdır.