Şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqənin nümunəvi tənzimlənməsi, nümunələr

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Hər bir müəssisənin fəaliyyətini tənzimləyən yerli sənədlər var. Ən əhəmiyyətlilərindən biri şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqənin tənzimlənməsidir (nümunə sənəd aşağıda təsvir olunacaq). Təşkilatın rəhbəri üçün bu, effektiv idarəetmə vasitəsidir. Gəlin şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqənin nümunəvi reqlamentini ətraflı nəzərdən keçirək.

Tələblər

Reqlament nə olmalıdır? Fəaliyyət prosesində mühasibat və təsərrüfat xidməti şöbələri, kadrlar üzrə məsul işçilərlə hesablaşma-planlaşdırma bölməsi, müəssisənin digər struktur bölmələri arasında qarşılıqlı əlaqə qaçılmazdır. Eyni zamanda, işçilərin təması ən qısa müddətdə qarşıya qoyulan vəzifələrin yerinə yetirilməsini təmin etməlidir. Şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqənin tənzimlənməsi nümunəsi, ilk növbədə, ifaçılar üçün əlçatan olmalıdır. Əgər onun inkişafına cavabdeh olan şəxs bütün müddəaları yazırsa, lakin tabeliyində olanlar heç nə başa düşə bilmirlərsə, sənəddə heç bir məna olmayacaq. Bu mövzuda nümunə bir nizamnamə formalaşdırmaqşöbələr arasında qarşılıqlı əlaqədə üç əsas prinsip nəzərə alınmalıdır:

1. Sənəd biznes prosesi modeli əsasında tərtib edilmişdir. Qaydaların keyfiyyəti birbaşa sxemin hərtərəfliliyindən asılı olacaq.
2. Sənəd strukturu proses modeli ilə müəyyən edilir. Reqlamentdə sxemin bütün bəndləri olmalıdır.
3. Məlumatların təqdimatı rəsmi, quru dildə həyata keçirilir. Sənədin mətnində qısa sadə cümlələrdən istifadə etmək tövsiyə olunur. Müddəalar birmənalı şəkildə tərtib edilməlidir. Bütün abreviaturalar və terminlər hərflə yazılmalıdır.

Məqsədlər

Şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqənin nümunəvi tənzimlənməsi təmin edir:

1. Sənədlərin hazırlanmasında nizam-intizamın yaradılması və saxlanması, struktur bölmələr arasında səmərəli əlaqə.
2. Komandada münaqişəli vəziyyətlərin qarşısının alınması. Əgər iş üçün qarşılıqlı əlaqə sxemləri əvvəlcədən müəyyən edilərsə, bu və ya digər işçinin proseslərdə iştirak payı, mübahisələr yaranmayacaq.
3. Yeni gələnlər komandasına sürətli giriş. Reqlament qarşılıqlı əlaqələrin strukturunu anlamağa kömək edir, işçinin hansı sənədlərdən istifadə edəcəyini, hansı xidmətlərlə əlaqə saxlayacağını göstərir.
4. İntizam nəzarəti.
5. İşlərin başqa işçiyə daha sürətli ötürülməsi (işdən çıxdıqda və ya məzuniyyətə gedərkən).
6. Maliyyə, insan və vaxt resurslarının itkisinin qarşısının alınması.

Struktur

Arasında qarşılıqlı əlaqənin tənzimlənməsi nədirşöbələri düzgün tərtib edilmiş hesab etmək olar? Tipik olaraq, sənədə aşağıdakı bölmələr daxildir:

1. Ümumi müddəalar.
2. Təriflər, terminlər və abreviaturalar.
3. Proseslərin təsviri.
4. Məsuliyyət.
5. Nəzarət.

Qanunvericilik aktları, QOST-lar və digər sənədlər anlayışlar mənbəyi kimi çıxış edə bilər. Sonunculara, xüsusən də nazirliklərin, idarələrin sərəncamları, hökumət qərarları daxildir. Eyni zamanda, müddəalarından istifadə edilmiş normativ sənədlərə istinadlar şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqə qaydalarına daxil edilməlidir. Səhiyyə müəssisələri üçün nümunədə, xüsusilə, Səhiyyə və Sosial İnkişaf Nazirliyinin, regionun Səhiyyə Nazirliyinin əmrlərinin göstəriciləri var.

