Kadr auditi Tərif, növlər, üsullar, vəzifələr və məqsədlər

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Kadr auditi xüsusi təyin edilmiş işçilər və ya üçüncü şəxs tərəfindən yerinə yetirilən heyətin işinin effektivliyinin yoxlanılmasıdır. Mühasibat uçotunda istifadə edilən klassik auditdən fərqli olaraq, kadr auditi məcburi deyil və Rusiya Federasiyasının xüsusi qanunları və hüquqi aktları ilə tənzimlənmir. Müəyyən problemlərin həlli üçün müəssisə rəhbərinin təşəbbüsü ilə həyata keçirilir. Belə bir auditin əsas məqsədi, əksər hallarda, şirkətin işçilərinin vəziyyətini müəyyən etməkdir. O, həmçinin məhsuldarlığı artırmaq və istehsal xərclərini az altmaq yollarını tapmaq üçün istifadə olunur.

Necə təsnif edilir

Yoxlamalar aşağıdakı parametrlərə uyğun olaraq bu və ya digər kadr auditi ilə əlaqədardır:

• İstifadə olunan məlumat müddəti: qısamüddətli, uzunmüddətli və qısamüddətli.
• Məlumat əldə etmə üsulu: şifahi və ya sənədli
• Yoxlanılan məlumatın xarakteri: hüquqi, uyğun və ya qarışıq;
• Rəyçilər üçün: daxili və xarici.

Kadr auditi iki istiqamətdə aparılır: qanun pozuntularının müəyyən edilməsi vəəmək intizamının pozulması hallarının müəyyən edilməsi - əsassız xərclərin axtarışı, sadə, nikah və s səbəblərin müəyyən edilməsi. Buna görə də fəaliyyət istiqaməti üzrə kadr auditi əsasən hüquqi, ixtisas və qarışıq bölünür.

Hüquqi kadr auditi

Hüquqi kadrların auditi zamanı onlar kadrlar şöbəsinin sənədlərini, emalatxanaların iş qrafikini yoxlayır, mövcud material və alətlərlə hesab-faktura və qəbzləri yoxlayırlar. Əmək müqavilələrinin, əmək kitabçalarının, icra sərəncamlarının doldurulmasının düzgünlüyünü yoxlamaq. İşçilərin vəzifə təlimatlarına əməl edib-etmədiyini yoxlamaq. Rusiya Federasiyasının əmək qanunvericiliyinin, habelə işçilərin riayət etməli olduğu müəyyən bir fəaliyyət sahəsində qəbul edilmiş qaydaların və standartların pozulmasını müəyyən etmək üçün sorğular keçirir və sorğular keçirirlər. Məsələn, qida sənayesində sanitar standartların tələbləri, QOST-lar, keyfiyyət standartları və qaydalara uyğunluq.

Hüquq kadrlarının auditinin əsas vəzifəsi yoxlama zamanı pozuntuları xüsusi komissiya tərəfindən aşkar edilməmişdən əvvəl müəyyən etməkdir. Bu, qanunla bağlı problemlərin qarşısını almağa və məhsul və xidmətlərin keyfiyyətini yaxşılaşdırmağa kömək edəcək.

İxtisaslı kadr auditi

Kadrların işindəki çatışmazlıqları aşkar etmək və onların aradan qaldırılması yollarını müəyyən etmək məqsədilə təşkilatın ixtisaslaşdırılmış kadr auditi aparılır. Bu, həmçinin bir işçinin və ya qeyri-kafi ixtisasının mövcudluğunu müəyyən etməyə imkan verirəksinə, daha yaxşı performans göstərmələri və daha çox iş görmələri üçün yüksəldilməli və ya daha çox maaş almalı olan ən dəyərli kadrları müəyyən etmək.

