İş prosesi - bu nədir? Biznes proseslərinin inkişafı, modelləşdirilməsi, optimallaşdırılması

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Müasir şirkət idarəetmə üsulları getdikcə daha çox xarici metod və texnologiyaları borc alır. Həm də dəbli olduğu üçün deyil, rahat və təsirli olduğu üçün. Bu üsullardan biri bütün gündəlik işləri elementar komponentlərə ayırır və sonra hər bir nəticədə iş prosesini ətraflı təsvir edir. Bu, kifayət qədər çox vaxt aparır, lakin nəticədə ortaya çıxan sxem zəif cəhətləri, həddindən artıq şişirdilmiş funksional məsuliyyətləri və aydın olmayan tapşırıqları tapmağa imkan verir. Rəhbərlik bir dəfə vaxt ayırmaqla öz məsuliyyətinin bir hissəsini iyerarxik pillələrdən aşağı köçürə və strateji planlaşdırma üçün vaxt ayıra bilər.

Plana uyğun həyat

Başqa bir şey odur ki, firmaların personalı çox vaxt bu prosedurun mənasını anlamır və rəhbərliyin əsas biznes proseslərini müəyyən etmək istəyini müsbət qarşılamır. Buna baxmayaraq, hər bir bölmənin elementar əməliyyatlarının modelləşdirilməsini və təsvirini başa düşmək getdikcə daha çox tələb olunur və həttaişçi. Şirkətin iş proseslərini öyrənən işçilər şirkətin heyətində görünsə, daha da pisdir. Daim bir şey soruşurlar, diqqəti yayındırırlar və bütün personalın birbaşa funksional vəzifələrinin yerinə yetirilməsinə hər cür müdaxilə edirlər. Nə etməli?

Uzaqdan başlayaq. Hər səhər çoxumuz işə gəlmək vəzifəsi ilə qarşılaşırıq. Onun uğurlu həlli üçün vaxtında oyanmaq, hazırlaşmaq və hansısa nəqliyyat növündə yer almaq lazımdır (fərq etməz, şəxsi avtomobil və ya metro vaqonu). Bundan əlavə, hər bir komponenti daha kiçik prosedurlara bölmək olar: vaxtında oyanmaq üçün siz həyəcan siqnalı təyin edə bilərsiniz və ya kimsədən sizi oyatmağı xahiş edə bilərsiniz və s. Həll üsulundan asılı olmayaraq, nəticə (vaxtında oyanma).) əldə ediləcək. Amma artım, haqlar və iş üsulu həll üsulu və son nəticə ilə fərqlənir. Əslində, biz ilk tərifə gəldik.

Bütün bunlar nə üçündür

Beləliklə, biznes prosesi resursları faydalı son məhsula çevirən müəyyən sadə hərəkətlər ardıcıllığıdır. Real həyat nümunəmizdə hər biri öz ilkin məlumatını tələb edən və müəyyən manipulyasiyalardan sonra istənilən nəticəni verən üç fərqli proses var. Gəlin müəssisəyə gedək. Hər bir şirkətdə fəaliyyət sahəsindən asılı olmayaraq, iş işçilərin peşəkar münasibətləri ilə müəyyən edilir: məlumatların ötürülməsi, məhsula olan ehtiyacın müəyyən edilməsi, istehsalın və resursların təhlili və s. Və burada qeyd etmək lazımdır ki, bütün yuxarıdakı məsələləryalnız üç şərt yerinə yetirildikdə:

- məlumat onunla maraqlanan işçiyə göndərildi;

- bu doğru zamanda edilib;

- məlumatın təqdim olunduğu forma olduqca sadə və aydındır.

Yuxarıda deyilənlərin hamısını ümumiləşdirərək iddia etmək olar ki, biznes prosesi üç suala cavab verən məlumat axınıdır: nə, harada və nə vaxt. İşin rəvan və fasiləsiz yerinə yetirilməsi üçün onun tərkib hissələrini müəyyən etmək lazımdır. Bu halda, tapşırıqların təkrarlanması, icraçının olmaması və ya dayanma vaxtı olmayacaq.

