Layihənin planlaşdırılması Prosesin mərhələləri və xüsusiyyətləri, planın hazırlanması və hazırlanması

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Planlaşdırma zamanı uzunmüddətli perspektivdə təşkilatın məqsədlərinə çatmaq üçün keyfiyyət və kəmiyyət qərarları qəbul edilir. Üstəlik, bu cür işlərin gedişində optimal yolları dəqiq müəyyən etmək mümkündür. Layihənin planlaşdırılması, təşkilatın inkişafının həyata keçiriləcəyi dəqiq bir sxemin hazırlanmasıdır. Bu, bütün detalları düşünməyə, problemlərin həlli yollarını seçməyə və məqsədlərinizə çatmağa imkan verir. Belə işlərin necə həyata keçirildiyi daha sonra müzakirə olunacaq.

Görüş planlaşdırılır

Layihənin planlaşdırılması biznesin idarə edilməsində mühüm prosesdir. Bu son dərəcə vacibdir, buna görə də bu gün demək olar ki, hər bir şirkət bu işi yerinə yetirir. Bir az vaxt və resurs tələb edir, lakin nəticə verir.

Planlaşdırma keyfiyyətindən layihənin idarə edilməsinə qədəronların sonrakı həyata keçirilməsindən asılıdır. Belə bir prosedur zamanı təşəbbüs həyata keçirilir, bu müddət ərzində nizamnamə, iştirakçıların reyestri təsdiqlənir və gələcək inkişaf üçün strateji istiqamət seçilir.

İlk olaraq əsas hərəkətlərin sırası işlənir. Onların təsdiqindən sonra təfərrüatlar hazırlanır.

Gələcək layihənin konsepsiyasını və onun gedişatının əsas mərhələlərini qeyd edərək, rəhbərlik onun bütün mərhələlərini düzəldə, qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olmaq üçün ən yaxşı yolları seçə biləcək.

Layihənin planlaşdırılması idarəetmədə mühüm prosesdir. Bu, inkişaf yolunda hərəkəti vaxtında düzəltməyə, sonradan nəzarət etməyə imkan verir. Faktiki göstəricilər planlaşdırılanlarla müqayisə edilir ki, bu da planlaşdırılan tapşırıqların yerinə yetirilmə dərəcəsi haqqında məlumatları ortaya qoyur. Monitorinq zamanı xarici və daxili mənbələrdən məlumatların daim yenilənməsi nəzərə alınır. Planda müəyyən edilmiş şərtlər, şərtlər və göstəricilər dəyişdirilə bilər, çünki onlar real vəziyyətə uyğun olmalıdır.

Planlaşdırma bütün layihə idarəetmə proseslərinə birbaşa təsir göstərir. Ona görə də hər bir təşkilat tərəfindən həyata keçirilir. Dəqiq müəyyən edilmiş hərəkət ardıcıllığı olmadıqda heç nəyi idarə etmək mümkün deyil. Bu mərhələlər tapşırıqlardır ki, onların həyata keçirilməsi məqsədə çatmağa gətirib çıxarır. Bir şey planlaşdırıldığı kimi səhv getməyə başlayarsa, menecer bu cür hadisələrin səbəblərini müəyyənləşdirir, şəraitdə düzgün hərəkətlər haqqında qərarlar qəbul edilir.

Planlaşdırma prosesi layihənin həyat dövrünün ilkin mərhələsidir. Onsuz mümkün deyilistədiyiniz nəticəyə nail olun.

Planlaşdırma tapşırıqları

Layihənin məqsədlərini planlaşdırmaq, addımlar kimi onlara nail olmağa aparan tapşırıqlar sisteminin işlənib hazırlanmasını nəzərdə tutur. Təqdim olunan iş, seçilmiş fəaliyyət növünün gəlir gətirə biləcəyini işə başlamazdan əvvəl müəyyən etməyə imkan verir. Hər bir investor öz vəsaitlərini ən gəlirli, gəlirli layihəyə yatırmağa çalışır. Planlaşdırma zamanı gələcək fəaliyyətlərin əsas parametrlərini və nəticələrini təsvir etmək, onlara nail olmaq üçün adekvat, real yollar seçmək mümkündür.