İxtisaslı kadr auditi müəssisənin uğurunun tamamilə işçinin peşəkar keyfiyyətlərindən asılı olduğu fəaliyyət sahələrində ən aktualdır. Məsələn, ticarətdə. Satıcı məlumatsızlıqdan və ya bacarıqsızlıqdan alıcılarla səhv davranırsa, bu, birbaşa müəssisənin maliyyə nəticələrinə təsir göstərir - gəlirlər azalır, vaxtı keçmiş məhsulların həcmi artır. Eyni zamanda, yalnız bir yoxlama gəlirin azalmasının səbəbinin başqa bir amil deyil, işçinin aşağı ixtisası olub-olmadığını aşkar edə bilər. Bu misalda kadr auditi ticarət şirkəti iflas ərəfəsində olana qədər vicdansız işçini müəyyən etməyə və onu vaxtında əvəz etməyə kömək edəcək.

Hərtərəfli kadr auditi

Hərtərəfli kadr auditi həm hüquqi, həm də ixtisas yoxlamalarının, eləcə də məlumatın qiymətləndirilməsi və təhlili üçün bütün mövcud metodların istifadəsini nəzərdə tutur. Belə bir yoxlama kadrların vəziyyətini qiymətləndirməyə və şirkətin kadr potensialını müəyyən etməyə, müəssisədə mövcud qanun pozuntularını müəyyən etməyə və arzuolunmaz maliyyə və kadr itkilərinə səbəb olmadan onları aradan qaldırmağa imkan verir.

Kadr auditinin aparılmasının bu üsulu sadalanan üstünlüklərə əlavə olaraq iki mənfi cəhətə malikdir - bu, daha çox xərc çəkəcək və daha çox vaxt aparacaq, çünki böyük həcmdə məlumatı yoxlamaq üçün daha çox iştirakçı cəlb olunacaq. Buna görə dəyalnız fövqəladə hallarda həyata keçirmək məna kəsb edir: iflas zamanı və ya maliyyə böhranı zamanı, bazar daraldıqda və rəqabət gücləndikdə.

Kim yoxlaya bilər

Kadrlar sisteminin auditi həm şirkətin işçiləri, həm də üçüncü tərəf təşkilatları tərəfindən həyata keçirilə bilər. Eyni zamanda, problem müfəttişin səriştə səviyyəsinin müəyyən edilməsi ilə ortaya çıxır, çünki kadr auditi anlayışı hüquqi təcrübədə təsbit edilməmişdir və mövcud təlimatlar, standartlar və qaydalar mühasibat uçotu fəaliyyətində audit üçün nəzərdə tutulmuşdur. Lakin məlumatın nə dərəcədə dolğun və etibarlı alınacağı, necə təhlil ediləcəyi və qiymətləndiriləcəyi müəssisə rəhbərinin kadrlarla bağlı vəziyyəti yaxşılaşdırmaq üçün hansı addımları atacağından asılıdır.

Lakin çıxış yolu tapıldı. Beləliklə, bir müəssisədə kadr auditinin təşkili üçün əsas təlimatlar və qaydalar kimi maliyyə auditinin əsasları, xüsusən də alınan və verilən məlumatlara dair tələblər götürülə bilər:

• obyektivlik;
• etibarlılıq;
• vaxtındalıq;
• dürüstlük;
• dolğunluq.

Buna uyğun olaraq, auditor təkcə peşə etikası qaydalarına əməl etməməli, dürüst və obyektiv olmalı, həm də informasiyanın toplanması və işlənməsi, habelə audit hesabatının hazırlanması zamanı müəyyən qaydalara əməl etməlidir. Eyni zamanda, kadr auditi kimi fəaliyyətlə məşğul olmaq üçün onun yanında hər hansı xüsusi sertifikatın olmasına ehtiyac yoxdur. Amma bu o demək deyilhər hansı bir işçi tərəfindən həyata keçirilə bilər. Kadr auditinin vəzifələrini həll etmək üçün müfəttiş müəyyən bilik və ixtisas səviyyəsinə malik olmalıdır.