Bir iş prosesi aydın şəkildə müəyyən edildikdə, hər bir işçi əvəzolunmaz olmaqdan çıxır. Həmkarlarınızdan birinin xəstəlik məzuniyyətini tərk etməsini (və ya tətildən qayıtmasını) neçə dəfə gözləməli olduğunuzu xatırlayın; işdən uzaqda olduğunuz zaman telefon sözün əsl mənasında dayanmır və hamı sizin nə və necə etdiyinizi anlamağa çalışır. Rəhbərliyin tələbinə cavab vermisinizsə və biznes proseslərinin kifayət qədər təfərrüatlı təsvirini tərtib etmisinizsə, onda siz sakit şəkildə şənlənib dincələ və bəzən sadəcə nahar edə bilərsiniz…

Təriflərin formal dilinə müraciət edərək iddia edəcəyik ki, müəssisə biznes proseslərini təsvir edərkən aşağıdakı məqsədləri qoyur:

• fəaliyyətin təşkilinin ümumi strukturunu başa düşmək və onun inkişaf dinamikasını müəyyən etmək;
• cari problemləri və onların aradan qaldırılması üçün imkanları müəyyən edin;
• bütün iştirakçılar (inkişafçılar, istifadəçilər, müştərilər və s.) üçün başa düşülən məqsəd və vəzifələr sistemi yaradın;
• lazımi proqram təminatı üçün tələbləri formalaşdırmaq üçüntəhlükəsizlik.

Təbii ki, biznes proseslərinin təsviri özlüyündə maraq doğurmur. Ancaq reinjinirinq üçün bu, əsas vəzifədir. Yalnız məlumat axınının strukturunu, əlaqələrini və yollarını başa düşməklə, həm müəssisənin özünün, həm də onun ayrı-ayrı bölmələrinin semantik yükünü yenidən nəzərdən keçirmək barədə danışmaq olar. Amma hansısa məqsədə çatmaq üçün yenidən təşkilatlanma da aparılmalıdır: müştəri xidmətinin keyfiyyətinin yüksəldilməsi; xərcin azaldılması; ifaçılara qərar verməkdə daha çox sərbəstliyin təmin edilməsi (işin tamamlanması üçün vaxt çərçivəsinin azaldılması) və s.

Sadə təsnifat

Ən çox informasiya biznes proseslərini təsvir etmək ehtiyacı funksional yönümlü struktura malik müəssisələrdə yaranır. Fakt budur ki, müxtəlif şöbələrin məqsəd və vəzifələri bir-birinə zidd ola bilər. Və bu, təkcə şirkətin gəlirliliyinin azalmasına deyil, həm də rəqabət qabiliyyətinin aşağı düşməsinə səbəb olacaq.

İdarəetməyə müasir yanaşma getdikcə proses xarakteri daşıyır. Bütün işlər müəyyən proseslər toplusu kimi qəbul edilir (hər biri bir və ya bir neçə sadə əməliyyatdan ibarətdir). Bu yanaşmanı rəsmiləşdirmək və standartlaşdırmaq üçün aşağıdakı proseslər kateqoriyaları qəbul edilmişdir (təsnifat məhsulun əlavə dəyəri ilə əlaqədar baş verir):

• əsas - şirkətin gəlir əldə etdiyilər: istehsal, marketinq, təchizat;
• menecerlər - şöbələr və konkret icraçılar üçün məqsəd və vəzifələr qoyanlar;
• dəstəkləyir -istehsalı resurslarla təmin edən, lakin son məhsula əlavə dəyər verməyənlər: kadrların hazırlanması və seçimi, maliyyə dəstəyi, hüquqi müdafiə və s.

İnsan amilindən artıq qeyd olunan müstəqilliyə və yeni işçilərin sadələşdirilmiş adaptasiyasına əlavə olaraq, biznes proseslərinin təsviri şirkətin əməliyyat xərclərini daha effektiv idarə etməyə imkan verir.