Məhsuldar olmaq üçün təşkilat bir sıra problemləri həll etməlidir. Hesablamalar zamanı belə fəaliyyətlərin nəticəsinin mənfi olduğu (şirkət zərər görəcək), kifayət qədər yüksək olmadığı ortaya çıxarsa, bu fenomenin səbəblərini müəyyən etmək lazımdır. Müəyyən düzəlişlər etməklə layihənin effektivliyini artırmaq mümkündür. Tapşırıqların icrasının hər mərhələsində düzəlişlər edilə bilər. Onlar aşağıdakı kimi ola bilər:

• Təfərrüatların verilməsi, dizaynın məqsədinin (və ya məqsədlərinin) aydınlaşdırılması, tədbirin istənilən nəticəsinin müəyyən edilməsi.
• Gələcək işlərin həcminin və tərkibinin müəyyən edilməsi.
• Hər mərhələnin vaxtını təxmin edin.
• Layihənin büdcə dəyərini hesablayın.
• Cədvəl yaradın və hər mərhələ üçün büdcəni hesablayın.
• Resurslara ehtiyac müəyyən edilir. Hesablama layihənin hər bir mərhələsi və bütövlükdə təşkilatın bu istiqamətdəki fəaliyyəti üçün aparılır.
• Logistika planı davam edir.
• Risk qiymətləndirilməsi aparılır, təhlükəli vəziyyətlər zamanı düzgün cavab vermək üçün metodologiya yaradılır.
• Tədbirin təfərrüatları investora ətraflı izah olunur.
• Təfsilatlar prosesin bütün iştirakçıları ilə razılaşdırılıb.
• İşlərin yerinə yetirilməsi və verilən tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün məsuliyyət icraçılar və rəhbərlər arasında bölüşdürülür.
• Planlaşdırılmış qarşılıqlı əlaqə və idarəetmə planlaşdırma prosedurları dəqiqləşdirilir.

Layihənin idarə edilməsi və layihənin planlaşdırılması bir-biri ilə sıx bağlıdır. Yalnız razılaşdırılmış müddətdə və tam həcmdə qarşıya qoyulan vəzifələrin ardıcıl şəkildə yerinə yetirilməsi şirkətin fəaliyyətinin gedişində mənfəət əldə etməklə məqsədə çatmağa zəmanət verə bilər.

Əsas proseslər

Layihənin planlaşdırılmasının təşkili prosesində bir sıra məcburi və əlavə tədbirlər həyata keçirilir. Təşkilatın fəaliyyətindən asılı olmayaraq, onlar ümumi strateji baxışın yaradılması prosesində tətbiq edilir. Məcburi proseslərə aşağıdakılar daxildir:

• Bütün planlaşdırılan tapşırıqların təsviri və əlavə sənədləri, layihə məzmunu.
• Layihənin əsas mərhələlərinin tərifi, onların sonrakı təfərrüatları.
• Təxmini təxmin hazırlanır. Layihəni tamamlamaq üçün tələb olunan bütün resursların ümumi dəyəri hesablanır.
• Addım-addım fəaliyyət planının tərtib edilməsi, onun həyata keçirilməsi məqsədlərinizə çatmağa səbəb olacaq.
• İşin ardıcıllığını təsvir edir.
• Texniki xarakterli asılılıqlar, eləcə də həyata keçirilən işə məhdudiyyətlər.
• Tələb olunan vaxtın hesablanmasıişin hər bir mərhələsinin tamamlanması, istehsal dövrünün hər bir mərhələsində tələb olunacaq əmək xərclərinin və digər resursların müəyyən edilməsi.
• Resursların növünün, dəstinin, habelə onların həcminin müəyyən edilməsi.
• Resurslar məhduddursa, işin faktiki vaxtını göstərir.
• Büdcə yaradın və hər bir iş növü üçün təxmini xərcləri əlaqələndirin.
• Tamamlanmış plan yaradın.
• Dizayn zamanı digər tədqiqat işlərinin nəticələrinin toplanması, planlaşdırılmış dəyərlərin bir sənəddə tərtib edilməsi.