Tətbiq

O, adətən biznes prosesinin qrafik modelini ehtiva edir. Bir neçə blokdan ibarət diaqram kimi təsvir edilmişdir. Qrafik təsvir PC proqram məhsullarından istifadə etməklə yaradıla bilər. Sxemlər müəyyən tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün xüsusi proseduru əks etdirir. Vizuallaşdırma mətndən daha əlverişlidir. Diaqram prosesin başlanğıcını və hər bir mərhələni, onlar arasındakı əlaqəni və son nəticəni aydın şəkildə göstərir. Bu model tez-tez 223-FZ-yə uyğun olaraq şirkətin şöbələri arasında qarşılıqlı əlaqə üçün qaydaların tərtibatçıları tərəfindən istifadə olunur. Sxem çıxışlar və girişlər, iştirakçılar və müştərilər kimi əsas parametrləri vurğulayır. Yeni başlayan şəxs belə bir modellə tanış olarsa, o, prosesin xüsusiyyətlərini dərhal başa düşəcək və konkret tapşırığı həyata keçirməyə hazır olacaq.

Təlimatlar

Birinci mərhələdə siz sənədin mövzusunu və məsul şəxsləri, yəni kimləri müəyyənləşdirməlisiniz.tərtib edir və hansı qaydalar. Xüsusilə mühasibat şöbələri arasında qarşılıqlı əlaqə qanunvericilikdə təsbit olunmuş aydın sxem üzrə həyata keçirilir. Bu struktur bölmədə həmişə hesabat tələblərinə uyğunluğa cavabdeh olan ən vacib şəxs var. O, şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqə üçün reqlamentlərin tərtibinə cavabdeh şəxs ola bilər. Nümunə sənəd bütün işçilər tərəfindən müzakirə edilməlidir. Bunun üçün ümumi yığıncaq təşkil edilir. Əgər sənəd ikidən çox şöbənin maraqlarının toqquşduğu prosesi tənzimləyirsə, o zaman əsas işçilərin müzakirəyə cəlb edilməsi vacibdir. İnkişafa cavabdeh olan şəxs həmkarlarına qaydaların həyata keçirilməsinin vacibliyini izah etməlidir.

Proseslərin təsviri

Onun həcmi qarşılıqlı əlaqənin mürəkkəbliyindən asılı olacaq. Əgər proses sadədirsə və ona cavabdeh olan işçi icranın bütün mərhələlərini yaxşı başa düşürsə, o zaman özü də digər struktur bölmələrlə iş sxemini tərtib edə bilər. Bundan sonra o, digər iştirakçılarla sənədi müzakirə etməlidir. İş prosesi mürəkkəbdirsə, hər bir işçi modelin özünəməxsus hissəsini inkişaf etdirir. Bundan sonra bütün layihələr tərtib edilir və müzakirə olunur. Əsas sənədlə tanışlıq zamanı bütün maraqlı işçilər müəyyən düzəlişlər və əlavələr təklif edə bilərlər. Bundan sonra şirkətin şöbələri arasında qarşılıqlı əlaqə qaydaları rəhbərə verilir.

Bəyanat

Birbaşa edilə bilər. Bu zaman başçı özü arasında qarşılıqlı əlaqə qaydalarını imzalayırşirkətin şöbələri. Sənəd nümunəsi dolayı yolla da təsdiq edilə bilər. Bu vəziyyətdə rəhbər əmr verir. İnzibati aktın qeydiyyat məlumatları təsdiq möhürünə daxil edilir.

Məsuliyyətli şəxsin işinin xüsusiyyətləri

Bəzi təşkilatlarda dövlətdə keyfiyyət meneceri vəzifəsi təmin edilir. Təcrübədə sənədlərin hazırlanmasının müəyyən mərhələləri hazırlanmışdır. Onlara şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqə qaydalarını tərtib edən menecer riayət etməlidir. Əsas addımlara nümunə:

1. Prosesləri müəyyənləşdirin.
2. Qrafikin qurulması.
3. Ətraflı təsvir.
4. Mətn hazırlanır.

Məsuliyyətli mütəxəssis müxtəlif departamentlərdəki işçilərin qrafikini öyrənir. Bu, şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqə qaydalarına daxil edilmiş standart vəziyyətlərin təsvirini tərtib etmək üçün lazımdır. Nümunə: "Yanacaqdoldurma məntəqəsi texniki vasitələrdən istifadə etməklə yoxlanılır, məsələn… Yoxlama başa çatdıqdan sonra hesabat yaradılır."

Son məqsədin müəyyən edilməsi

Reqlamentin tərtibinə cavabdeh olan şəxs bütün proseslər haqqında təsəvvürə malik olmalı, işçilərin vəzifələrini bilməli, müvafiq ixtisas və peşəkarlıq səviyyəsinə malik olmalıdır. Sənədin məqsədi işçilər üçün aydın olmalıdır. Əks halda, qaydaların tətbiqi işçilər üçün əlavə yük olacaq.

