Katib funksiyaları olan ofis menecerinin iş təsviri: xüsusiyyətlər və tələblər

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Yalnız şirkət rəhbəri və onun işçiləri də daxil olmaqla kiçik bir heyət olsa belə, iş prosesini idarə etməyə və idarə etməyə qadir təşkilatçı qüvvə olacaq məsul işçi lazımdır - mətni müəyyən edən ideya budur. ofis menecerinin iş təsviri.

Bu vəzifə ərizəçidən bir sıra xüsusi bacarıqlara və müvafiq təhsilə, eləcə də insanlarla ünsiyyət qurmaq bacarığına malik olmasını tələb edir. Lakin tələblərin siyahısı bununla məhdudlaşmır.

İş təsviri

Artıq vəzifə üçün müraciət mərhələsində olan namizəd onun şirkətdə hüquq, vəzifə və məsuliyyətlərini tənzimləyən normativ aktla tanış ola bilər. Belə bir sənəd iş təsviri adlanır. Beş əsas bölmədən ibarətdir:

1. Ümumi müddəalar. Onlarda bütün təşkilati məlumatlar var: müəssisənin adı, tutduğu vəzifə və aid olduğu struktur bölmə. O, həmçinin tabeçiliyi, vəzifənin tutulması və işdən azad edilməsi qaydasını, habelə təhsilə dair tələbləri vəkvalifikasiyalar.
2. Məsuliyyətlər. Bu bölmədə işçinin öhdəliklərinin siyahısı, habelə onların həyata keçirilməsi yolları təqdim olunur.
3. İşçinin hüquqları, yəni vəzifələrin səmərəli icrasına töhfə verən bütün əlavə imkanlar.
4. Məsuliyyət. Bu bölməyə uyğun olaraq, rəhbərlik performansın qiymətləndirilməsi, yüksəliş və ya cəza ilə bağlı qərarlar qəbul edir.
5. Münasibətlər. Bu bölmə işçinin öz funksiyalarını yerinə yetirməsi zamanı malik ola biləcəyi xarici və daxili bölmələrlə bütün əlaqələri tənzimləyir.

İş təsvirinin tərtib edilməsi prinsipləri

Bu cür sənədlərin hazırlanmasının normativ əsasını rəhbər, mütəxəssislər və digər işçilərin vəzifələri üçün İxtisas kataloqu təşkil edir (1998). Onun inkişafı zamanı vəzifənin təsvirinə və işçinin vəzifələrini yerinə yetirməsi üçün şəraitə böyük diqqət yetirilmişdir. İşin xüsusiyyətləri sənədin başlığına daxil edilir, məsələn, "Katibin iş təsviri" (ofis müdiri və ya baş mühasib).

Bundan əlavə, eyni başlıqlı, lakin fərqli vəzifələrə malik iki vəzifə varsa, bu fərqləri əks etdirmək üçün müxtəlif sənədlər hazırlanmalıdır. Kadrlar üzrə məsul işçinin ofis menecerinin vəzifə təlimatları katib üçün eyni reqlamentdən müəyyən fərqlərə malikdir.

Ofis meneceri üçün tələblər

Vəzifə üçün namizəd bu və ya digər şəkildə insanları idarə etməli olacaq. Bu, kiçik bir şirkətdə bir neçə nəfər və ya böyük bir müəssisənin bütün inzibati heyəti ola bilər. Təbii ki,ərizəçi özünə güvənən fərdi kompüter istifadəçisi olmalı və digər ofis avadanlıqları (skaner, printer və ya faks) ilə işləməyi bacarmalıdır. Ofis meneceri tez-tez bir şirkətin nümayəndəsidir, ona görə də yaxşı nitq və işgüzar məktublar tərtib etmək bacarığı ilkin şərtdir. Çox vaxt şirkətlər belə işçilərdən ofis işinin əsaslarını və əmək qanunlarını bilmələrini tələb edirlər. Ən azı bir xarici dil bilmək hələ də arzu olunan bacarıqdır, lakin böyük bir müəssisəyə müraciət edərkən bu, artıq məcburi tələblərdən biridir.