Kadrların auditini ya ixtisaslaşdırılmış şirkətin işçisi, ya da müəssisənin kadrlarından kifayət qədər təhsil və səriştəsi olan şəxs həyata keçirə bilər. Çox vaxt bunlar şöbə müdirləri, mühasiblər və digər yüksək ixtisaslı mütəxəssislərdir. Və burada müəssisə rəhbərinin qarşısında bir dilemma yaranır: Hansı daha yaxşıdır, ixtisaslaşmış bir təşkilat işə götürmək və ya müstəqil yoxlama aparmaq? Bu sualın cavabı aşağıdakı amillərdən asılıdır:

• Kadrların auditində iştirak edən yüksək ixtisaslı kadrların dəyəri və audit şirkətinin xidmətlərinin dəyəri;
• Emal tələb edən məlumatın miqdarı və onun emalı üçün icazə verilən şərtlər.

Ümumilikdə belə hesab edilir ki, müəssisənin işçiləri tərəfindən aparılan kadr auditi daha ucuz başa gəlir, bu həmişə doğru deyil. İnformasiyanın çox böyük olduğu böyük bir müəssisədə audit aparmaq lazımdırsa, kənar mütəxəssislərin cəlb edilməsi çox vaxt daha sərfəlidir. Audit xidmətləri göstərən firmalar daha çox təcrübəyə malikdirlər, onların işçiləri ən azı kadr auditi sahəsində daha ixtisaslıdırlar, onda audit daha az və daha yaxşı başa gələcək və daha az vaxt aparacaq.

İnsan resursları auditini özünüz necə aparmalısınız

Müəssisə rəhbəri buna baxmayaraq öz işçilərinin köməyi ilə yoxlama aparmaq qərarına gəlibsə,bəzi xüsusiyyətləri bilməlidir. Adətən, bu halda kadr auditinin məqsədi bütövlükdə müəssisənin deyil, ayrı-ayrı şöbənin işini öyrənməkdir, halbuki məlumatın məxfiliyinin maksimum səviyyəsini təmin etmək lazımdır.

Başlamaq üçün menecer adətən 4-5 nəfərdən ibarət işçi qrupu yaratmalı və auditin aparılmasına və audit hesabatının tərtib edilməsinə cavabdeh olan şəxsi müəyyənləşdirməli olacaq. Bütün hazırlıq və aparılması prosesi kadr auditinin aşağıdakı mərhələlərinə bölünə bilər:

1. Fəaliyyət planı hazırlanır.
2. Nümunə ölçüsünün müəyyən edilməsi: müsahibədə iştirak edən işçilərin sayı, yoxlanılan sənədlərin həcmi və növü. Nümunə nə qədər böyük olsa, nəticə bir o qədər dəqiq olar, lakin doğrulama proseduru bir o qədər uzun çəkəcək.
3. Anket formalarının hazırlanması, sualların hazırlanması.
4. Kadrlar şöbəsinin sənədlərinin, eləcə də yoxlanılan ərazidə sənədlərin yoxlanılması.
5. Müəssisə işçilərinin sorğusu və sorğulanması.
6. Kompüter texnologiyasından və xüsusi proqramlardan istifadə də daxil olmaqla toplanmış məlumatın təhlili.
7. Audit zamanı əldə edilmiş məlumatlar əsasında müəssisədə kadr auditinin həyata keçirilməsinə cavabdeh olan şəxsin kadrların vəziyyəti, onların ixtisası və işindən məmnunluğu barədə rəy bildirdiyi audit hesabatının tərtib edilməsi şərtlər.

Audit hesabatı yazılı formada tərtib edilir, ona görülmüş işlər haqqında hesabat şəklində sübutlar əlavə edilir. Hesabatın bütün səhifələri nömrələnməli və qovluğa qoyulmalıdır. Ümumiyyətlə, hər hansıvə ya nəticənin tərtib edilməsi, habelə onun aparılması üçün ciddi qaydalar yoxdur, çünki kadr auditinin məqsədi daxili istifadəçilər üçün məlumat əldə etməkdir, buna görə də belə bir yoxlama nəticəsində əldə edilən məlumatlar heç bir yerdə dərc edilmir, və çox vaxt onlar ciddi məxfidir və onların açıqlanması qəbuledilməzdir. Bundan əlavə, məlumatların məxfiliyi həm planlaşdırma mərhələsində, həm də yoxlamanın nəticələrində təmin edilməlidir. Arzu olunandır ki, müəssisə işçilərinin qarşıdan gələn yoxlamadan xəbəri olmasın. Bu, onlar arasında sövdələşmədən qaçmağa kömək edəcək, yəni bu, alınan məlumatın obyektivliyini və etibarlılığını artırmağa imkan verəcək.

