İdarəetmə nəzarətinin növləri və funksiyaları

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

İdarəetmə prosesi beş funksiyadan ibarətdir: planlaşdırma, təşkil etmə, kadrların yerləşdirilməsi, istiqamətləndirmə və nəzarət. Beləliklə, nəzarət nəzarət prosesinin bir hissəsidir.

Nəzarət təşkilatda idarəetmənin əsas məqsəd funksiyasıdır: faktiki fəaliyyətin müəyyən edilmiş şirkət standartları ilə müqayisəsi prosesi. Hər bir menecer tabeliyində olanların fəaliyyətinə nəzarət etməli və qiymətləndirməlidir. İdarəetmə nəzarəti şirkət üçün gözlənilməz halların və ya maliyyə itkilərinin qarşısını almaq üçün menecer tərəfindən vaxtında düzəldici tədbirlər görməyə kömək edir.

Əsas nəzarət prosesi üç addımdan ibarətdir:

• Standartların təyin edilməsi.
• Bu standartlara uyğun performansın ölçülməsi.
• Standartlardan və planlardan kənarlaşmaların düzəldilməsi.

Təşkilatın ümumi strateji planının bir hissəsi olaraq, liderlərfaktiki nəticələrə qarşı performans planlamasını ehtiva edən konkret, dəqiq, əməliyyat şərtlərində vahidlər.

Həqiqi performansın müqayisə ediləcəyi standartlar keçmiş təcrübədən, statistikadan və müqayisədən əldə edilə bilər (ən yaxşı sənaye təcrübələrinə əsaslanaraq). Mümkün olduğu qədər, standartlar təşkilatın məqsədlərinə əsaslanaraq birtərəfli qaydada qərarlar qəbul edən yüksək rəhbərlik deyil, ikitərəfli əsasda hazırlanır.

İdarəetmə nəzarəti nə üçün lazımdır?

Heyət həmişə təşkilat üçün ən yaxşısını etsəydi, nəzarət və idarəetməyə ehtiyac qalmazdı. Ancaq aydındır ki, insanlar bəzən təşkilatın ən yaxşı maraqlarına uyğun hərəkət edə bilmirlər və ya bunu etmək istəmirlər və arzuolunmaz davranışın qarşısını almaq və istənilən hərəkəti təşviq etmək üçün bir sıra nəzarət tədbirləri tətbiq edilməlidir.

İşçilər öz işlərini yaxşı yerinə yetirmək üçün lazımi təchizata malik olsalar belə, bəziləri bunu etməməyi seçirlər, çünki fərdi məqsədlər və təşkilat məqsədləri tam olaraq eyni olmaya bilər. Başqa sözlə, hədəflərin uyğunlaşdırılması yoxdur. Belə hallarda işçilərin motivasiyasını və məhsuldarlığını artırmaq üçün addımlar atılmalıdır.

Effektiv təşkilat menecerlərin necə idarə və nəzarət etməli olduqlarını başa düşdüyü təşkilatdır. Konsepsiya və proses kimi nəzarətin məqsədi işçiləri özlərinə həvalə edilmiş rollarda həvəsləndirmək və istiqamətləndirməkdir. Anlamaqproses və idarəetmə nəzarət sistemləri təşkilatın uzunmüddətli effektivliyi üçün vacibdir.

Kifayət qədər nəzarət sistemləri olmadan çaşqınlıq və xaos təşkilatı alt-üst edə bilər. Bununla belə, nəzarət sistemləri təşkilatı boğarsa, o, sahibkarlıq innovasiyalarının olmamasından əziyyət çəkə bilər.

İdarəetmə qərarlarının icrasına qeyri-adekvat nəzarət məhsuldarlığın azalmasına və ya ən azı pis maliyyə nəticələri riskinin artmasına səbəb ola bilər. ifrat dərəcədə, performansa nəzarət edilmədikdə, təşkilati uğursuzluqlar nəticələnə bilər.