Bəzi hallarda ofis meneceri öz vəzifələrini digər işçilərin funksiyaları ilə birləşdirməli olur. Bu, tələb olunan bacarıqların artmasına səbəb olur. Beləliklə, mühasib funksiyalarına malik ofis meneceri müvafiq təhsilə və xüsusi proqramlara malik olmalıdır.

Əsas öhdəliklər

Katiblik funksiyaları olan ofis menecerinin tipik iş təsvirinə aşağıdakı maddələr daxildir:

• həm gələn, həm də gedən məktubların idarə edilməsi; onların şirkət daxilində yenidən bölüşdürülməsi;
• müqavilə və sazişlər üzrə öhdəliklərin yerinə yetirilmə müddətinə nəzarət;
• gedən və gələn zəngləri qəbul edir;
• müştərilər və tərəfdaş şirkətlərin nümayəndələri ilə işləmək;
• zəruri dəftərxana ləvazimatlarının mövcudluğuna nəzarət;
• ofis avadanlığının işlək vəziyyətdə saxlanılması və nasazlıq zamanı mütəxəssislərin çağırılması;
• iş qrafiki daxilində vaxt bölgüsü (bəzilərindəhallarda və lider üçün);
• lazımi tədbirlərin təşkili (görüşlər, konfranslar, işgüzar səfərlər, korporativ partiyalar);
• görüşlərin dəqiqələri;
• korporativ vebsayta yeni məzmunun yenilənməsi və əlavə edilməsi.

Bu siyahıya yalnız əsas tələblər daxildir. Bağlanmaqda olan əmək müqaviləsinin xüsusiyyətlərinə uyğun olaraq digər maddələr də əlavə edilə bilər. Kadrlar məmuru funksiyalarına malik ofis menecerinin iş təsviri, məsələn, işçiyə bütün hesabat sənədlərini vaxtında aparmağı və təqdim etməyi və ya olmadıqda kadrlar şöbəsinin müdirini dəyişdirməyi tapşırır.

Əlavə məsuliyyətlər

Əsas funksiyalara əlavə olaraq, ofis menecerinin iş təsviri şirkətin fəaliyyətindən asılı olaraq dəyişə bilən müxtəlif vəzifələrin siyahısını ehtiva edir. Ofis menecerinə inzibati orqanlarla işləmək, yəni ticarət aparmaq, şirkətin və ya törəmə müəssisənin filialını açmaq və s. icazə almaq üçün göstəriş verilə bilər.

Ən məsul vəzifələrdən biri direktorun olmadığı zaman şirkətin faktiki idarə olunmasıdır. Təbii ki, bu, o halda mümkündür ki, işçi özünü məsuliyyətli və etibar edilə bilən bir şəxs kimi təsdiqləsin. Bundan əlavə, ofis menecerinin iş təsvirində tez-tez ümumi etibarnamənin verilməsi zərurəti haqqında bənd var. Belə bir sənəd ola bilərməsələn, yüksək əhəmiyyətli məktubları almaq üçün tələb olunur.

Qeyri-rəsmi tələblər

Böyük şirkətlər adətən bu vəzifəyə namizədlərə tələblər və öhdəliklər siyahısından tam xəbərdar olmaq üçün ofis meneceri iş təsviri nümunəsi ilə əvvəlcədən tanış olmağa icazə verir.

Lakin belə səlahiyyətlərə malik olsa belə, ərizəçi başa düşməlidir ki, o, müəssisənin çoxsaylı işçilərindən biri olaraq qalır. Bu baxımdan, iş təsvirində yazılmayanları unutmaq olmaz. Katiblik funksiyalarını daşıyan ofis meneceri zamana həssas olan bir şəxs olmalıdır ki, onu lazımi şəkildə paylaya bilsin.

İş axını tapşırıqları

Onun işi üçün ən vacib tələb səmərəlilikdir, ona görə də belə bir vəzifə tutan şəxs ofis materiallarını qənaətlə xərcləməyə, sərf olunan elektrik enerjisinin miqdarına nəzarət etməyə borcludur.

