İnventar məcburidir: işlər, sifariş, vaxt

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

İnventar, şirkətin mövcud dəyərlərini, mallarını, pullarını və ya əsas vəsaitlərini müəssisənin rəsmi sənədlərində mövcud olan dəyərlərlə tutuşdurmaq üçün xüsusi prosedurla təmsil olunur. O, məcburi qaydada və ya şirkət rəhbərliyinin təşəbbüsü ilə həyata keçirilə bilər. İnventarlaşdırmanın aparılması bəzi şirkətlər üçün məcburidir və bu proses bütün firmalarda mütləq hər il həyata keçirilir. Bu prosedurun əsas məqsədi müxtəlif uyğunsuzluqları və çatışmazlıqları aşkar etməkdir. Bir çox firma bu prosesin dəyərini dərk etmir, ona görə də ondan yalnız rəsmiyyət kimi istifadə olunur. Baxmayaraq ki, inventarla düzgün yanaşsanız, onun köməyi ilə bütün çatışmazlıqları və ya artıqlığı müəyyən edə bilərsiniz.

Prosesin məqsədi

Bir çox iddialı sahibkarlar inventar aparmağın zəruri olub-olmaması və bu proses vasitəsilə hansı məqsədlərə nail ola biləcəyi barədə düşünür. Prosedur maddi sərvətlərin və vəsaitlərin sistematik uçotu ilə təmsil olunur, bunun üçün faktiki olanların müqayisəsi aparılır.rəsmi sənədlərin məlumatları ilə göstəricilər.

İnventarlaşdırmanın əsas məqsədi uyğunsuzluqları müəyyən etməkdir. Onlar müxtəlif səbəblərə görə görünə bilər:

• dəyərlər təbii amillərdən təsirlənir, buna görə də bura büzülmə, düzgün saxlamama nəticəsində xarab olma, malların daşınması zamanı baş verən buxarlanma və ya itki daxildir;
• şirkət işçilərinin qeyri-qanuni hərəkətləri, məsələn, səhv ölçmələr aparmaq, bədən dəstlərinə icazə vermək və ya hətta qiymətli əşyaları oğurlamaq;
• mühasibat uçotu zamanı yaranan problemlər, buna görə də inventardan sonra sənədlərdə müxtəlif xətalar, düzəlişlər, qeyri-dəqiqliklər, hərf səhvləri və ya digər qeyri-müəyyənliklər tez-tez aşkar edilir.

Bunun əsasında sistematik audit istənilən şirkət menecerinə müxtəlif pozuntuları və problemləri vaxtında müəyyən etməyə imkan verir.

Doğrulama funksiyaları

Malların inventarının aparılması mütləq prosedurun müxtəlif funksiyalarından istifadəni nəzərdə tutur:

1. Müxtəlif malların saxlanma şəraiti obyektiv qiymətləndirilir və belə qiymətləndirmə obyektivdir.
2. Şirkətdə müxtəlif sənədlərin saxlanmasının nə dərəcədə düzgün və bacarıqla aparıldığı müəyyən edilir.
3. Şirkətdə anbar idarəçiliyinin xüsusiyyətlərini əks etdirir.
4. Mühasibat uçotunun tamlığı və düzgünlüyü qiymətləndirilir.
5. Muzdlu mütəxəssislər tərəfindən müxtəlif sui-istifadə və pozuntuların qarşısının alınması təmin edilir.

Belə çoxsaylı funksiyalara görə tutmaİnventarlaşdırma istənilən şirkətdə mühüm proses hesab olunur.

Məcburi inventar sayma halları

Bəzi şirkətlərdən qanuni tələblərə əsasən proseduru mütləq yerinə yetirmələri tələb olunur. Hansı hallarda inventarın məcburi olması barədə məlumat aşağıdakı qaydalarda əks olunur:

• 402 saylı “Mühasibat uçotu haqqında” Federal Qanunda;
• Maliyyə Nazirliyinin 49 saylı əmri ilə təsdiq edilmiş təlimatlarda.