Effektiv idarəetmə sisteminin xüsusiyyətləri

Effektiv biznes idarəetmə sistemi şirkət strategiyasını və illik məqsədləri gündəlik fəaliyyətlərlə uyğunlaşdırmağa, performansa nəzarət etməyə və düzəldici tədbirlər görməyə kömək edən inteqrasiya olunmuş proseslər və idarəetmə alətləri toplusudur.

İdarəetmə nəzarəti sistemi təşkilatın strateji məqsədlərinə uyğun gələn fərdi və kollektiv məqsədlərin müəyyən edilməsi, bu məqsədlərə nail olmaq üçün fəaliyyətin planlaşdırılması, tərəqqinin nəzərdən keçirilməsi və qiymətləndirilməsi, insanların bilik, bacarıq və bacarıqlarının inkişaf etdirilməsi yolu ilə fəaliyyətinin davamlı təkmilləşdirilməsi prosesidir.. Nəzarət sistemi nəticələrə diqqət yetirməlidir.

Effektiv idarəetmə sistemi aşağıdakı xüsusiyyətlərə malikdir:

1. Təşkilati məqsədlərə çatmağa kömək edir.
2. Resurslardan optimal istifadəni asanlaşdırır.
3. Ümumi yaxşılaşdırırtəşkilat performansı.
4. İşçilərin mənəviyyatını həvəsləndirir və artırır.
5. Nəzarət həm də nizam-intizam və nizam-intizam yaradır.
6. Aydın müəyyən edilmiş və başa düşülən performans göstəriciləri.
7. Standartlara yenidən baxaraq gələcək planlaşdırmanı təmin edir.
8. Strateji məqsədlər təşkilatın bütün səviyyələrinə aiddir.
9. Effektiv nəzarət səhvləri minimuma endirir.
10. İdarəetmənin və işçilərin məşğulluğunun gücləndirilməsi.
11. Prioritetli məqsədlərə daha tez nail olun.

İdarəetmə nəzarəti prosesi şirkətlərin fəaliyyətini elə tənzimləyir ki, faktiki göstəricilər əvvəlcədən müəyyən edilmiş plana uyğun olsun. Effektiv nəzarət sistemi menecerlərə şirkətə zərər gətirən hallardan qaçmağa imkan verir.

18 idarəetmə nəzarət funksiyaları

İdarəetmə nəzarəti menecmentin məqsədlərinə uyğun olaraq şirkətin fəaliyyətini tənzimləmək imkanı vermək üçün qurulan hər hansı proses, alət və ya sistemdir.

Nəzarət idarəetmənin aşağı, orta və yuxarı pillələrində həyata keçirilir. Hər səviyyədə nəzarət fərqli olacaq: yuxarı rəhbərlik strateji nəzarətə, orta səviyyə taktiki nəzarətə, aşağı səviyyə isə əməliyyat nəzarətinə cəlb olunacaq.

Aşağıdakılar idarəetmə qərarlarına nəzarət funksiyalarıdır:

