Təşkilatın işlərinin nomenklaturası: doldurma nümunəsi. Təşkilatın işlərinin nomenklaturasını necə tərtib etmək olar?

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

İş prosesində hər bir təşkilat böyük bir sənəd axını ilə qarşılaşır. Müqavilələr, nizamnamə, mühasibat uçotu, daxili sənədlər… Onların bəziləri bütün mövcud olduğu müddət ərzində müəssisədə saxlanmalıdır, lakin şəhadətnamələrin çoxu qüvvədə olma müddəti bitdikdən sonra məhv edilə bilər. Toplanmış sənədləri tez başa düşmək üçün təşkilatın işlərinin nomenklaturası tərtib edilir. Bu sənədin nümunələri və onun qurulması alqoritmi aşağıda müzakirə olunacaq.

Məqsəd

Hər təşkilatda yüzlərlə sənəd yaradılır. Hər gün toplanır, işçilər tədricən bir-birini əvəz edir. Nə vaxtsa iki il əvvəlki sifarişi tapmaq çətinləşir. Belə halların qarşısını almaq üçün işlərin nomenklaturası yaradılır.

Tərif

İş birinə aid olan sənəddirməsələ, fəaliyyət sahəsi. İşlərin nomenklaturası, saxlanma müddətləri göstərilməklə açılmış işlərin siyahısını ehtiva edən siyahıdır. Onun köməyi ilə iş prosesini düzgün təşkil edə bilərsiniz. Nümunəsi aşağıda müzakirə olunacaq kommersiya təşkilatının işlərinin nomenklaturası aşağıdakı məqsədlər üçün tərtib edilmişdir:

• sənədlərin qruplaşdırılmasının sistemləşdirilməsi, onların operativ axtarışını və təhlükəsizliyini təmin edir;
• işlərin təsnifatına uyğun olaraq qeydiyyat nömrəsinin təyin edilməsi;
• daimi, uzunmüddətli və şəxsi saxlama üçün sənədlərin inventarının tərtibi (o cümlədən məhvetmə aktları).

Arxivləşdirmə və məhv etmək üçün sənədlərin seçilməsi zamanı işlərin nomenklaturasından istifadə edilir. Bu çoxfunksiyalı arayış ofis işini asanlaşdırmaq üçün hər bir təşkilata lazımdır. Bu halda təşkilatın mülkiyyət formasının əhəmiyyəti yoxdur. Əgər tibb təşkilatının işlərinin nümunə nomenklaturası normativ hüquqi aktlarda və qərarlarda tapıla bilərsə, o zaman özəl təşkilatın açılmış işlərinin analitikasını müstəqil tərtib etmək lazım gələcək.

Tələb olunur və ya məcburi?

Bu siyahının tərtibi “Arxiv işinin aparılması Qaydaları” ilə nəzərdə tutulub. Ayrı bir xidmət kimi arxiv yaradan təşkilatlar üçün məcburidir. Bu siyahıya dövlət və bələdiyyə qurumları ilə yanaşı, notariat kontorları kimi bəzi kommersiya strukturları da daxildir.

Bütün digər qurumlar sənədlərlə işi sistemləşdirmək üçün işlərin nomenklaturası yaratmalıdırlar, çünki bütün formalarda olan müəssisələrəmlak arxiv arayışlarının təhlükəsizliyini təmin etməyə borcludurlar. Bu, 125 saylı Federal Qanunla nəzərdə tutulmuşdur. Ətraflı görüləcək işlər siyahısı təqvim ilinin dördüncü rübündə başlamalı və ya yenilənməlidir.

Struktur

İşlərin nomenklaturasında çap nəşrləri istisna olmaqla, bütün qaldırılmış işlər göstərilməlidir: işçilərin arayışları, iş yerindən arayışlar, jurnallar, mühasibat kitabları, struktur bölmələrin bütün sənədləri, struktur bölmələrin yazışmaları və s. Məhdud girişin sənədləşdirilməsi. “Güc” başlığını ehtiva etməlidir. Kataloqda müvəqqəti komissiyaların, şöbələrin faylları olmalıdır. Amma məsələn, həmkarlar ittifaqı müstəqil təşkilatdır. Onun əməkdaşları kataloqun formalaşdırılması ilə müstəqil şəkildə məşğul olurlar. Arxivdə hüquqi varisi mövcud təşkilat olan ləğv edilmiş müəssisələrin icraatda olan işlərinin başlıqları da olmalıdır.