Xüsusiyyətlər

İndi aydın olur ki, müəssisəni idarə etmək üçün təkcə bir-biri ilə əlaqəli informasiya axınlarını müəyyən etmək deyil, həm də bütün fəaliyyətləri aydın şəkildə təsvir etmək lazımdır. Biz artıq bildiyimizə görə, iş prosesi bir işçidən digərinə keçən ümumi işin bir hissəsidir (öz funksional bölməsi daxilində və ya olmasın, fərq etməz), onda keçək dünyadakı hər şey vahid olmaq. Və peşəkar fəaliyyət - daha çox.

Fəaliyyət sahəsindən asılı olmayaraq, hər bir iş prosesi eyni xüsusiyyətlərlə təsvir edilə bilər.

- Haşiyə sadə əməliyyatın başlanğıcı və sonudur.

- Sahib yalnız iş üçün lazım olan resurslara sahib olmayan, həm də prosesi planlaşdıran, təhlil edən, idarə edən şirkətin işçisidir; və ən əsası o, nəticəyə görə məsuliyyət daşıyır.

- Daxiletmə - müəssisədə qəbul edilən istənilən formada alınan, informasiyaya ehtiyacı müəyyən edən və prosesin başlanğıcını qeyd edən məlumat mesajı.

- Çıxış - məlumat və ya məhsulun ifaçıdan kənar istehlak edilən maddiləşdirilmiş hissəsimüştəri.

- Podratçı - bir prosesdə iştirak edən şirkət işçiləri.

- Resurslar - əməliyyatın icrası zamanı dəyişməyən fəaliyyətin maddi və ya informasiya hissəsidir (lakin yalnız daxil olan məlumatların son məhsula çevrilməsinə kömək edir).

- Keyfiyyətə nəzarət - işin effektivliyini müəyyən etmək üçün sənaye və ya daxili (şirkət rəhbərliyi tərəfindən qəbul edilən) göstəricilər.

Elementar proseslərin məcburi bölüşdürülməsi

Təbii ki, hər bir şirkət biznes proseslərinin təsvirinə ehtiyac duymur. Buna baxmayaraq, bu yorucu məşqdən imtina etmək mümkün olmayan bir sıra hallar var. Əsas olanları adlandıraq:

• Müəssisənin fəaliyyəti avtomatlaşdırılıb. Bu halda, biznes prosesi diaqramı müştərinin ehtiyaclarını proqramçı üçün başa düşülən dilə çevirir.
• Şirkətin fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi. Yalnız avadanlıq və texnologiyanın təkmilləşdirilməsi son məhsulun təkmilləşdirilməsinə kömək etmir; biznes prosesinin optimallaşdırılması işin bütün güclü və zəif tərəflərini müəyyən etməyə və müvafiq idarəetmə qərarları qəbul etməyə imkan verir.
• Beynəlxalq Standartlar Təşkilatı (ISO) sertifikatına malikdir. Bütün işçilər üçün vahid keyfiyyət idarəetmə sistemi yaradılır.

Təsviri müştəriyə necə təqdim etmək olar

Biznes prosesinin modelləşdirilməsi hər bir elementin təsvirini tələb edir. Təşkilat üçün ağrısız şəkildə necə etmək olar? Dünya praktikasında qəbul edilən üç əsas üsul var: mətn, qrafik və cədvəl.

Mətn sadə və başa düşülən ardıcıllıqla işin bütün gedişatının təsvirini əhatə edir. Forma və məzmun ya pulsuz ola bilər (əgər beynəlxalq və ya sənaye standartları hələ hazırlanmayıbsa) və ya sənədlərlə tənzimlənə bilər. Məsələn: satış şöbəsi dövr üçün hesabat sənədlərini planlaşdırma şöbəsinə göndərir; planlaşdırma şöbəsinin əməkdaşları satışın dinamikasını və istehsalata düzəlişlər etmək zərurətini müəyyən etmək üçün analitik iş aparır; planlaşdırma departamentindən alınan nəticə marketinq şöbəsinə verilir, burada satışın artmasının (azalmasının) səbəbləri və s. təhlil edilir

Biznes prosesinin qrafik diaqramı sizə analitik işin nəticəsini vizuallaşdırmağa imkan verir. Məlumatın vizual qavranılmasının ən təsirli olduğunu xatırlatmağa ehtiyac yoxdur. Buna görə də, hər cür qrafik və diaqram bizə nə baş verdiyini tez başa düşmək və düzgün həll yolunu tapmaq imkanı verir.

