Təşkilatın sənəd dövriyyəsi haqqında Əsasnamə. Bir təşkilatda iş axınının nümunəsi

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Sənəd onun məzmununa və məqsədinə uyğun formada təqdim edilən məlumatdır. Sənəd bir məqsədlə, kimsə tərəfindən kimsə üçün yaradılır. Ancaq həmişə sənədin mənbəyi və / və ya onun ünvanı bir şəxs olmayacaqdır. Müasir səviyyə - maşın və mexanizmləri idarəetmə dövrəsinə effektiv və praktiki şəkildə daxil etmək mümkün və zəruri olduqda.

Sənədin hərəkət prosesi, xüsusiyyətləri və sürəti onun formasından, məzmunundan və "hərəkət mühitinin" fəaliyyətindən asılıdır. Uğur, iqtisadi göstəricilər və sosial səmərəlilik təşkilatda sənəd dövriyyəsinin nə dərəcədə düzgün qurulduğundan asılıdır və bu: şirkətin keyfiyyəti və həyatı.

Sənədlər və iş axını haqqında

Təşkilat timsalında idarəetmə, iş axınının forması və proseduru qanunla tənzimlənmir. GOST-lar, qanunvericilik aktları və məcburi tövsiyələr var. Mühasibat sənədlərinin bir hissəsi kimi, kredit almaq üçün sənədlər və yatibbi hesabatlar qanunun normalarıdır.

Sənəd həmişə ciddi yazılı forma deyil. Bu ola bilər:

• dəqiq semantik və sintaktik məzmuna malik olan xüsusi sahələrin müəyyən şəkildə doldurulduğu forma;
• xüsusi ərizə üçün xüsusi formaya uyğun hazırlanmış səhifə (məktub, əmr, texniki tapşırıq, ştat, …);
• sərbəst formada (işçinin izahat qeydi, əmək nailiyyətlərinə görə təşəkkür, ərizəyə dair qərar, …).

Sənədlərin hər üç versiyası kağız üzərində və ya elektron formada təqdim oluna bilər və texniki və hüquqi vasitələrin mövcudluğuna görə onlar tamamilə ekvivalentdir, baxmayaraq ki, hələ də yalnız kağız formanın mümkün olduğu hallar mövcuddur.

Sənədin və iş prosesinin forma və məzmununun qanunvericiliklə tənzimlənməməsinə baxmayaraq, hər bir təşkilatın tənzimləməkdə sərbəst olduğu sənədlərin yaradılması, daşınması, saxlanması və ya məhv edilməsi ilə bağlı sərt, ümumi qəbul edilmiş və müzakirə olunmayan praktika mövcuddur. tamamilə hər hansı bir şəkildə özünə.

Bir təşkilatda sənəd axınının mükəmməl nümunəsi

İdeala nail olmaq prinsipcə mümkün deyil:

• həyat və fəaliyyətin istənilən sahəsində,
• istənilən vaxt,
• kosmosun istənilən yerində,

çünki hər yeni yanaşma yeni üfüqləri görməyə imkan verir. Onlara əməl etmək istək və ehtiyac var. Sənədləşmə istisna deyil. Əksinə, bu, informasiyanın hərəkəti prosesinin dinamik təsbitinin nümayişkaranə və canlı nümunəsidir.

Məlumatın necə qeyd olunmasının fərqi yoxdur: kağız üzərində və ya elektron formada. Hazırda hər iki forma eyni hüquqi dəyərə malikdir, baxmayaraq ki, kağız versiyanın bəzi hallarda üstünlükləri var.

görünüş (yaradılma) anından depozitə qoyulma və ya məhv edilmə anına qədər onların hərəkət dövrü.

Bütün təşkilatlar başa düşmürlər ki, bir çox sənədlər insan müdaxiləsi olmadan birbaşa maşın və mexanizmlər tərəfindən icra edilə bilər, necə ki, bütün mənbələr (müəlliflər) yalnız insanlar olmamalıdır.