1. Planlaşdırma strategiyası. Məqsədlərə çatmaq üçün fəaliyyət planının yaradılması prosesi.
2. Nəzarəttələblər. Tələblər kimi planların rəsmi sənədləri və lazım gəldikdə həmin planlara dəyişikliklərin idarə edilməsi.
3. Maliyyə nəzarəti. Şirkətin büdcəsinin monitorinqi və uçotu.
4. Performansın idarə edilməsi. İşçilərlə məqsədlər toplusunun razılaşdırılması və onların fəaliyyətinin bu məqsədlərə uyğun qiymətləndirilməsi prosesi.
5. İşə nəzarət. Məhsuldarlığı, səmərəliliyi və iş keyfiyyətini artırmaq üçün işçilərə nəzarət edin.
6. Proqram və layihənin idarə edilməsi. Dəyişiklik həyata keçirilir.
7. Risk nəzarəti. Riskin müəyyən edilməsi, təhlili və aradan qaldırılması üçün təkrarlanan proses.
8. Təhlükəsizliyə nəzarət. Təhlükəsizlik təhdidlərinin müəyyən edilməsi və aradan qaldırılması və müxtəlif risklərin azaldılması yollarının həyata keçirilməsi.
9. Uyğunluğa nəzarət. Qanunlara, qaydalara, standartlara və təşkilatın daxili siyasətlərinə uyğun olaraq proseslərin, prosedurların, sistemlərin, auditlərin, ölçmələrin və hesabatların həyata keçirilməsi.
10. Metriklər və hesabat. Təşkilat fəaliyyətinin mənalı ölçülərinin hesablanması və ünsiyyəti.
11. Bençmarkinq. Şirkətin sənayesi, rəqibləri və ya cari ən yaxşı təcrübələri ilə müqayisə nəticələrinin iterativ prosesi.
12. Daimi təkmilləşdirmə. Performansın ölçülməsi, təkmilləşdirilməsi və yenidən ölçülməsi prosesi.
13. Keyfiyyətə nəzarət. Çıxış məhsullarının spesifikasiyalara uyğun olmasını təmin etmək. Məsələn, istehsal xəttində məhsul sınaq prosesinin həyata keçirilməsi.
14. Keyfiyyət təminatı. Keyfiyyətə zəmanət gələcək keyfiyyət uğursuzluqlarının qarşısının alınması prosesidir. Məsələn, bütün uğursuzluqların əsas səbəblərini araşdırmaq təcrübəsiistehsal təkmilləşdirmələrini axtarmaq üçün.
15. Avtomatlaşdırma. Avtomatlaşdırma vasitəsilə məhsuldarlığı, səmərəliliyi və keyfiyyəti artırın.
16. Məlumatların idarə edilməsi. Gələcəkdə faydalı ola biləcək məlumatların toplanması təcrübəsi, həmçinin məlumatların təhlili.
17. Səhmlərin idarə edilməsi. Çatışmazlıq və ya artıqlığın qarşısını almaq üçün inventar idarəetməsi və uçotu.
18. Aktivin idarə edilməsi. İstehsal obyektləri, infrastruktur, maşın, proqram təminatı və əqli mülkiyyət kimi aktivlərə nəzarət.

Nəzarət növləri və onların xüsusiyyətləri

Təşkilatlar planlarına nail olub-olmadığını müəyyən etmək və lazım gələrsə, düzəldici tədbirlər görmək üçün nəzarətə ehtiyac duyur. İdarəetmə qərarlarına nəzarətin əsas məqsədləri:

1. Dəyişikliyə uyğunlaşır. Nəzarət sistemi dəyişən ətraf mühit şəraitini proqnozlaşdıra, izləyə və reaksiya verə bilər.
2. Səhvlərin minimuma endirilməsi. Məhsuldar idarəetmə nəzarəti və uçot firmanın fəaliyyətində baş verən səhvlərin sayını məhdudlaşdıracaq.
3. Xərcləri minimuma endirmək və mənfəəti artırmaq. İdarəetmə nəzarətinin təşkili səmərəli şəkildə həyata keçirilərsə, bu, xərcləri az altmağa və məhsuldarlığı artıra bilər.