Optimallaşdırma və dizayn

Müəssisədə gedən proseslərin hərtərəfli öyrənilməsi, müəyyən etməyə imkan verirzəif nöqtələr. Vəziyyətlərin, nəticələrin, əməliyyatların təhlili fəaliyyəti optimallaşdırmağa imkan verir. Bu da öz növbəsində bizə gələcək inkişafın bir neçə ssenarisini formalaşdırmağa imkan verir. Beləliklə, müəssisə hər şeyi olduğu kimi qoya, yeni iş modeli yarada və ya köhnəsini düzəldə bilər.

Nüanslar

Hər bir işçinin nə etməli olduğunu və əldə edilən nəticələrin onun qazancına necə təsir edəcəyini aydın şəkildə başa düşməsi vacibdir. Odur ki, reqlament təsdiq olunmazdan əvvəl onun müzakirəsi lazımdır. Sənədin hazırlanmasında əsas rol, təbii ki, işçi qrupunun (layihənin) rəhbərinə həvalə edilir. Bu mütəxəssisin vəzifəsi kritik suallar qaldırmaqdır. O, aydın proses modelini təqdim etməyi bacarmalıdır. Hər bir iştirakçı şəkli öz gözləri ilə görür. Ortaq bir anlayış olmalıdır. Hər bir iştirakçı reqlamentin yaradılmasında məsuliyyəti izah etməlidir. Əksər hallarda komandalar belə bir sənədin həyata keçirilməsinə şübhə ilə yanaşırlar. Prosesin mürəkkəbliyindən asılı olaraq, qaydaların tətbiqi 4-12 ay çəkir.

Giriş funksiyaları

Yeni reqlament təqdim etmək üçün siz:

1. Əvvəlki sənədləri etibarsız tanıyın.
2. Reqlamenti aktivləşdirmək üçün yeni yerli aktları təqdim edin.
3. Təsdiq olunmuş qaydaları tətbiq etmək üçün lazım olan sənədləri hazırlayın.
4. Avtomatlaşdırılmış məlumat bazalarının yeni modullarını gözəlləşdirin və ya tətbiq edin.
5. Standartlaşdırılmamış sənədlərin formalarını hazırlayın.
6. İşçi heyətini dəyişdirin və ya əlavə edincədvəl.
7. Yeni vəzifələr üçün namizədlər tapın, işçiləri təyin edin və ya köçürün.
8. İfaçılara yeni qaydaları öyrədin.
9. İşçilərlə əlaqə saxlayın.
10. Reqlamentin sınaq tətbiqini həyata keçirin.
11. Eksperimental icranın nəticələrinə əsasən mətni düzəldin.
12. Sənədin son versiyasını işə salın.
13. Reqlamentin keyfiyyətinə nəzarət üçün prosedurları müəyyən edin.

Sənədin icrası ilə bağlı tədbirlər müəyyən edildikdən sonra rəhbər əmr verir. Qeyd edək ki, tədbirlərin müddəti ilə əlaqədar reqlamentin təsdiqi və birbaşa qüvvəyə minmə tarixi fərqli olacaq. İşçilərin sənəd tərtib edərkən yol verdiyi əsas səhvləri daha ətraflı nəzərdən keçirək.

Təcrübə ilə uyğunsuzluq

Nizamnamələrin yaradılmasını müəssisədəki əmək fəaliyyəti ilə birbaşa əlaqəli olan işçiyə həvalə etmək vacibdir. Tutaq ki, təşkilat çox böyük olub. Rəhbərlik, vəzifələri inkişaf məsələlərini həll etməkdən ibarət olan xüsusi bir xidmət yaratmağı yaxşı ödəyə bilər. Müvafiq olaraq, şöbə müəssisənin bütün proseslərini təsvir etmək vəzifəsini qoyacaqdır. Amma bu tədbirin məqsədi onlar üçün əhəmiyyətsizdir. Əgər tənzimləmələr real fəaliyyətlə məşğul olmayan şəxslər tərəfindən aparılırsa, o zaman onu idarə edən işçi sxemi icra etməyəcək. Müvafiq olaraq, sənədin işləməsinin mənası yoxdur.