Aşağıda təşkilatın işlərinin nomenklaturasının doldurulması nümunəsinə baxa bilərsiniz.

Bu gün bir çox müəssisə sənədləri elektron formada aparır. Bəzi hesabatlar hətta kağız formada çap olunmur. Hər bölmənin sonunda hansı qeydlərin elektron şəkildə saxlandığını sadalayın, faylların sayını və lazımi axtarış açar sözlərini göstərin. Bəzi qurumlar kommersiya təşkilatı üçün işlərin ayrıca elektron nomenklaturası yaradırlar. Nümunə və onu doldurmaq üçün alqoritm qəbul edilmiş standartlara tam uyğun olmalıdır.

Haradan başlamaq lazımdır?

Böyük qurumlarda kataloqun tərtibinə görə məsuliyyət sənədləşdirmə xidmətinin üzərinə düşür(katiblik, ofis), kiçiklərdə isə katib, başqa təyin olunmuş şəxs. Kommersiya təşkilatlarında bu funksiyanı sənədlərin əksəriyyətinin yaradıldığı kadrlar şöbəsi həyata keçirir. Məlumat bütün struktur bölmələrdən gəlməli olduğundan, təşkilatda işlərin nomenklaturasına dair əmrin hazırlanması ilə başlamaq daha məqsədəuyğundur. Belə bir sifarişin nümunəsi aşağıda diqqətinizə təqdim olunur.

ABC MMC

20.11.2017 Moskva

Sənədlərin sistemləşdirilməsi, saxlanması və uçotu məqsədilə

SİFARİŞ:

• Şirkətin işlərinin nomenklaturasını 2018-01-01-ci il tarixindən təsdiq edib dövriyyəyə buraxın.
• Təsdiq olunmuş formada işlərin formalaşdırılmasını təmin etmək üçün struktur bölmələrinin rəhbərləri.
• Katibi iş üçün arayış kitabından çıxarışın struktur bölmələrinə göndərin.

CEO İvanov N. A.

Artıq nazirlik tərəfindən bəzi fəaliyyət sahələri üzrə qurumlar üçün təşkilatların işlərinin nomenklaturasının nümunələri hazırlanıb. Kataloqun formalaşmasından əvvəl bu nüansa aydınlıq gətirilməlidir. Nümunəvi nomenklaturalar təşkilatın işlərinin verilmiş nümunəvi nomenklaturasına ciddi uyğun olaraq doldurulmalıdır. Digər qurumlar fərdi sənəd tərtib etmək üçün bu təlimatlardan istifadə edə bilər.

Dəstəkləyici sənədlər

Kataloq formasını hazırlayarkən kommersiya təşkilatları diqqət yetirməlidir:

• "Arxiv Qaydaları" (Federal Arxivin 06.02.02-ci il tarixli qərarı);
• "İşgüzarlıq Qaydalarının təsdiq edilməsi haqqında" 2009-06-15-cu il tarixli, 477 nömrəli Fərmanın 5-ci bölməsi.
• Ofis işi üçün təlimatlar.
• Arxiv sənədlərinin siyahısı.

Siz həmçinin ştat cədvəlini, nizamnaməni, yerli aktları, bölmələr haqqında əsasnamələri, qaydaları, standartları, təlimatları, işlərin inventarlarını öyrənməlisiniz. Onlar müvafiq sənədlərə keçidləri ehtiva edir. Əvvəlcə bölmələr üzrə təşkilatın işlərinin nomenklaturasının nümunələri tərtib edilir, daha sonra ümumi kataloq formalaşdırılır. Bəzən struktur deyil, funksional prinsip tətbiq olunur. Yəni bölgü şöbələr üzrə deyil, funksiyalar üzrə həyata keçirilir.