Bizneslər bir sıra müxtəlif sahələrdə və müxtəlif idarəetmə səviyyələrində nəzarət sistemləri quraşdırır. İdarəetmə qərarlarına nəzarət üçün məsuliyyət genişdir. Bu nəzarət funksiyasının müxtəlif təsnifatları və xüsusiyyətləri vardır. Ən ümumi görünüşlərdən biri belədir:

1. İrəli nəzarət, həmçinin irəli ötürülmə nəzarəti kimi tanınan, təşkilatın öz mühitindən çıxardığı resurslara diqqət yetirir. O, bu resurslar təşkilata çatmazdan əvvəl onların keyfiyyətinə və kəmiyyətinə nəzarət edir.
2. Monitorinq transformasiya prosesində məhsul və ya xidmətin keyfiyyət və kəmiyyət standartlarının saxlanmasına yönəlib.
3. Əks əlaqə nəzarəti kimi də tanınan Yekun nəzarət, transformasiya prosesi başa çatdıqdan sonra təşkilatın nəticələrinə diqqət yetirir. Yekun nəzarət ilkin və ya cari nəzarət qədər təsirli olmasa da, gələcək planlaşdırma üçün rəhbərliyi məlumatla təmin edə bilər.

Başqa təsnifata görə nəzarət iki geniş kateqoriyaya - tənzimləyici və normativ nəzarətə bölünür və bu kateqoriyalar daxilində bir neçə növ vardır. İdarəetmə nəzarətinin növləri aşağıdakı cədvəldə göstərilmişdir.

Tənzimləyici nəzarət	Tənzimləyici nəzarət
Bürokratik Maliyyə Keyfiyyət	Əmr Təşkilati

Aşağıdakı bölmələr idarəetmə fəaliyyətlərində nəzarətin hər bir növünü və alt növünü təsvir edir.

Tənzimləyici nəzarət

Tənzimləyici nəzarət standart əməliyyat prosedurlarından irəli gəlir və bu idarəetmə nəzarətinin həyata keçirilməsinin köhnəlmiş və əks-məhsuldar kimi tənqid edilməsinə səbəb olur. üzərində tam və tam nəzarəti nəzərdə tuturtəşkilatın bütün sahələri.

Son illərdə bizneslər daha çevikləşdikcə, təşkilati iyerarxiyaların hamarlanması və sərhədlərin genişlənməsi sayəsində tənqidçilər tənzimləyici nəzarətin məqsədə çatmağa daha çox mane ola biləcəyini qeyd edirlər. İdarəetmə qərarlarının təşkilinə nəzarət nöqteyi-nəzərindən əsas məsələ nəzarətin təşkilati məqsədlərə uyğunluğudur.

Bürokratik nəzarət

Bürokratik nəzarət təşkilati iyerarxiyada mövqedən asılı olan səlahiyyət xətlərindən qaynaqlanır. Subordinasiya səviyyəsi nə qədər yüksək olarsa, insanın öz siyasətini diktə etmək hüququ da bir o qədər çox olar. Bürokratik nəzarət pis rap qazandı və haqlı olaraq. Əmr əlaqələri zəncirinə həddən artıq güvənən təşkilatlar gözlənilməz vəziyyətlər zamanı çevikliyə mane olurlar. Bununla belə, menecerlərin hər hansı digər idarəetmə nəzarəti təşkilatı formaları kimi şirkəti çevik və müştəri qayğılarına cavabdeh edə bilməsi üçün yollar var.

Sistemdə çevikliyi və cavabdehliyi qoruyarkən əmr zəncirini necə saxlamaq olar? Məhz bu, bürokratik nəzarətin həll etməli olduğu sualdır. Həlllərdən biri məsuliyyəti şirkətdəki iyerarxiyaya görə həvalə edən standart əməliyyat prosedurlarıdır.

Maliyyə nəzarəti

Maliyyə nəzarəti menecerlərin cavabdeh olduğu əsas maliyyə məqsədlərini idarə edir. Bu cür idarəetmə nəzarət sistemləri çoxlu strateji biznes vahidləri (SBU) kimi təşkil edilən firmalar arasında geniş yayılmışdır. SBUmənfəət və zərər üçün yalnız cavabdeh olan menecerləri olan məhsul, xidmət və ya coğrafi xəttdir. Onlar korporasiyanın ümumi gəlirliliyinə töhfə verən maliyyə məqsədlərinə nail olmaq üçün yüksək rəhbərliyə cavabdehdirlər.