Halların böyük əksəriyyətində iş axınının avtomatlaşdırılmasının adi anlayışı proqrama yalnız hadisələrin baş verdiyini bildirmək həvalə edildiyi zaman sadə "siqnal ideyası" səviyyəsində olur.

Sənədlərin daxili və xarici dövriyyəsi

Hər iki dövrə uğurlu təşkilat üçün vacibdir. Xarici dövriyyə statik dəyərə, daxili dövriyyə isə dinamik dəyərə malikdir.

Şirkət rəhbərliyi bu vəziyyəti nə qədər yaxşı başa düşürsə, bir o qədər perspektivli elektron sənəd dövriyyəsi sistemini seçir. Təşkilatda iş sənədlərinin hərəkətində ideal nümunə göstərmək istəyənlər öz məlumat sistemini yazır.

Sənədlər əsas və ola bilərikinci dərəcəli. Sonuncunun həmişə təşkilat daxilində hərəkət tarixçəsi var.

Sənəd və onun istifadəsi haqqında biliklərin tətbiqini təhlil edərək, şirkətin funksional xüsusiyyətlərini, sosial-iqtisadi göstəricilərini və vaxt parametrlərini qiymətləndirmək mümkündür. Bu həm tərəfdaşlar, həm də istehlakçılar üçün vacibdir.

Kağız, lakin effektiv və ya elektron, lakin alınıb

Unikallıq təkcə insana deyil, həm də təşkilata xasdır. Üstəlik, hər bir insan öz fərdiliyini yüksək qiymətləndirir və onu geyim, davranış, təhsil və s. ilə hər cür vurğulamağa çalışır.

Hazır informasiya sistemini alan şirkət təşkilatı öz sifətindən məhrum edən və işçilərini "başqasının p altarı" geyinməyə məcbur edən iş prosesinin mükəmməl nümunəsidir.

Sənədlər və onlardan istifadə haqqında üçüncü tərəfin, lakin müasir rəyi onlara yükləməkdənsə, köhnə üsulla kağız daşıyıcılarla işləməyi öz işçilərinə həvalə etmək daha yaxşıdır. Hər bir işçi təşkilatın funksionallığının mühüm elementidir və digər insanların ideyalarının və üçüncü tərəf iş axını strukturlarının effektivliyinin tədqiqatçısı deyil.

Prioritetlər, dinamika və funksionallıq

İş axınının xarici konturu həmişə məhdud, iddiasız və statik olaraq sabitdir. Ümumiyyətlə, ona layiq olduğundan artıq əhəmiyyət verilməməlidir. Məsələn, vergi, tənzimləyici orqanlar və ya tərəfdaşlarla münasibətlərə "ruhunuzu sərmayə qoymağın" mənası nədir? Siz birtəhər məlumat mübadiləsi prosesini şaxələndirə bilərsinizreklam agentlikləri, lakin bu da nəticədə statik, adi bir forma alır.

Əhəmiyyətli hissəsi həmişə elektron sənəd dövriyyəsi olan öz məlumat emalı sistemimizin prioriteti şübhəsizdir. Ancaq həmişə və hər kəs öz sistemini yaratmaq üçün vaxt və pula görə peşmandır.

Rəy və sənədlər (sifarişlər, sifarişlər) əldə etmək üçün xel və bir neçə üçüncü tərəfin yerli iqtisadi və ya mühasibat proqramı olmadan heç vaxt işləməyən klassik "bir es" və ya "qalaktika" seçimlərinin kombinasiyası. şikayətlər, təkliflər, …) müştərilərdən və tərəfdaşlardan - adi vəziyyət, işçilər daim gündəlik işlərlə məşğuldurlar və heç bir xərc yoxdur.

İstehsal prosesinin dinamikası yalnız onun öz funksionallığının effektiv həyata keçirilməsi ilə təmin edilə bilər. Yalnız bu keyfiyyətdə təşkilatda elektron sənəd dövriyyəsi təqlid etməyə layiq nümunədir və öz biznes ideyasını həyata keçirmək kontekstində istehsal, iqtisadi və sosial göstəricilərin əla dinamikasıdır.

