İş məktubunu necə yazmaq olar: qaydalar və təlimatlar

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

İstənilən biznesin əsas atributu işgüzar yazışmalardır. Hər bir müəssisənin işçiləri həmkarları və müştəriləri, təchizatçıları və istehlakçıları ilə ünsiyyət qururlar. Ümumiyyətlə, istənilən ofisin gündəlik iş rejiminə, şübhəsiz ki, yazışmalarda iştirak daxildir.

Müəssisə və təşkilatlarda əksər işçilərin hər gün çoxsaylı mesajlar göndərib qəbul etmələrinə baxmayaraq, onları yaradarkən heç də hamı müəyyən edilmiş norma və qaydalara əməl etmir. Belə çıxır ki, iş məktubunu düzgün və düzgün yazmaq o qədər də sadə deyil. Dünyada tətbiq olunan və iş axını ilə əlaqəli bir sıra tələblər və nümunələr var. Onlara iş məktubu yazmaq qaydaları, eləcə də dizaynla bağlı əsas məqamlar daxildir.

Üçüncü tərəf təşkilatına və ya sadəcə qonşu departamentdəki həmkarınıza mesaj yazarkən ciddi üsluba riayət etməlisiniz (mehriban yazışmalar istisna olmaqla, bunun üçün heç bir şərt yoxduroxşar məhdudiyyətlər). Əməliyyatın əhəmiyyətini və ya sınaqdan keçirilmiş məhsulların ləzzətini təsvir etmək üçün çox emosional sözlərdən istifadə etməyin. İş məktubu aydın, qısa və əsaslı şəkildə məhdudlaşdırılmalıdır.

Mesaj alıcıdan başlamalıdır. Üçüncü tərəf təşkilatının işçisi üçün nəzərdə tutulubsa, mütləq onun adını, alıcının mövqeyini, habelə tam adını göstərməlisiniz. Sənədin şirkət daxilində qalması halında, soyadın baş hərfləri ilə yazılması kifayətdir (tutduğu vəzifəni də əlavə edə bilərsiniz).

Kənar təşkilata iş məktubu şirkətin blankında olmalıdır (elektron və ya kağız üzərində göndərilməsindən asılı olmayaraq). Əgər o yoxdursa, sadəcə olaraq sənədin "başlığında" göndərənin təfərrüatlarını göstərə bilərsiniz.

Mətni tərtib etməyə başlamazdan əvvəl onun strukturu haqqında düşünmək, yazının əsas məqamlarını və məqsədlərini müəyyən etmək lazımdır. Bu, yazı prosesini xeyli asanlaşdıracaq. Məktub yalnız göndərənin adını deyil, həm də vəzifəsini, habelə təmsil etdiyi müəssisənin adını göstərən imza ilə bitməlidir.

Potensial müştəriyə və ya partnyora təklif göndərərkən, siz mütləq əməkdaşlığa görə minnətdarlığınızı bildirməli və gələcək birgə işlərə ümidinizi bildirməlisiniz.

İşgüzar yazışmalarda istifadə olunan qaydalara əlavə olaraq tövsiyələr də var. Məsələn, müəyyən bir şəxsə ünvanlanan hər hansı bir sənəd tam adı ilə "əziz" sözləri ilə başlamalıdır vəbaş hərflər deyil. Hərflərdə ixtisarlardan istifadə etməyə ehtiyac yoxdur, məsələn, "uv" yazın. və ya ünvan sahibinin vəzifəsini, onun iş yerini az altmaq.

Beynəlxalq sənəd dövriyyəsi ən çətin hesab olunur, çünki hər bir dövlətin öz ünsiyyət nüansları var və xarici tərəfdaşlarla yazışmalı olduğunuz dil həmişə məktubun müəllifinə aydın deyil, ona görə də siz tərcüməçilərin xidmətindən istifadə etməlidirlər. Belə bir mütəxəssisin xidmətlərinə müraciət etməzdən əvvəl onun ingilis dilində iş məktubu yazmağı bildiyini və ya banal hərfi tərcümədən danışdığını aydınlaşdırmaq lazımdır. Xarici sənəd dövriyyəsinin davamlı olaraq aparılması planlaşdırılırsa, onun üzərində iş məktubu yazmaq üçün kifayət qədər xarici dil bilən işçi işə götürmək daha yaxşıdır.

Ümumiyyətlə, tapşırığın yerinə yetirilməsi bir çox cəhətdən sənədin necə tərtib edilməsindən və necə tərtib edilməsindən asılıdır. Ona görə də ünsiyyət qurarkən iş etiketinin əhəmiyyətini heç vaxt qiymətləndirməyin.