Təşkilatın işlərinin nümunə nomenklaturasını necə yaratmaq olar?

Məlumatların forması “Arxiv işinin aparılması Qaydaları”na 8 nömrəli əlavədə göstərilmişdir. Məlumat kitabçaları təşkilatın blankında tərtib edilir. Hesabatın əsas hissəsi cədvəl şəklində təqdim olunur və 5 sütundan ibarətdir:

• hal indeksi;
• başlıq (cildlər, hissələr);
• nömrə (cildlər, hissələr);
• rəf ömrü, siyahıdakı məqalə nömrəsi;
• qeyd.

İndeks

İndeks müəssisə daxilində struktur bölmənin rəqəmsal təyinatıdır. Məsələn: 04-06, burada 04 kadrlar şöbəsinin seriya nömrəsi, 06 işin seriya nömrəsidir. İndeks üç cüt rəqəmdən ibarət ola bilər, məsələn: 04-03-08, burada 04 maliyyə-iqtisadi şöbəsinin kodu, 03 mühasibatlıq şöbəsinin təyinatı, 08 iş nömrəsidir. İndeks rəqəmli, əlifba və ya qarışıq ola bilər.

Başlıqlar

Başlıqlar sənədlərin əhəmiyyətinə görə bölüşdürülür. Birincisi, təşkilatiinzibati sənədlər (yuxarı bölmələrdən başlayaraq struktur bölmələrə keçməklə). Sonra təşkilatın özü tərəfindən hazırlanmış qaydalar və qaydalar sadalanır. Bundan əlavə, planlar və hesabatlar (illik, rüblük, aylıq) nəzərə alınır. İnzibati sənədlərin layihələri əsas sənədlərdən sonra yerləşdirilir. Eyni tipli işlər (məsələn, işçilərin şəxsi kartları) əlifba sırası ilə doldurulur.

Başlıq sənədin məzmununu ümumiləşdirməlidir. “Müxtəlif”, “yazışma”, “daxil olan/çıxış sənədləri” kimi ümumi ifadələrdən istifadə edilməsinə yol verilmir. İş başlığı aşağıdakı elementləri ehtiva edir:

• sənədin adı və ya sənəd böyük həcmdə olarsa, qaldırılan işin növü;
• sənəd müəllifi (təşkilatın və ya idarənin adı);
• ünvan (sənədlər kimdən alınır və ya sənədlər kimə göndəriləcək);
• xülasə/essence (məsələn, "Sertifikatlaşdırma sualları");
• ərazinin adı;
• tarix/dövr;
• faylda orijinalları deyil, digər sənədlərin surətləri varsa işarələyin.

Hər işin həcmi 250 vərəqdən çox olmamalıdır. Əgər işin həcmli olacağı güman edilirsə, o zaman hissələrə və cildlərə bölünür. Təqvim ilinin sonundakı üçüncü sütun faktiki açılmış işlərin sayını göstərir.

Dördüncü sütunda Qaydalara uyğun olaraq sənədlərin saxlanma şərtləri göstərilir. Onlar həm dövlət, həm də kommersiya təşkilatları tərəfindən müşahidə edilməlidir. Sənəd Qaydalarda yoxdursa, onun müddətisaxlama Siyahıya əsasən müəyyən edilməlidir. Saxlama müddətinin geriyə hesablanması onun təsis edildiyi gündən sonrakı ilin yanvarın 1-dən başlayır. Sertifikat 2016-cı ildə verilibsə, geriyə sayma 2017-01-01 tarixindən başlamalıdır.

Siyahı yenilənir

Hər il fayllar arxivə köçürüldükdə ətraflı siyahı təqdim olunur. Təhlükəsizlik təşkilatlarının filialı üçün işlərin yenilənmiş nümunə nomenklaturası belə görünür:

İl ərzində bütün sənədlər təsdiq edilmiş formaya uyğun qruplaşdırılır. Əgər əvvəllər istifadə olunmamış hesabat əlavə etmək lazımdırsa, yeni başlıq yaradılır. Və proses yuxarıda təsvir olunan alqoritmə uyğun olaraq təkrarlanır.