Məlumat toplama və emal üsulları

HR audit metodları mühasibat uçotu auditində istifadə olunanlardan heç bir fərqi yoxdur, yalnız fərqli xarakterli və məqsədli məlumatlar əldə edilir. Onlar əsasən əvvəlcədən hazırlanmış anket formalarından və suallar siyahılarından istifadə edirlər. Müəssisənin işçiləri haqqında audit zamanı əldə edilən məlumatlar ixtisaslaşdırılmış təlimatlarda, vəzifə təlimatlarında və işin keyfiyyət standartlarında nəzərdə tutulmuş əsas tələblərlə müqayisə edilir.

Audit zamanı sorğu vərəqələri və suallara cavabların qeydləri və audit zamanı daxil olmuş digər sənədlər formasında əldə edilmiş məlumatlar kadr auditinin aparıldığı vaxt və yerə uyğun olaraq toplanır, çeşidlənir və müqayisə edilir. Auditin nəticələrinə əsasən tərtib edilmiş hesabatda bütün sənədlər olmasa da, onlardan ən vacibi göstərilməlidir.

Hansı vəzifələri həll etmək olarkadr auditi

Kadrlar sisteminin auditi şirkətin potensialını və işçilərin ixtisasını daha yaxşı qiymətləndirməyə kömək edir. Bu, işçi qüvvəsində ən dəyərli işçiləri müəyyən etməyə və onları öz səviyyələrinə daha uyğun iş və əmək haqqı ilə təmin etməyə imkan verir.

Təcrübənin göstərdiyi kimi, menecer üçün müəssisədə artıq işləyənləri karyera nərdivanına yüksəltmək yenisini işə götürməkdən daha sərfəlidir. Bu, bir tərəfdən, digər işçilərin qazancını artıracaq, çünki onlar karyera perspektivlərini görəcəklər, digər tərəfdən, yeni işçi komandada kök salmaya bilər və bu, kadr dəyişikliyini artırır və bu, işçilərin fəaliyyətinə mənfi təsir göstərə bilər. müəssisə. Kadr dəyişikliyi də yanlış kadr siyasətinin nəticəsi ola bilər. Məsələn, işin mürəkkəbliyi və ya məsuliyyət səviyyəsi və ödəniş səviyyəsi uyğun gəlmirsə. Bu, yalnız kadr işinin auditini aşkar edə bilər.

Belə bir yoxlama nəinki ən dəyərli işçiləri müəyyən etməyə və ya ən qiymətli olanlardan qurtulmağa, həm də müəssisədə əməyin təşkilinin düzgün aparılmaması ilə birbaşa əlaqəli problemləri həll etməyə kömək edir.. Məsələn, sexlərdən birində yoxlama zamanı məlum olub ki, materiallar düzgün yerləşdirilmədiyinə görə işçilər uzaq anbarda saxlandığından onları sadəcə emal sahələrinə çatdırmaqla gündə iki saata qədər vaxt sərf ediblər. Nəticədə vaxt və səy boşa getdi. İşçilər daha tez yorulur və konsentrasiyanı itirirlər. Bu, məhsulların keyfiyyətinə və həcminə təsir etdi. Kadr yoxlaması olmadan bu sistem səhviistehsal sabit olmayacaq, bu isə resursların boşa gedəcəyi deməkdir.