İslahat fəaliyyətinin əsas vəzifəsi biznes proseslərinin optimallaşdırılması olduğu hallarda, onların təsvirinin cədvəl formasından istifadə etməyə dəyər. Onun köməyi ilə hərəkətlərin ardıcıllığını və məlumat axınının istiqamətini başa düşmək daha asandır. Tipik cədvəldə təkcə ştat vahidinin funksiyasının təsviri deyil, həm də daxil olan və gedən sənədlər, icraçı (həm bütün şöbəni, həm də konkret işçini göstərə bilərsiniz) və s. haqqında sütunlar var.

Biznes prosesini necə düzgün təsvir etmək olar

Biznes prosesləri təhlil etmək kifayət deyil. Bu məsələdə ən vacib şey düzgünlük, eyni zamanda təsvirin sadəliyidir. Başlamaq üçün vahid prosesinin adı aydın şəkildə ifadə edilməlidir. Bu, başa düşməyinizə kömək edəcəkonun əsas xüsusiyyətləri, icra məntiqi və ümumi istehsal fəaliyyətləri zəncirindəki yeri.

Sonra tapşırığın normal icrası üçün hansı giriş məlumatının tələb olunduğunu göstərməli, həmçinin resurs dəstəyini sadalamalısınız. Prosesi təşkil edən sadə əməliyyatların yazılı ardıcıllığı heç nəyi qaçırmamağa və ya unutmamağa kömək edəcək.

Biznes prosesinin modelləşdirilməsi prosesin sahibini və onun gedişatına nəzarət sistemini göstərmədən edə bilməz. Bunu etmək üçün təsvirdə işin istehsalı üçün standart şərtləri qeyd etmək və növbəti keçidə köçürülən sənədləri sadalamaq lazımdır. Sadələşdirmək üçün təsvir belə görünməlidir: "… hesabat dövrü üçün satış təhlili apardıqdan sonra planlaşdırma şöbəsinin əməkdaşı müəyyən edilmiş formanı (cədvəl) doldurur, onu marketinq şöbəsinə göndərir …"

İstehsal proseslərini təsvir etmək üçün sadələşdirilmiş sxem

Təsviri yazarkən əksər hallarda işçilər işlərinin məzmununu şifahi şəkildə necə çatdıracaqlarını bilməmələri ilə qarşılaşırlar. Biznes prosesi sistemini aydın və strukturlaşdırılmış etmək üçün siz qeyd edə bilərsiniz. O, aydın və maksimum təfərrüatlı cavab verilməli olan sualları əks etdirir. Bəs bu suallar nədir?

• Nə? Bu əməliyyatda dəqiq nə edildiyini təsvir edir.
• Niyə? Əməliyyatın məqsədini keçir.
• Nə vaxt? İcraya kimin başladığını müəyyənləşdirir.
• Kim? Xüsusi ifaçıların adını çəkir.
• Necə? Siyahılar tələb olunurresurslar.

Biznes proseslərinin inkişafı bütün təsvir üsullarından istifadə oluna biləcəyini nəzərdə tutur. Beləliklə, ən ətraflı iş sxemi əldə ediləcəkdir. Qrafik versiya funksional vahidlərin əlaqəsini, cədvəl və mətn versiyaları isə hər bir əməliyyatın məzmununu çatdıracaq. Təəssüf ki, bu vaxt aparan ilkin iş olmadan biznes prosesinin avtomatlaşdırılması mümkün deyil.

