Satınalma şöbəsinin məqsəd və vəzifələri

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Satınalma şöbəsinə niyə ehtiyacımız var? Hər bir təşkilatda bu şöbə bu və ya digər formada təmsil olunur. Və onun işi bütövlükdə bütün təşkilatın səmərəliliyinə birbaşa təsir göstərir. Gəlin şöbənin işinin təşkilatın nəticələrinə necə təsir etdiyinə daha yaxından nəzər salaq.

Departamentin Məqsədləri

Satınalma Departamenti tədarükçüdən şirkət üçün ən sərfəli şərtlərlə malların alınmasında ixtisaslaşan şöbədir.

Şöbənin işi şirkətin bütün fəaliyyətinə birbaşa təsir göstərir. Çeşid üçün, satış üçün, anbarların dolğunluğu, lazımi malların mövcudluğu, dövriyyə vəsaitlərinin səmərəli istifadəsi.

Satınalma məqsədləri şirkətin qlobal məqsədləri əsasında sıralana bilər, lakin ümumi siyahı çox vaxt belə görünür:

• şirkətin müəyyən bir məhsula ehtiyacını müəyyənləşdirin;
• malları mümkün olan ən yaxşı qiymətə alın;
• yüksək dövriyyəni təşviq edin;
• malların vaxtında qəbulu üçün şərait yaratmaq;



• qiymətləndirinməhsul keyfiyyəti və ən yüksək keyfiyyət alın;
• təchizatçı və ya təchizatçılarla əlaqə saxlamaq;
• şirkətin qalan hissəsi ilə effektiv işləmək;
• Satın alınan malları effektiv şəkildə izləyin;
• şirkət üçün maksimum fayda əldə edərək dövriyyəyə nəzarət edin.

Əsas Funksiyalar

Müxtəlif təşkilatlarda satınalma şöbəsinin funksiyaları bir-birindən əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənə bilər. Bununla belə, demək olar ki, hər bir şirkətdə bir şöbəni xarakterizə edəcək funksiyalar və vəzifələr var:

• Təchizatçı bazarının monitorinqi;
• anbarda malların mövcudluğuna nəzarət;
• çeşidlərin vaxtında doldurulması;
• ən yaxşı təchizatçıları və qiymətləri axtarın;
• təchizatçılarla danışıqlar;
• malların çatdırılmasına və yük daşınmasına nəzarət;



• malların qəbulu;
• alınan malların keyfiyyətinə nəzarət;
• şikayətlər, lazım gələrsə.

Satınalma departamentinin təşkilatda mövcud və ya olmaya bilən əlavə funksiyaları - onun xüsusiyyətlərindən və strukturundan asılı olaraq:

• çeşidlərin idarə edilməsi;
• rəqiblər haqqında məlumat toplamaq;
• təchizatçıları marketinq təşkilatına cəlb etməklə.

Struktur

Satınalma şöbəsinin strukturu aşağıdakılardan asılı olaraq qurulur:

• təşkilatın ölçüsü;
• sənaye;
• dövriyyədə çeşid vahidlərinin sayı;
• təchizatçıların sayı;
• onların coğrafi yeri.

Təşkilat növündən asılı olaraq satınalma departamenti mərkəzləşdirilmiş və ya regional şəkildə idarə oluna bilər.

Bir qayda olaraq, bu, satınalma şöbəsinin rəhbəri (rəhbəri, direktoru) və satınalmalar üzrə menecerlərdən (mütəxəssislərdən) ibarət matris strukturdur.

Bir menecerə düşən elementlərin və ya kateqoriyaların orta sayı təxminən 7-dir, lakin bu, istehsalın və ya dövriyyənin həcmindən asılı olaraq dəyişə bilər.

Şöbənin və onun əməkdaşlarının vəzifələri

Satınalma departamentinin effektiv işləməsi üçün satınalma departamentinin vəzifələrinin işçiləri arasında dəqiq bölüşdürülməsi lazımdır.

Şöbə müdirinin əsas vəzifəsi şöbənin işini optimallaşdırmaq və işçilərin fəaliyyətini əlaqələndirməklə zəruri malların tədarükünün fasiləsizliyini və dayanıqlığını təmin etməkdir. Həmçinin, işçilərin heç biri olmadıqda belə şöbənin səmərəli işini təşkil etmək və davam etdirmək üçün satınalma meneceri bütün bağlanmış müqavilələr və kateqoriyalar haqqında təsəvvürə malik olmalıdır.

Satınalma menecerlərinin və ya şöbənin adi mütəxəssislərinin vəzifələrinə malların tədarükünün təşkili, yüklərin daşınmasının izlənilməsi, alınmış lotlar üzrə ödənişə nəzarət və satınalmaların planlaşdırılması daxildir.

Effektiv model, hər bir alıcının məqalələr və ya məhsul kateqoriyalarından ibarət öz məsuliyyət sahəsinə malik olduğu yer olacaq.

İşçi Tələbləri

İşçilərin vəzifələrini və şöbənin funksiyalarını nəzərə alaraq, siz tələblərin siyahısını tərtib edə bilərsiniz.alıcı mövqeyi üçün ideal namizəd.