Auditorların məsuliyyəti

Auditor yalnız auditor hesabatında ifadə olunmuş rəyinə görə məsuliyyət daşıyır. Sonda kadr dəyişiklikləri ilə bağlı qərarı müəssisənin rəhbəri qəbul edir və auditorun vəzifəsi yalnız ona müəssisənin kadrlarının vəziyyəti, onların ixtisaslarının hansı səviyyədə olması, pozuntuların olub-olmaması barədə məlumat verməkdir. qanunun, əmək intizamının, təhlükəsizlik tədbirlərinin, həqiqətən yüksək ixtisaslı mütəxəssislərin olub-olmaması. İşçilərin əməyinə və iş vaxtından rasional istifadəyə mənfi və ya müsbət təsir edən amilləri göstərin.

Nəticədə auditor audit hesabatı tərtib edir və orada qeyd edir:

• hansı tədbirlər keçirildi;
• nə qədər iş görüldü;
• işi zamanı hansı problemlərlə və risklərlə qarşılaşıb;
• kadr vəziyyəti və ya kadr siyasəti mənfi olarsa, vəziyyəti düzəltmək üçün nə etmək lazımdır;
• pozuntular düzəldilməzsə mümkün nəticələr.

Yoxlama özlüyündə düzgün seçilməmiş kadrlar və ya müəssisə işçilərinin düzgün hərəkətləri, onların təhlükəsizlik qaydalarını pozması və ya təlimat və texniki qaydalara əməl etməməsi problemini həll etmir. Kadr auditinin məqsədi müəssisədə mövcud kadr sisteminin güclü və zəif tərəflərini müəyyən etmək və çatışmazlıqların aradan qaldırılması və bu sistemin təkmilləşdirilməsi üzrə tövsiyələr verməkdir. Auditor etmirkadr siyasətinin vəziyyətinə və menecerin auditin nəticələrinə əsasən qəbul edəcəyi qərarlara görə məsuliyyət.

Kadrları yoxlamaq üçün auditorları harada və necə işə götürməli

Bu növ xidmət əsasən kons altinq şirkətləri və digər müəssisələr üçün işə qəbul üzrə ixtisaslaşmış kons altinq şirkətləri və işə qəbul agentlikləri tərəfindən təqdim olunur. Demək olar ki, hər böyük şəhərdə belə təşkilatlar var. Çox vaxt onlar öz xidmətlərini yerli reklam qəzetlərində və jurnallarında və ya İnternetdə xüsusi reklam divarlarında reklam edirlər. Bəzilərinin şirkətin rəsmi internet saytı var.

İşə qəbul edilərkən kadrların auditi xidmətləri göstərən müəssisə ilə şirkət arasında müqavilə bağlanır ki, bu müqavilədə tərəflərin hüquq və öhdəlikləri göstərilməli və xidmət haqqı ödənilməlidir. Adətən, müqavilə bağlayan tərəflər müqavilə tərtib etməzdən əvvəl bir neçə dəfə görüşür, nüansları və mümkün riskləri müzakirə edirlər. Hansı tədbirlər həyata keçiriləcək. Təxmini iş planı müzakirə edilir (məsləhətçi şirkət hətta HR audit planı üçün prospekt təqdim edə bilər).

Kadrların auditini təşkil etmək üçün üçüncü tərəf ixtisaslaşmış təşkilatı cəlb etməyin əsas üstünlüyü auditin müstəqilliyidir. Əgər müəssisənin işçisi bu və ya digər şəkildə həm menecerdən, həm də işçi qüvvəsindən asılıdırsa, onda kənar auditor demək olar ki, tam müstəqilliyə malikdir. Onun fikri yalnız müşahidə edilən faktlara əsaslanır.

HR auditi təşkilatın kadr sistemini yoxlamaq üçün ən asan və əlverişli yollardan biridir vəmüəssisənin mövcud kadr potensialını müəyyən etmək. Bu yoxlama metodu şirkətin idarəetmə uçotunun tərkib hissəsidir və onun fəaliyyətinin maliyyə nəticəsindən asılı olmayaraq müntəzəm olaraq həyata keçirilməlidir.