İdarəetmə qərarlarına nəzarətin bu kateqoriyası xərclərə məhdudiyyətlər qoyur. Menecerlər üçün xərclərin artması gəlirin artması ilə əsaslandırılmalıdır. Şöbə rəhbərləri üçün büdcədə qalmaq adətən əsas fəaliyyət göstəricilərindən biridir.

Beləliklə, maliyyə nəzarətinin rolu ümumi gəlirliliyi yaxşılaşdırmaqla yanaşı, xərcləri məqbul saxlamaqdan ibarətdir. Hansı xərclərin zəruri olduğunu müəyyən etmək üçün bəzi firmalar eyni sənayedəki digər firmaların nəticələrini müqayisə edəcək və sonra idarəetməyə nəzarət təhlili aparacaqlar. Bu müqayisə xərclərin sənayenin orta göstəricilərinə uyğun olub olmadığını müəyyən etmək üçün data təqdim edir.

Keyfiyyətə nəzarət

Keyfiyyətə nəzarət məqbul hesab edilən proseslərdə və ya məhsullarda variasiya dərəcəsini təsvir edir. Bəzi şirkətlər üçün standart qüsurların olmamasıdır, yəni heç bir dəyişikliyin olmamasıdır. Digər hallarda, statistik cəhətdən əhəmiyyətsiz kənarlaşma məqbuldur.

Keyfiyyətə nəzarət müştərilərə təklif olunan məhsul və ya xidmətin son nəticəsinə təsir edir. Müəssisə davamlı olaraq əla keyfiyyəti qoruduqda, müştərilər firmanın məhsul və ya xidmətinin atributlarına etibar edə bilərlər, lakin o, həm dəmaraqlı dilemma yaradır. Mövcud məhsulların keyfiyyətinə həddindən artıq nəzarət müştərinin unikal ehtiyaclarına cavabı azalda bilər.

Tənzimləyici nəzarət

Əvvəlki nəzarət növlərində olduğu kimi təşkilatın standart siyasət və prosedurlarına etibar etmək əvəzinə, tənzimləyici nəzarət işçilərin və menecerlərin davranışlarını ümumi qəbul edilmiş davranış nümunələri vasitəsilə tənzimləyir.

Normativ nəzarət müəyyən davranış növünün nə qədər düzgün, digərinin isə daha az olduğuna qərar verir. Məsələn, smokin amerikalı iş adamları üçün mükafatlandırma mərasimi üçün məqbul geyim ola bilər, lakin rəsmi kilt yerli adətlərə daha çox uyğun gələn Şotlandlar üçün mükafatlandırma mərasimində tamamilə yersizdir. Bununla belə, yazılı geyim kodu qəbul edilməyib.

Beləliklə, idarəetmə qərarlarına nəzarətin tənzimləyici və normativ sistemi arasındakı fərq formallıqdır. Tənzimləyici nəzarət tənzimləyici nəzarətdən fərqli olaraq qeyri-rəsmi idarəetmə sistemidir.

Komanda nəzarəti

İdarəetmə qərarlarına nəzarətin bu şəkildə təşkili bir çox şirkətlərdə adi hala çevrilib. Komanda normaları komanda üzvlərini həmkarları qarşısında məsuliyyətlərini dərk etməyə məcbur edən qeyri-rəsmi qaydalardır.

Komandanın tapşırığı adətən rəsmi şəkildə sənədləşdirilsə də, proses iştirakçılarının qarşılıqlı əlaqə üsulları komandanın böyümə mərhələlərindən keçdiyi üçün adətən zamanla inkişaf etdirilir. Hətta rəhbərlik qeyri-rəsmi olaraq razılaşdırılır: bəzəntəyin edilmiş lider qeyri-rəsmi liderdən daha az təsirə malik ola bilər. Məsələn, rəy lideri rəsmi komanda liderindən daha çox təcrübəyə malikdirsə, komanda üzvləri xüsusi bacarıq və ya bilik tələb edən rəhbərlik üçün rəy liderinə müraciət edəcəklər.