Satınalma şöbəsinin əməkdaşları müvafiq olaraq aşağıdakı bacarıqlara, biliklərə və şəxsi keyfiyyətlərə malik olmalıdırlar:

• Məlumatı təhlil etmək bacarığı. Təchizatçı seçimi bir çox meyarlara əsaslanmalıdır. Bu, ən yaxşı qiymət, coğrafi üstünlük və təchizatçı şirkət və təşkilatınızın logistikasının uyğunlaşdırılmasıdır.
• Qiymət prinsipləri haqqında məlumat.
• Satınalma üçün hüquqi baza haqqında məlumat.
• Müqavilələri tərtib etmək və bağlamaq bacarığı.
• Danışıqlar aparmaq bacarığı. Bəzən şirkətiniz üçün bir təchizatçı ilə fərdi şərtlər hazırlamaq çox vacibdir. Təchizatçının qiymətinin aşağı salınması və ya promosyonlar üçün təchizatçının resurslarından istifadə, onların işçi heyəti üçün məhsula dair xüsusi təlimlər, məhsulun ödənişləri və sonrakı ödəniş sistemlərinin hamısı oxşar şirkətlər arasında yaxşı rəqabət üstünlüyü kimi xidmət edə bilər.
• İşgüzar əlaqələri davam etdirmək bacarığı.
• Fəaliyyətlərinizi planlaşdırmaq bacarığı.

Alıcıların və satınalma menecerinin motivasiyası

Satınalma şöbəsinin motivasiya sistemi elə qurulmalıdır ki, işçi maksimum səmərəli işləsin. Lakin eyni zamanda işçinin imkanlarını aşan ziddiyyətli tələblər və tələblər irəli sürülməməlidir.

Aylıq motivasiya sistemini tətbiq etmək üçün sizə lazımdır:

• Bölmə üçün KPI modeli yaradın. Bunlar satınalma planının yerinə yetirilməsi, dövriyyə əmsalı, satışın rentabelliyi kimi göstəricilərdirmallar, köhnəlmiş malların olması və olmaması.
• Rəqiblərlə müqayisədə təşkilatın qiymət deltası, tələb olunan məhsulun mövcudluğu, alınan məhsulun keyfiyyəti, yeni brendlərin bazara çıxarılması, fərdi xüsusiyyət kimi meyarlar əsasında hər bir işçi üçün əsas fəaliyyət göstəriciləri modelini yaradın. təchizatçıların şərtləri və daha çox.
• KPI modelinə əsasən mükafat hesablanır. Üstəlik, iki hissədən ibarət bonusun ödənilməsi effektiv olacaq: departamentin performansına görə bonus və planların şəxsi yerinə yetirilməsi üçün bonus.

Eyni zamanda, hər bir KPI kriteriyası aşağıdakı kimi xüsusiyyətlərə malik olmalıdır:

• ölçülmə qabiliyyəti;
• şəffaflıq;
• planlaşdırma meyarı bazar tendensiyaları nəzərə alınmaqla yaradılmalıdır.

Yəni alıcı istəsə, öz mükafatının məbləğini müstəqil hesablaya bilər.

Şöbə müdirinin mükafatı bütün şöbənin göstəricilərinə əsaslana bilər, həmçinin hər bir işçinin fəaliyyət göstəriciləri fərdi olaraq daxil edilə bilər.

Eyni zamanda satınalma şöbəsinin sıravi işçisinin mükafat hissəsi bütün əmək haqqının təxminən 50%-ni, şöbə müdirinin mükafatı isə təxminən 30-40%-ni təşkil etməlidir. Qalanı əmək haqqıdır, çünki bütün departamentlərin performans göstəriciləri konkret işçinin fəaliyyəti ilə əlaqələndirilə bilməz.

Satışlar alıcının məsuliyyəti altındadırmı

Satınalma şöbəsinin KPI hesablamalarında siz alınmış malların dövriyyəsi - satışın onun aktivlərinə nisbəti kimi meyardan istifadə edə bilərsiniz.

Deyəsən, alıcı bunu etməlidiryalnız malların alınması ilə məşğul olun, lakin yenə də alınan malın keyfiyyəti, onun son istehlakçı və ya şirkətin müştərisi üçün qiymət cəlbediciliyi satış planının həyata keçirilməsinə əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərir.

Buna görə də satışın kəmiyyət və keyfiyyət yarısı düzgün aparılan alışlardan asılıdır.

Təşkilat strukturunda satınalma şöbəsinin yeri

Müasir marketinq tendensiyalarına uyğun olaraq satınalma departamentinin həll etdiyi vəzifələr bu ardıcıllıqla həll edilməlidir:

• İlk olaraq satış strategiyası qurulur (hazır məhsul və ya alınmış mallar).
• Sonra satınalma şöbəsi müəssisədədirsə, istehsal strategiyası məsələsi həll edilir.
• Və yalnız bundan sonra zəruri mallar, xammallar və ya komponentlər üçün satınalma strategiyası hazırlanır.

Satınalma rəhbəri çox vaxt birbaşa şirkətin baş direktoruna hesabat verir.

Satınalma şöbəsi ilə marketinq və satış departamenti arasında da effektiv ünsiyyət olmalıdır. Bu olmadan, satınalma departamenti yaratmaq, onun strukturunu və motivasiyasını təkmilləşdirmək üçün çoxlu səylər lazımi nəticə verməyəcək.

Holdinqdə və ya təşkilatda kateqoriya idarəetmə sistemi tətbiq edilirsə, o zaman alıcı kateqoriya meneceri ilə birlikdə işləməlidir. Eyni zamanda, hər bir mütəxəssisin məsuliyyət sahəsini məhdudlaşdırmaq lazımdır ki, motivasiya sistemi hamı üçün şəffaf və başa düşülən qalsın.