Layihənin planlaşdırılması və inkişafı zamanı bu tədbirlər məcburidir.

Köməkçi prosedurlar

Layihənin həyata keçirilməsinin planlaşdırılması zamanı bəzi proseslərə ehtiyac olmaya bilər. Yalnız onlara ehtiyac yarandıqda menecer onları ümumi siyahıya daxil edir. Bu dəstəkləyici proseslərə aşağıdakılar daxildir:

• Keyfiyyət standartlarını planlaşdırmaq, onların maksimum icazə verilən diapazonunu təyin etmək. Hazır məhsul xüsusiyyətlərinin tələb olunan səviyyəsinə nail olmaq yolları da müzakirə olunur.
• Bütün layihə iştirakçıları arasında funksional səlahiyyətlərin, məsuliyyətlərin və tabeçiliyin bölüşdürülməsini nəzərdə tutan təşkilat sahəsində planlaşdırma.
• Fəaliyyəti layihənin ən qısa zamanda həyata keçirilməsinə imkan verəcək müvafiq ixtisas səviyyəsinə, iş təcrübəsinə malik kadrların seçilməsi. Bəzi hallarda yaxşı əlaqələndirilmiş komanda işinin formalaşdırılması tələb olunur.
• Üzvlərin təhlükəsizliyini təmin etmək üçün əlaqə qurunsizə lazım olan məlumatla layihə.
• Layihə risklərinin növlərinin müəyyən edilməsi, onların qiymətləndirilməsi və sənədləşdirilməsi. Bu, hətta planlaşdırma mərhələsində qeyri-müəyyənlikləri müəyyən etməyə və aradan qaldırmağa, onların layihəyə mümkün təsir dərəcəsini qiymətləndirməyə imkan verir. Bu mərhələdə seçilmiş strategiyanın həyata keçirilməsi zamanı vəziyyətin inkişafı üçün həm əlverişli, həm də əlverişsiz ssenarilər hesablanır.
• Logistik prosedurların planlaşdırılması. Kənar təşkilatlardan hansı xammalın, digər zəruri materialların və resursların alınacağı, hansı miqdarda, həmçinin hansı tezlikdə çatdırılması dəqiq göstərilib.

Layihə proseslərinin planlaşdırılması zamanı digər fəaliyyətlər tələb oluna bilər. Bu, təşkilatın öz işini yerinə yetirərkən qarşıya qoyduğu məqsədlərdən asılıdır.

Planlaşdırma addımları

Layihənin planlaşdırılmasının 4 əsas mərhələsi var. Onlar Booz Allen & Hamilton kons altinq şirkəti tərəfindən təklif edilib.

Standart planlaşdırma modeli aşağıdakı kimidir:

Mərhələ 1. Məqsədlərin formalaşması

İki növ məqsəd qoyulub. Onlar rəsmi və ya real ola bilər. Birinci halda, layihənin faydalılığını müəyyən etmək üçün meyarlar irəli sürülür. Formal məqsədlər menecerlərin motivasiyasından yaranır. Həqiqi məqsədlər rəsmi məqsədlərə nail olmağın yollarıdır.

Addım 2. Problemin təhlili

Planlaşdırmanın bu mərhələsində təşkilatın real vəziyyəti müəyyən edilir. Sonra onun gələcək vəziyyəti ilə bağlı proqnoz verilir. Bundan sonramövcud problemlərin müəyyənləşdirilməsi həyata keçirilir ki, bunun üçün məqsəd sistemləri proqnozlaşdırıcı təhlilin nəticələrinə ziddir. Bu, problemləri sonda strukturlaşdırmağa imkan verir.

Mərhələ 3. Alternativləri axtarın

Bunlar bir-birini istisna edən həllərdir.