Komanda normaları tədricən inkişaf etməyə meyllidir, lakin formalaşdıqdan sonra şirkətin davranışına güclü təsir göstərə bilər.

Təşkilati nəzarət

Təşkilat mədəniyyətinə əsaslanan normalar da normativ nəzarətin bir növüdür. Təşkilat mədəniyyəti müəyyən bir təşkilatın paylaşılan dəyərlərini, inanclarını və rituallarını əhatə edir. Beləliklə, bu nəzarət növü norma və məqsədlərin düzgün uyğunlaşdırılmasından ibarətdir.

Formal və qeyri-rəsmi idarəetmə sistemləri

Əvvəldə qeyd olundu ki, tənzimləyici nəzarət və onun bütün alt növləri formal nəzarət sisteminə, normativ nəzarət isə qeyri-rəsmi nəzarət sisteminə aiddir. Aşağıdakı cədvəl iki idarəetmə sistemi arasındakı fərqləri təsvir edir.

Formal idarəetmə sistemi	Qeyri-rəsmi idarəetmə sistemi
Təşkilatın müxtəlif idarəetmə tələblərini izah etmək üçün aydın prosedurları, qaydaları və təlimatları var Onlar rəhbərliyi, eləcə də tabeliyində olanları optimal vaxt çərçivəsində əməliyyat məqsədlərinə nail olmaq üçün verilmiş tapşırıqları yerinə yetirməyə həvəsləndirir Rəhbərlərin və tabeliyində olanların davranışlarını əlaqələndirmək üçün istifadə olunur	Təşkilat səciyyələnirİdarəetmə nəzarəti üçün qeyri-rəsmi və yazılmamış proseslər Onların məqsədi işçilər arasında daha yüksək motivasiya təmin etmək və təşkilatın məqsəd və strategiyalarının düzgün həyata keçirilməsini təmin etməkdir Qeyri-rəsmi idarəetmə sistemləri də hədəflərin uyğunlaşdırılmasını artırır
Formal sistemə misal olaraq İnsan Resursları tərəfindən işə qəbul və kadrların inkişafı kimi funksiyalar üçün istifadə olunan qaydalar və təlimatlar verilə bilər.	Qeyri-rəsmi nəzarət sisteminə nümunə təşkilata sadiqlik və işçilər üçün davranış tərzi kimi təşkilat mədəniyyətinə hörmətdir.

Tənzimləyici və tənzimləyici nəzarətin geniş kateqoriyaları demək olar ki, bütün təşkilatlarda mövcuddur, lakin hər bir növün nisbi vurğulanması fərqlidir. Tənzimləyici kateqoriyaya bürokratik, maliyyə və keyfiyyətə nəzarət daxildir. Normativ kateqoriyaya əmr və təşkilati normalar daxildir. Hər iki norma kateqoriyası təsirli ola bilər. Rəhbərliyin vəzifəsi işçilərin davranışını təşkilatın məqsədlərinə uyğunlaşdırmaqdır.

Buna görə də effektiv idarəetmə nəzarəti bir neçə fərqli yolla əldə edilə bilər. Nəzarət sistemləri məlumat toplamaq və bu məlumatlardan təşkilatın məqsədlərinə çatmasına kömək etmək üçün istifadə etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Sistem müxtəlif təşkilati elementlərin effektivliyinə diqqət yetirirmaliyyə nəticələrinə insan fəaliyyəti.

Müəyyən edilmiş monitorinq sistemi şirkətə real faydalar gətirə bilər - problemləri qeyd edin, yeni strategiyalar planlaşdırın və müxtəlif departamentlər və bölmələr arasında daha yaxşı koordinasiyanı təmin edin.