Ofis administratorunun iş təsviri: vəzifələr, funksiyalar və hüquqlar

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Əksər ictimai yerlərdə astarı keçən kimi ilk rastlaşdığınız şəxs resepsiyonist olur. Bu mütəxəssisləri otellər, gözəllik salonları, restoranlar və təbii ki, ofis müəssisələri işə götürür. Onların qonaqlar və tərəfdaşlarla ünsiyyətdən tutmuş sənədlərin işlənməsinə qədər bir çox öhdəlikləri var.

Xüsusiyyətlər

İdarəçinin çox yönlü bir peşə olduğunu və çox yönlü vəzifələri ehtiva edə biləcəyini söyləməyə dəyər. Başlayanlar üçün üstünlüyü ondan ibarətdir ki, onun müəyyən bir sahədə hər hansı dərin biliyə ehtiyacı yoxdur.

Potensial işəgötürənlər şəxsi keyfiyyətlərə daha çox diqqət yetirirlər. Ofis inzibatçısı vəzifəsinə potensial namizəd orta dərəcədə ünsiyyətcil olmalı, müxtəlif insanlarla əlaqə qurmağı bacarmalı və öz fikirlərini düzgün ifadə etməlidir. Seçilmiş sahəyə marağın olması da üstünlük olacaq.fəaliyyətlər və streslə mübarizə qabiliyyəti. Sonuncu keyfiyyət, şübhəsiz ki, gələcək administrator üçün faydalı olacaqdır. O, çoxlu sayda ziyarətçi ilə ünsiyyət qurmalı olacaq, onların arasında mütləq qarşıdurmalar olacaq. Bununla belə, belə hallarda belə, idarəçi nəzakətli olmağı bacarmalıdır.

Qeyd edək ki, şirkətin işə qəbul siyasətindən asılı olaraq ali təhsil, ofis avadanlıqları ilə işləmə bacarığı və s. tələblər ola bilər.

Bu vəzifənin iş qrafiki adətən müəssisənin iş saatları ilə müəyyən edilir, çünki onu səhər açıb axşam bağlayan administratordur. Bununla belə, işçilər üçün gecə-gündüz işləyərkən növbə cədvəli tərtib edilir. Bir qayda olaraq, ofislər bu rejimdə işləmir.

Administrator və ofis menecerinin müxtəlif peşə sahibləri olduğuna da diqqət yetirməyə dəyər. Ofis meneceri əslində digər işçilərə nəzarət edir. İdarəçi ondan fərqli olaraq bu funksiyanı yerinə yetirmir. O, yalnız öz funksiyalarını yerinə yetirir, lazım gəldikdə ofisin digər işçiləri ilə əlaqə saxlayır.

Əsas öhdəliklər

Ofis administratoru iş yerində olarkən rəhbərliyin ona həvalə etdiyi xeyli sayda tapşırıqları yerinə yetirməlidir. Gəlin onları qısaca sadalayaq.

• Telefon zənglərinin qəbulu və sonradan paylanması. Danışıqlar zamanı administrator məlumatları qeyd etməli və işçilərə ötürməlidir. Lazım gələrsə, zəng edilməlidirbaşqa şöbəyə yönləndirin.
• Ofis administratorunun vəzifələrinə işçinin potensial müştərilərə ilkin məsləhət verməsini tələb edən bənd daxildir.
• Gedən və daxil olan sənədləri emal etmək ehtiyacı.
• Xüsusi portallarda və işə qəbul agentliklərində iş elanlarının yerləşdirilməsi. Həmçinin, ofis administratorunun vəzifələrinə potensial namizədlərlə ilkin müsahibələrin keçirilməsi daxildir.
• Ofis avadanlığının düzgün işləməsini təmin etmək üçün lazım olan dəftərxana ləvazimatları və istehlak materiallarının satın alınması.

Yuxarıda sadalanan vəzifələrə əlavə olaraq, ofis administratoru həqiqətən insanlarla daim ünsiyyətdə olur. Bunlar həm potensial müştərilər, həm də şirkətin hazırkı işçiləridir. Məhz bu mütəxəssis işçilərin cədvəlinə cavabdehdir.

Hüquqlar

Hüquqların sayı, öhdəliklərdən fərqli olaraq, xeyli azdır. Beləliklə, ofis administratorunun göstərişi nə edir?

• Şirkət adından çıxış edin, digər müəssisələrlə qarşılıqlı əlaqədə onun maraqlarını təmsil edin.
• Təyin edilmiş səlahiyyət çərçivəsində digər işçilərlə qarşılıqlı əlaqədə olmaq.
• Təşkilatın fəaliyyətini yaxşılaşdırmaq üçün nəzərdən keçirilməsi üçün təkliflər verin.

Ofis administrator funksiyaları

İş yerində olan bu mütəxəssis olmalıdırona həvalə edilmiş xeyli sayda işi yerinə yetirmək:

• Ofis hazırlanır.
• Sifarişi qoruyun.
• Ziyarətçilərə xidmət edir.
• Telefon xidməti.