Mərhələ 4. Alternativlərin qiymətləndirilməsi

Mövcud ssenarilərin hər birinin məqbulluğu müəyyən edilir. Hər bir qərarın effektivliyi və risk dərəcəsi qiymətləndirilir, bundan sonra müvafiq qərar qəbul edilir. Optimal alternativ yalnız praktiki olaraq mümkün deyil, həm də məqsədə mümkün qədər yaxınlaşmağa imkan verən qanuni olmalıdır. Eyni zamanda, mövcud vaxt məhdudiyyətləri, resurslar və s. nəzərə alınır.

Ərazi, sənaye və ya digər tip üçün planlaşdırma layihəsi yaratarkən, real nəticələri planlaşdırılanlarla müqayisə etmək üçün gələcəkdə onu tətbiq etməyi unutmayın. Bu, ümumi məqsədə doğru irəliləyişi idarə etməyə, vaxtında müvafiq düzəlişlər etməyə imkan verir.

Cədvəl

Qeyd etmək lazımdır ki, layihənin planlaşdırılması bir qədər fərqli sxemə əsaslanır. O, 5 əsas mərhələni vurğulayır:

1. İşlərin müəyyən edilməsi və siyahı kimi yazılması. Bəzi hallarda menecerlər bütün prosesləri birdən sadalamamaqla səhvlərə yol verirlər. Bu fenomeni istisna etmək üçün qarşıdan gələn işin müəyyənləşdirilməsi zamanı ardıcıl parçalanma metodunu tətbiq etmək tövsiyə olunur.
2. Hər seçilmiş vəzifə üçün sıra və müddət müəyyən edilir. -dən asılıdırqarşıdakı işin texnoloji xüsusiyyətləri. Bunun üçün ekspert qiymətləndirmələri ilə tamamlanan parçalanma texnikası da istifadə olunur. Bu, hər bir əməliyyatın planlaşdırılan müddətini dəqiq müəyyən etməyə imkan verir. Bunun üçün texnologiyanın xüsusiyyətlərini müxtəlif nöqteyi-nəzərdən nəzərdən keçirməyə imkan verən beyin fırtınası texnikasından istifadə edə bilərsiniz.
3. Resursların növünü və onların mövcudluğunu müəyyən edir. Bu, maliyyə, material, əmək, məlumat və s. ola bilər. Görülən işlərin qrafiki maddi-texniki təchizat, maliyyələşdirmə və s. qrafiki ilə əlaqələndirilir. Bütün mərhələlər bir-biri ilə əlaqəli olmalıdır, davamlı proses təşkil etməlidir. Bu, istehsal prosesində pozuntuların qarşısını alır. Eyni zamanda, qıt resurslar ayrıca nəzərdən keçirilməsini tələb edir. Onlar əsasən qarşıdan gələn işlərin bütün spektrinin müddətini və ardıcıllığını müəyyən edir.
4. Məhdudiyyətlər kənardan təyin edilir. Bunlara istehsalın mövsümiliyi, avadanlıq təchizatının istehsal qabiliyyəti və digər xarici amillər daxildir.
5. Layihənin idarə edilməsi zamanı yaranan risklərə cavab vermək üçün sistem yaradılır. Layihənin planlaşdırılması onların təhlili ilə başlayır. Ən çox ehtimal olunan və təhlükəli təhdidlər üçün müvafiq cavab tədbirləri hazırlanır.

Planlaşdırma Prinsipləri

Biznes layihəsini planlaşdırarkən menecer müəyyən prinsiplərə əməl etməlidir. Əsas olanlar bunlardır:

• Məqsədlilik. Layihənin həyata keçirilməsi əhəmiyyətsiz tapşırıqların üzərinə səpilmədən aydın, yekun məqsəd güdür.
• Sistematik. Gələcək layihənin idarə edilməsi bütöv və hərtərəfli olmalıdır. Eyni zamanda, onun inkişaf və tərtib xüsusiyyətləri nəzərə alınır. Bəzi hallarda layihə alt sistemlərə bölünə bilər. Onlar da əlaqəli olacaqlar. Eyni zamanda bir sistemdə baş verən dəyişikliklər digər strukturda dəyişikliklərə səbəb olur. Layihənin bir neçə hissəyə bölünməsi elementlərin daxili əlaqələrini və qarşılıqlı əlaqəsini izləməyə, ən effektiv strukturu seçməyə imkan verir. Bu halda layihənin icrasının qiymətləndirilməsi keyfiyyət və kəmiyyət prosesləri baxımından verilə bilər.
• Mürəkkəblik. Hadisələrə əlaqə və asılılıq baxımından baxılır. Bunun üçün müxtəlif üsul və idarəetmə yanaşmalarından istifadə edilir.
• Təhlükəsizlik. Layihə işinin planlaşdırılması zamanı bütün fəaliyyətlərin lazımi resurslarla təchiz edilməsi nəzərdə tutulur.
• Prioritet. Layihənin hazırlanmasında əsas diqqət əsas, ən vacib vəzifələrə verilir. Onların tərifi gələcək inkişafın ümumi konsepsiyasından asılıdır.
• İqtisadi təhlükəsizlik. Nəzərdə tutulan hadisənin yerinə yetirilməməsi halında təşkilatın çəkdiyi itkilərin və itkilərin dərəcəsi hesablanır. Risklərin qarşısını qətiyyən almaq mümkün deyil, lakin onlar qiymətləndirilməli və bu istiqamətdə əsaslandırılmış qərarlar qəbul edilməlidir.

Layihənin strukturlaşdırılması

Layihə işinin planlaşdırılması zamanı strukturlaşdırma tələb olunur. İşin iyerarxik ardıcıllığı bütün layihənin ayrı-ayrı hissələrə bölünməsini nəzərdə tutur. Bu, müxtəlif səviyyələrdə kompleksləri təfərrüatlandırmağa imkan verir. Bu cüryanaşma prosesin idarə edilməsini asanlaşdırır.

Strukturlaşdırma sizə aşağıdakıları etməyə imkan verir:

• Aralıq tipli məqsədlərə nail olmaq üçün işin həcmini müəyyənləşdirin.
• Layihənin irəliləyiş dərəcəsinə nəzarət edin, onun bütün məqsədlərinə nail olmaq imkanlarını qiymətləndirin.
• Hesabat optimal struktura uyğun yaradılmışdır.
• Miləm daşları layihənin gedişatını ölçmək üçün təyin edilib.
• Məsuliyyət ifaçılar arasında düzgün bölüşdürülüb.
• Bütün komanda üzvləri layihənin məqsəd və vəzifələri haqqında obyektiv, başa düşülən məlumat alırlar.

Strukturlaşdırmada səhvlər

Bəzi menecerlər strukturlaşma zamanı səhvlərə yol verirlər ki, bu da məqsədlərə çatmağa mənfi təsir göstərir. Əsas olanlar aşağıdakılardır:

• Strukturlaşdırma mərhələsi ümumiyyətlə atlanır. Menecer birbaşa cari dövrün problemlərinin həlli yollarını axtarmağa başlayır.
• Yalnız təşkilat bölmələri istifadə olunur, heç bir yekun məhsul və ya resurslar tətbiq edilmir.
• Strukturlaşdırma bütün layihəni əhatə etmir.
• Struktur elementləri təkrarlanır.
• Layihə sənədlərinin və maliyyə hesabatlarının hazırlanmasının xüsusiyyətlərinə uyğun olaraq strukturların inteqrasiyası yoxdur.
• Struktur çox və ya az təfərrüatlıdır.
• Layihənin ayrı-ayrı elementləri kompüterdə emal edilə bilməz.
• Qeyri-maddi son məhsullar (xidmətlər, xidmətlər və s.) nəzərə alınmır.

Strukturlaşdırma üçün əsaslar

Layihənin planlaşdırılması məsuliyyətli işdir. Strukturlaşdırma düzgün aparılmalıdır. O, aşağıdakı əsaslarla həyata keçirilir:

• Yaradılan layihənin həyat dövrünün dövrləri.
• Bölmələrin strukturunun xüsusiyyətləri.
• Layihənin tamamlanmasından sonra əldə ediləcək nəticənin komponentləri.
• Proses, şirkətin işinin funksional elementləri.
• Obyektlərin coğrafi yeri.