Məlumatı necə toplamaq olar

Praktikada lazımi məlumatı əldə etməyin bir çox yolu var. Başlamaq üçün şirkətin işçilərinə rəhbərlik edən normativ sənədləri təhlil etmək lazımdır. Sonra işinin məzmununu təsvir etmək üçün hər bir birbaşa ifaçı ilə fərdi müsahibələr aparmalısınız. Bundan əlavə, mübahisəli məqamların aydınlaşdırılması və aydınlaşdırılması üçün analitik məsləhətçilər biznes proseslərinin gedişatının müşahidəsindən istifadə etməlidirlər.

Problemin həllinə kompleks yanaşsanız, biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması o qədər də yorucu və faydasız görünməyəcək.

İşçi Qrupu

Bununla belə, əgər müəssisənin əsas vəzifəsi biznes proseslərinin avtomatlaşdırılmasıdırsa və rəhbərlik kənar kons altinq şirkətlərini cəlb etmək niyyətində deyilsə, mütləq sual yaranır: "Haradan başlamaq lazımdır?" İlk addım şirkət işçilərindən ibarət işçi qrupunun yaradılmasıdır. İşçi qrup üzvlərinin əla analitik və dinləmə bacarıqlarına malik olması üstünlükdür. Axı, artıq qeyd edildiyi kimi, işin böyük hissəsi biznes prosesinin icraçıları ilə şəxsi müsahibələrin aparılmasından ibarətdir.

Sonra, sistemin işləməsi haqqında real təsəvvür əldə etməlisiniz. Modernləşmədən əvvəl müəssisə işlədiyindən və qazanc əldə etdiyindən, yəqin ki, tam restrukturizasiyadan danışmağa dəyməz. Buna görə də, sistem və məlumat axınlarının istiqamətləri optimallaşdırmanın başlanması zamanı müəyyən edilməlidir.

Təsvir nədən ibarətdir

Biznes proseslərinin təsvirində çaşqınlıq və uyğunsuzluqların qarşısını almaq üçün mütəxəssislər proses xəritələrindən istifadə etməyi tövsiyə edirlər. Bunlar ifaçının təsir dairəsindən və təsvir edilən əməliyyatın mürəkkəbliyindən asılı olmayaraq, bütün hərəkətləri birləşdirməyə imkan verən standart sənədlərdir.

İstənilən təsviri aşağıdakı komponentlərə bölmək olar:

• vahid proses forması (əksər hallarda cədvəl);
• biznes prosesinin xəritəsi (istənilən formada təqdim oluna bilər - mətn təsviri, qrafik obyekt və ya cədvəl);
• marşrutlar (məlumat, resurslar və maliyyənin daxil olan və çıxan axınları);
• müxtəlif biznes proseslərinin matrisləri (əsas və ikincil axınları və əməliyyatları vurğulamağa imkan verən müxtəlif proseslər arasında qarşılıqlı əlaqə cədvəli);
• axın qrafiki (biznes prosesinin icra alqoritmi);
• ətraflı mətn təsviri;
• sənədləşdirmə (prosesin icrasını təsdiq edən sənədlərin yaradılması);
• iş prosesinin göstəricilərinin müəyyən edilməsi (yalnız tərəqqiyə deyil, həm də keyfiyyətə nəzarət edə biləcəyiniz xüsusiyyətlər və göstəriciləri axtarın);
• qaydalar (başqa sözlə, iş təsviri).

Göstəricilər

Dəfələrlə qeyd edildiyi kimi, istənilən proses nə iləsə ölçülməlidir. Bu, ilk növbədə müəssisənin bütün fəaliyyətinin səmərəliliyini qiymətləndirmək üçün lazımdır. Çox vaxt ekspertlər biznes proseslərini dörd göstəriciyə görə sınaqdan keçirməyi tövsiyə edirlər: vaxt, xərclər, keyfiyyət və kəmiyyət.

Lakin biznes prosesi modelləri dinamik və müxtəlifdir. Buna görə də, çox vaxt yalnız işin sürətini qiymətləndirmək kifayət deyil; həm iş şəraitini, həm də müəssisənin infrastrukturunu nəzərə almaq lazımdır. Bundan əlavə, demək olar ki, bütün sənayelər təchizatçılar, maliyyə, logistika və tərəfdaşlar olmadan mövcud ola bilməz. Bunlar həm də ölçülə bilən göstəricilərdir.