Əslində funksiyaların sayı daha çox ola bilər. Bu, müəyyən bir qurumdakı ofis administratorunun vəzifə öhdəliklərinin siyahısından asılıdır.

Ofisin hazırlanması

Verilmiş funksiyaların yerinə yetirilməsi, bir qayda olaraq, yeni iş gününə hazırlıqla başlayır. İş yerinə gələn administrator ofis avadanlığının işini, istehlak materiallarının və dəftərxana ləvazimatının mövcudluğunu yoxlayır. Sonra mütəxəssis ziyarətçilərin siyahısı ilə tanış olmalı və onların görüşü üçün şərait yaratmalıdır.

Sifariş qorunur

İnzibatçı ofisdə asayişi qorumaq üçün təmizlik və digər işlərlə birbaşa məşğul olmamalıdır. Bununla belə, onun vəzifələri arasında texniki personalın işini əlaqələndirmək lazımdır. O, təmizliyi planlaşdırmalı, həmçinin onun müddətini göstərməlidir.

Müştəri Xidməti

Administratorun vəzifələri həm də ziyarətçilərlə səfərin vaxtı barədə danışıqlar aparmaqdan, onları rəhbərlə əlaqələndirməkdən ibarətdir. Səfərlərin cədvəli elə tərtib edilməlidir ki, heç bir üst-üstə düşməməsin və heç kim gözləməyə vaxt itirməsin. Bundan əlavə, administrator ziyarətçiləri qarşılamalıdır. Birincini yaradan da odurtəəssürat.

Telefon xidməti

Bu funksiya meneceri danışıqlardan azad etmək və onu iş prosesindən yayındırmamaq üçün administratora həvalə edilib. İşçi bəzi məsələləri özü həll edə və ya menecerin cədvəlinə uyğun olaraq ziyarətçi üçün görüş təyin edə bilər. Bu funksiyaları yerinə yetirərkən işçi mütləq məxfiliyi qorumalı, ona malik olan məlumatları kənar şəxslərə açıqlamamalıdır.

Nümunə

Ofis administratorunun iş təsvirinə konkret təşkilatın tələblərindən asılı olaraq müxtəlif maddələr daxil ola bilər. Bununla belə, bir qayda olaraq, onda nümunə kimi götürülən standart şərtlər müəyyən ediləcək.

• Ümumi müddəalar.
• Kvalifikasiya tələbləri. Bir qayda olaraq, potensial idarəçi üçün orta ixtisas təhsili kifayətdir. Təcrübə mütləq faydalı olacaq.
• Məsuliyyətlər. Bu element olmadan heç bir iş təsviri tam deyil.
• Hüquqlar. Məsələn, administrator müəssisənin fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi üçün təkliflər vermək hüququna malikdir.
• Digər bölmələrə daxil edilməyən elementləri daxil edə bilən əlavə müddəalar.

Yeni işçiyə iş təsvirini yoxlamaq üçün təqdim etmək adətdir, o, faktı öz imzası ilə təsdiq etməlidir.

İş yeri

Ofis inzibatçısı üçün əməyin mühafizəsi üzrə təlimat iş şəraitinə bəzi tələblər qoyur. Məsələn, iş yeri elə yerləşməlidir ki, işçi rahat olsunöz vəzifələrini yerinə yetirirlər. Bir qayda olaraq, menecerin ofisinin yanında yerləşir və digər işçilərə nəzarət etməyə imkan verir.

Siz başa düşməlisiniz ki, vəzifələri yerinə yetirərkən administrator, eləcə də digər işçilər tez-tez ofis avadanlıqlarından istifadə etməli olurlar. Buna görə də o, elə yerləşdirilməlidir ki, qısamüddətli istifadə üçün əlçatan olsun.

İdarəçinin iş təsvirində aydın şəkildə göstərilməyən mühüm vəzifələrdən biri də bilavasitə rəhbər və tabeliyində olanlar arasında əlaqə rolunu oynamaqdır. Buna görə də işçi əlverişli mühit yaratmağa və digər mütəxəssislərlə əlaqə yaratmağa çalışmalıdır. Rəhbərin göstərişlərini təkcə düzgün çatdırmaq deyil, həm də onların icrasının düzgünlüyünə nəzarət edə bilmək vacibdir.

Bu səbəbdən başqaları ilə əlaqə qurmaq bacarığı bu vəzifədə uğur qazanmaq üçün mühüm amilə çevrilir. Bu həm rəhbərlərə, həm də tabeliyində olanlara aiddir. Şəxsi keyfiyyətlərə gəlincə, təşkilatçılıq və stressə davamlılıq kifayət qədər vacib hesab olunur ki, bu da digər işçiləri idarə etməyə və hətta münaqişəyə gələn qonaqlarla münasibətdə sakit qalmağa imkan verir.