Elastiklik çatışmazlığı

Bir çox məsul şəxslər maksimuma can atırlardetal. Bu vəziyyət reqlamentlərin hazırlanması ilə real istehsal proseslərinin təsviri arasındakı fərqləri bilməməkdən yaranır. Vəzifə əməliyyatları avtomatlaşdırmaqdırsa, onların təfərrüatları işçilərə kömək etmək üçün nəzərdə tutulub. Reqlamentlərə ehtiyac o zaman yaranır ki, istehsalda çoxlu insanlar iştirak edir. Onların hərəkətləri çox vaxt təkrarlanır, lakin hər bir şəxs bu və ya digər əməliyyatı özünəməxsus şəkildə şərh edir. Tənzimləmə mübahisələri həll etmək məqsədi daşıyır. Nəzərə almaq lazımdır ki, təşkilatın işçiləri vəziyyətdən asılı olaraq bu və ya digər qərar qəbul etməyə imkan verən müəyyən fəaliyyət azadlığına malik olmalıdırlar. Məsələn, müştəri bir müddət sonra deyil, dərhal cavablandırıla bilər.

Böyük həcm və mətnin mürəkkəbliyi

5-7 səhifədən ibarət qaydalar optimal sayılır. Eyni zamanda, onun məzmunu tutumlu, lakin qısa olmalıdır. Mürəkkəb, çoxhissəli cümlələrdən istifadə etmək tövsiyə edilmir. Mətn başa düşülən olmalıdır. Bundan əlavə, şərtlərə diqqət yetirməlisiniz. Siz anlayışları sinonimlərlə əvəz etməməli, deşifrə etmədən ixtisarlardan istifadə etməlisiniz.

İnformasiya təhlükəsizliyi və İT departamentləri arasında qarşılıqlı əlaqə

Hazırda bir çox müəssisələrdə bu xidmətlərin əlaqəsi çox çətindir. Çətinliklər İT və informasiya təhlükəsizliyi departamentlərinin daxili münaqişələri ilə bağlıdır. Onların səmərəli əməkdaşlığını təmin etmək üçün bir neçə variant var. Birinci və ən sadəsi informasiya texnologiyaları xidməti daxilində informasiya təhlükəsizliyi üzrə ixtisaslaşan işçilərin (bir və ya daha çox) olmasıdır. İT departamentləri arasında qarşılıqlı əlaqə qaydaları vəIB bu halda əməkdaşlığa tipik yanaşmaları əks etdirir. İşin təşkili informasiya təhlükəsizliyinin informasiya texnologiyalarının təminatının bir hissəsi olması barədə hökm sürən stereotip əsasında həyata keçirilir. Əgər müəssisədə bu xidmətlər arasında ziddiyyətlər yoxdursa, o zaman menecer informasiya təhlükəsizliyi xidmətini İT şöbəsinin ayrıca strukturu kimi təşkil etmək barədə düşünə bilər. Müvafiq olaraq, bu cür fəaliyyətləri təmin etmək üçün daha çox resurs, o cümlədən maliyyə vəsaitlərinin ayrılması lazım gələcək.

Tipik nümunə

Ümumi Müddəalar müəyyən edir:

1. Sənədin məqsədi. Bir qayda olaraq, belə bir ifadə var: "Hazırkı əsasnamə proseduru müəyyən edir …".
2. Əhatə dairəsi. Qayda işçilərə və ya obyektlərə şamil oluna bilər.
3. Aktın işlənib hazırlandığı normativ sənədlər.
4. Reqlamentlərin təsdiqi, tənzimlənməsi, ləğvi qaydaları.

“Terminatlar, abbreviaturalar, təriflər” bölməsində sənəddə istifadə olunan anlayışlar verilmişdir. Bütün abreviaturalar hərflə yazılmalıdır. Şərtlər əlifba sırası ilə verilməlidir. Hər bir anlayış vahidlərlə yeni sətirdə göstərilir. h) Termin tərifi “bu” sözü olmadan, tire vasitəsilə verilir. "Prosesin təsviri" bölməsində addım-addım təsvir verilir. yarımbəndlərin daxil edilməsi məqsədəuyğundur. Onların hər biri müəyyən bir mərhələyə uyğun olacaq. Eyni bölmədə müəyyən əməliyyatların yerinə yetirilməsində iştirak edən işçilər göstərilir. Yalnız hərəkətlər deyil, həm də onların nəticəsi təsvir olunur.

Məsuliyyət və nəzarət

Qaydalarda müddəalara əməl etməyən şəxslərə qarşı sanksiyaların tətbiqi mümkünlüyünün göstəricisi olmalıdır. Qanunla məsuliyyətə yol verilir. Bu, cinayət, inzibati və ya intizam ola bilər. Qaydaların yerinə yetirilməsinə nəzarət edən işçinin tam adı və vəzifəsi mütləq göstərilməlidir.