Və təbii ki, informasiya və insan faktorunu da unutmaq olmaz. Mütəxəssisin hazırlıq səviyyəsi nə qədər yüksək olsa, onun təlimatlar və daxil olan məlumatlarla tanış olması üçün bir o qədər az vaxt lazımdır.

Modelləşdirmə metodologiyalarının əksəriyyəti indi struktur analiz və dizayn prinsiplərinə (SADT - Strukturlaşdırılmış Analiz və Dizayn Texnikası), həmçinin bəzi alqoritmik dillərə əsaslanır. Biznes prosesinin təhlilinin bir neçə əsas modelinin mövcudluğu haqqında danışa bilərik:

- Biznes Proseslərinin Modelləşdirilməsi - əslində modelləşdirmə - şirkətin mövcudluğunun funksional tərəfini ortaya qoyur.

- İş axınının modelləşdirilməsi - İş axınlarını təsvir edir və axın qrafikinə bənzəyir.

- Məlumat axınının modelləşdirilməsi - əvvəlkindən fərqli olaraq məlumat (informasiya) axınlarını təsvir edir; ardıcıllıq üçün nəzərdə tutulmuşdurəməliyyatlar.

Şevhart-Deminq dövrü

Böyük biznes prosesləri (1C onları ümumi siyahıdan seçməyə imkan verir) "İş Proseduru" adlı ayrıca sənəddə təsvir edilməsi tövsiyə olunur. Daha az əhəmiyyət kəsb edən və ya az sayda sadə əməliyyatdan ibarət olan hər şey adətən iş təsvirlərində təsvir edilir.

Reqlamentin layihəsini hazırlayarkən müəssisənin fəaliyyətinin davamlı təkmilləşdirilməsi dövrünün şərtlərini (Şehart-Deminq modeli) nəzərə almaq lazımdır. Onun müddəalarında qeyd olunur ki, optimallaşdırma və təkmilləşdirmə sonsuz proseslərdir. Yəni müəssisənin idarə edilməsində belə idarəetmə qərarlarından ibarət müəyyən qapalı dövrə mövcuddur: planlaşdırma, həyata keçirmə, nəzarət, tənzimləmə.

Reqlament tərtib edərkən Shewhart-Deming modelinə uyğunluğu təmin edən prinsiplər nəzərə alınmalıdır:

1. Gələcək dövr üçün planlaşdırılan göstəricilərin hesablanması.
2. Yanışmaların dinamikasının təhlili və mümkün səbəblərin sənədləşdirilməsi.
3. Düzəldici tədbirlərin müəyyən edilməsi və onların effektivliyinin təhlili.

Modelin hazırlanması biznes qaydalarına uyğun aparılmalıdır. Ümumi qəbul edilmiş qaydalar müəssisənin ərazisində fəaliyyət göstərdiyi dövlətin tənzimləyici və qanunvericilik bazasıdır. Modelin ikinci əsasını şirkətin korporativ siyasəti təşkil edir.

Keyfiyyət idarəetmə sistemini tətbiq edərkən biznes proseslərinin inkişafı və unifikasiyasına diqqət yetirmək lazımdır. Məqalənin əvvəlində qeyd edildiyi kimi, şirkət işçiləri həmişə deyilgedən modernləşmənin əhəmiyyətini dərk edir. Effektiv biznes prosesi modeli yaratmağın vacibliyini hər bir işçiyə çatdırmaq top menecmentin vəzifəsidir.

Axı bu, yaxşı qurulmuş və diqqətlə hazırlanmış sistemdir ki, bu da müəssisənin ISO 9001:2008 beynəlxalq keyfiyyət standartlarına uyğunluq sertifikatları almasını asanlaşdırmaqla yanaşı, həm də hər birinin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıracaq. işçi.

Bu amillərin hər ikisi şirkətin bazarda daha rəqabətli olmasına səbəb olur ki, bu da öz növbəsində həm investorlara, həm də müştərilərə faydalı təsir göstərir.