Şirkətin digər işçiləri üçün ofis meneceri demək olar ki, rəhbərlə bərabər məsuliyyət daşıyır. Buna görə də o, iş şəraitinin qəbul edilmiş sanitariya normalarına və təhlükəsizlik qaydalarına uyğun olmasını təmin etməlidir. Nəhayət, bilavasitə vəzifələrini yerinə yetirərkən ofis meneceri məxfi sənədlərə giriş əldə edir, buna görə də tələblərdən biri kommersiya sirrinin və ya şirkətin bazardakı mövqeyinə xələl gətirə biləcək hər hansı digər məlumatın açıqlanmaması haqqında müqavilənin imzalanmasıdır..

Sağ ofis-menecer

Təbii ki, belə bir sıra vəzifələrin icrası işçiyə xüsusi hüquqlardan istifadə etməyə imkan verir. Onlar həmçinin ofis menecerinin iş təsvirində yazılıb. Onlardan bəzilərinin mahiyyəti, məsələn, məxfi məlumatlara çıxış imkanları birbaşa öz vəzifə öhdəliklərini yerinə yetirmək zərurətindən irəli gəlir. Digərləri güc imtiyazları ilə əlaqələndirilir. Belə ki, ofis meneceri digər işçilərdən istehsal sənədlərində səhlənkarlıqla yol verdikləri səhvləri düzəltməyi tələb etmək, onlar üçün həvəsləndirmə məbləği təyin etmək və ya səhlənkarlığa görə cəzalar tətbiq etmək hüququna malikdir.

Çox vaxt ofis meneceri işçilərlə rəhbər işçilər arasında əlaqədir. Bu vəzifə ona daha yaxşı iş şəraiti üçün səy göstərməyə və həm bir şöbənin, həm də bütövlükdə müəssisənin iş keyfiyyətinin yaxşılaşdırılması üçün kollektiv istəklərini təqdim etməyə imkan verir.

Satış şöbəsinin ofis menecerinin iş təsvirinin xüsusiyyətləri

Ofis menecerləri çoxdan böyük və kiçik şirkətlərdə əvəzolunmaz olublar, ona görə də belə bir vakansiyanı doldurmaq üçün onların bəzi xüsusi bacarıqlara ehtiyacı var. Ümumi bir hal, bir neçə ofis menecerinin eyni müəssisədə xüsusi funksiyaları olan, üzərində böyük bir işçinin işlədiyi zamandır. Onların iş təsvirləri mahiyyətcə eynidir, lakin əlavə funksiyalar dəstində fərqlənir.

Beləliklə, əgər ofis meneceri satış departamentində işləyirsə, onun iş təsvirində aşağıdakı elementlər ola bilər:

• yeni satış nöqtələri axtarın;
• tələbin strukturunda dəyişiklikləri izləmək;
• mükəmməl satışlar haqqında hesabat sənədlərinin hazırlanması;
• sifarişləri qəbul etmək və onların sonrakı işlənməsi üçün müştəri ilə birbaşa iş;
• malların çeşidində mümkün dəyişikliklər və qiymətlərin yenidən hesablanması barədə müştəriləri məlumatlandırmaq üçün işləyir;
• lazımi görüşlər təşkil etmək;
• malların tədarükü üçün müqavilələrin imzalanması.

Əlavə tələblər şirkət tərəfindən təklif olunan malların xüsusiyyətləri ilə bağlı ola bilər. Əgər şirkət daşınmaz əmlakın alqı-satqısı ilə məşğuldursa, o zaman ofis menecerinin vəzifələrinə məlumat kitabçalarının hazırlanması və konkret sənədlərin icrası daxil ola bilər.

Ofis menecerinin məsuliyyəti

Ofis meneceri öz vəzifələrini yerinə yetirmədikdə, hüquqpozmalara, o cümlədən kommersiya sirrinin açıqlanmasına və ya şirkətin imicinə xələl gətirən digər hərəkətlərə yol verdikdə inzibati, mülki qaydada nəzərdə tutulmuş qaydada məsuliyyət daşıyır. və cinayət məcəllələri. Əgər təşkilata maddi ziyan dəyibsə, o zaman cəza əmək məcəlləsinin müddəalarına uyğun olaraq verilir.