Təşkilatın informasiya sistemi haqqında Əsasnamə

Hər hansı bir təşkilat oxşar mühitdə yaranan və mövcud olan informasiya sistemidir. Sənədlər təşkilata xaricdən daxil olur, onun daxilində də sənədlərin yaradılması tələb olunur, bəziləri tənzimlənir və məcburidir.

Sadə təşkilat iş axını diaqramı hər kəsin adətən etdiklərinin nümunəsidir. haqqında Əsasnaməiş qaydaları, gündəlik iş rejimi, işçilərin vəzifələri - adi norma, lakin "Təşkilatın informasiya sistemi haqqında Əsasnamə"nin hazırlanmasında çox az adam iştirak edir.

Obyektiv nöqteyi-nəzərdən təşkilat rəhbərləri hər şeyi rəhbər tuta, istənilən reqlament və vəzifə təlimatlarını yaza bilərlər. Lakin bu qayda yaratmanın effektivliyi və praktikliyi yalnız daxili tənzimləmə arsenalının reallığın tələblərinə nə dərəcədə cavab verməsindən asılıdır.

Sənədlər və onların hərəkəti qaydaları

Müəssisənin sənəd dövriyyəsi sistemi şirkətin informasiya sferasının tərkib hissəsidir, bunun nəticəsində “Sənəd dövriyyəsi haqqında Əsasnamə” “Təşkilatın İnformasiya Sistemi haqqında Əsasnamə”yə əlavədir, lakin çox mühüm və onun bütün tərkib elementlərini vahid informasiya orqanizminə birləşdirən.

Rəhbərlik təşkilatın iş prosesinin mükəmməl nümunəsini yaratmaq əzmindədirsə, bu o deməkdir ki, onlar həqiqətən qazanc əldə etmək və işçilərin rifahını yaxşılaşdırmaq məqsədi ilə uğurlu biznesin inkişafı ilə məşğuldurlar.

Mövcud proqram təminatının inkişafı vəziyyətinin özəlliyi, xüsusən də paylanmış məlumatların emalının (internet proqramlaşdırma nümunələri) ön planda olmasıdır ki, mobil özünü uyğunlaşdıran proqram yaratmaq demək olar ki, qeyri-mümkündür.

Təşkilatda elektron sənəd dövriyyəsinin tapşırığı sadə, lakin nümunəvi nümunədir. Burada dinamika özünəməxsusdur:

• daxil olan və gedən sənədlər;
• daxili və xarici biznes sənədlərinin emalı üçün alqoritmlər.

Məlumat və alqoritmlər dəyişdikcə dəyişə bilən kod yazmaq çox çətindir. Vaxt və resursların dəyəri hər təşkilat üçün əlçatan deyil.

Dinamikada elektron sənəd idarəetməsi

Elektron versiyanın tapşırığı timsalında müəssisədə iş axınının təşkili aktual, sadə, göstərici və praktikdir. Mürəkkəblik dinamik olaraq dəyişə bilən kodun layihələndirilməsi prosesindən irəli gəlir. İnkişaf vaxtı da problemdir.

ümumi emal məntiqindən istifadə edin.

Sonra təşkilatdakı iş axını=nümunə + öz biznes ideyanızın xüsusiyyətləri. Birinci yaxınlaşmada nəticə praktiki olmayacaq, lakin vəzifələrin ilk icrası işə salınan kimi onların həlli dövrü dönməz olacaq və lazımi diqqət göstərilməklə nəticə əldə ediləcək.

Dinamik dəyişən informasiyanı emal edə bilən informasiya sisteminin yaradılması, ilk növbədə, yaradılma prosesinin özünün dinamikasıdır.

Gələn, gedən və gələnləri adekvat şəkildə dəyişdirmək üçün mexanizm yaradılana qədərdaxili sənədlər və kod proqramçının iştirakı olmadan müstəqil şəkildə dəyişdirilə bilməyəcək, elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin yaradılması faktından danışmaq mümkün olmayacaq.

Lakin təşkilatın informasiya proseslərinə tam dəstək vermək üçün öz sisteminizi icad edib tətbiq etmək onun uğurunu parlaq və mükəmməl etmək kimidir.