Katib: peşənin vəzifələri və xüsusiyyətləri

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Sənəd işləri əksər müəssisələr, təşkilatlar və özəl şirkətlər üçün xarakterik fəaliyyətdir və bütün sənədlərin toplanması, icrası və saxlanmasını nəzərdə tutur. İnformasiyanın əldə edilməsi və emalının səmərəliliyi sənədlərin hazırlanmasının düzgünlüyündən və savadlılığından asılıdır və bu, səmərəli qərarların vaxtında qəbul edilməsinə səbəb olur. Müvafiq olaraq, hər hansı bir təsərrüfat subyektinin ştatında vəzifəsi sənədlərin idarə edilməsinə qədər uzanan bir məmur var. Katibin vəzifələri nələrdir?

Peşənin xüsusiyyətləri

Vəzifələri sənədləşmə işlərindən tutmuş operativ qərarların qəbuluna qədər dəyişən bir məmura həmişə əmək bazarında tələbat var. Sənəd dövriyyəsi olan istənilən şirkətdə işləyə bilər. Bu gün qanunvericiliyə əsasən, mülkiyyət formasından və sahəsindən asılı olmayaraq hər bir müəssisədən fəaliyyətinə və maliyyəsinə dair düzgün rəsmiləşdirilmiş təsdiqedici sənədlər tələb olunur və onların saxlanılması məsul işçinin üzərinə düşür. Bu peşəyə əlaqəli vəzifələrdən gəlirlər: dispetçer-operator, katib-referent,ofis meneceri və ya yardım masasının işçisi. Yaxşı ofis işçisi əvəzolunmaz mütəxəssis və menecerin etibarlı köməkçisidir. Vəzifələri bayağı sənədləşmə işlərini çoxdan aşmış kargüzar rəhbərin şəxsi köməkçisi ola bilər. Bu peşənin mütəxəssisi ilk növbədə şirkət qeydlərinin təşkili və saxlanmasına cavabdeh olan bir işçidir. Çox vaxt ofisdə işləyir və vergi, mülki, məhkəmə qanunvericiliyini rəhbər tutur. Kiçik firmalarda vəzifələri yalnız sənədləşmə işlərini doldurmaqdan ibarət olan məmur öz vəzifələrini təkbaşına yerinə yetirir. Ola bilər ki, o və katib eyni adamdır. Ştatdakı iri şirkət və korporasiyalarda bu istiqamətdə bir neçə işçi var ki, onlar müəyyən bir sıra məsələlər üzrə sənədləri emal edirlər.

Katibin funksional vəzifələri

Onun əsas vəzifəsi şirkətin sənəd dövriyyəsini təmin etməkdir, o:

• bütün işgüzar sənədləri və məktubları qəbul edir, uyğunlaşdırır, çeşidləyir, göndərir;
• işgüzar yazışmalar aparır;
• onların xüsusi jurnallarda uçotunu aparır və xüsusilə vacib məlumatların açıqlanmamasına nəzarət edir, həmçinin sənədlərin vaxtında və düzgün icrasına nəzarət edir;
• rəhbər və işgüzar görüşlər üçün bütün lazımi materialları hazırlayır;
• arxivin işini təşkil edir.

Tələblər qoyulur

İşçinin ali təhsil (iqtisad, hüquq) diplomu olmalıdır, elə vaxtlar olur ki, orta təhsil kifayət edir. Namizəd dili mükəmməl bilməli, işgüzar sənədlərin aparılması üçün əsas qaydaları bilməlidir. Bu peşə mütəxəssisdən təkcə peşəkarlıq və intellektual qabiliyyətlər deyil, həm də dəqiqlik, təşkilatçılıq, punktuallıq, xoşməramlılıq kimi şəxsi xüsusiyyətlər tələb edir. Katib işləmək istəyən şəxs uzunmüddətli konsentrasiya qabiliyyəti, əla yaddaş, psixoloji sabitlik, ünsiyyət bacarıqları və tənqidi konstruktiv qavrayış qabiliyyəti ilə seçilməlidir. Çox vaxt şəxsi keyfiyyətlərə və təhsil diplomuna əlavə olaraq namizədə digər tələblər də qoyulur, məsələn, xarici dil bilikləri. Bu gün bir çox şirkətlər xarici müəssisələrlə əməkdaşlıq edir və anlaşılmazlıqların qarşısını almaq üçün məmur xarici dildə danışmalıdır, əksər hallarda bu ingilis dilidir.