Əlbəttə ki, yoxlama aşağıdakı hallarda həyata keçirilir:

• əmlak icarəyə götürərkən;
• şirkətə məxsus aktivləri satmaq və ya geri almaq;
• dövlət və ya bələdiyyə müəssisəsinin çevrilməsi;
• illik hesabların formalaşmasından əvvəl;
• şirkətdə yeni maliyyə məsul şəxsi təyin edərkən;
• qiymətli əşyaların zədələnməsi və ya əmlakın oğurlanması aşkar edildikdə;
• təbii fəlakətlərdən və ya digər fövqəladə hallardan sonra;
• şirkət yenidən təşkil edildikdə;
• təşkilatın ləğvindən əvvəl;
• qanunla nəzərdə tutulmuş digər hallarda.

İllik hesabatların hazırlanmasından əvvəl inventar mütləqdir. Belə bir proses nəinki qanunun tələblərini nəzərə almağa, həm də mühasibat sənədlərində müxtəlif səhvlərin və ya çatışmazlıqların qarşısını almağa imkan verir. Tipik olaraq, şirkətlər hər il təqvim ilinin sonuna qədər nəzərdən keçirirlər.

Əsas vəsaitlərin inventarlaşdırılması hər üç ildən bir aparılır. Hər bir menecer bütün məcburi inventar hallarını bilməlidir. Bundan əlavə, müəyyən muzdlu mütəxəssislərin işinin dürüstlüyünə şübhə yaranarsa, o, müstəqil olaraq yoxlama təyin edə bilər.

Proses sırası necə qurulur

İnventarlaşdırmanın aparılması mütləq Təlimatlardakı tələblərin nəzərə alınmasını nəzərdə tutur. Çoxlu nüanslar şirkətlərin birbaşa menecerləri tərəfindən müəyyən edilir. Bunun üçün qaydalar təsis sənədlərində müəyyən edilmişdir.

Şirkətin direktoru bəzi vacib məqamları müəyyən edə bilər:

• proses tələb olunduqda;
• ildə neçə dəfə inventar etmək olar;
• proses nə vaxt həyata keçirilir;
• nə qədər davam edir;
• hansı aktivlər yoxlanılacaq;
• inventar komitəsinin üzvü və ya sədridir.

Bütün bu sualların cavabları təsis sənədlərində qeyd olunub. Maddi məsul şəxslərin dəyişdirilməsi zamanı inventarın aparılması məcburidir. Belə şəraitdə yeni işə götürülən mütəxəssis əmin ola bilər ki, sələfi dövründə yaranan çatışmazlıqlar heç bir şəkildə ona ötürülməyəcək.

Nə yoxlanılır?

İnventarlaşdırma müxtəlif əmlaka münasibətdə aparıla bilər, ona görə də pul vəsaitlərinin, əsas vəsaitlərin, materialların və ya digər əşyaların yoxlanılması vurğulanır. Prosedur zamanı şirkətin və onun bölmələrinin bütün aktivləri və öhdəlikləri qiymətləndirilir. Aşağıdakı elementlər yoxlanılacaq:

• əsas vəsaitləriş aparan firmalar;
• şirkətin qeyri-maddi aktivləri;
• müxtəlif maliyyə investisiyaları;
• mallar və materiallar;
• iş davam edir;
• hesablarda və əlinizdə pul;
• qiymətli kağızlar və SSO-lar;
• qarşı tərəflər, alıcılar, Federal Vergi Xidməti, müxtəlif fondlar və digər borclu və ya kreditorlarla hesablaşmalar;
• ehtiyatlar;
• müəssisənin aktiv və öhdəlikləri.

Materialların inventarlaşdırılması nə vaxt tələb olunur? Belə bir yoxlama şirkətdə muzdlu mütəxəssislərin səlahiyyətlərindən sui-istifadə etmələri şübhəsi yarandıqda aparılır, buna görə də oğurluq və ya çatışmazlıq aşkar edilir.

Yoxlama yalnız şirkətə məxsus əmlaka deyil, balansdankənar hesablarda olan qiymətlilərə də məruz qalır. Müəssisənin onlara mülkiyyət hüququ yoxdur, lakin onlar icarə müqaviləsi və ya digər müqavilələr əsasında iş prosesində istifadə olunur.

Proses addımları

Əmlakın inventarlaşdırılmasının aparılması mütləq ardıcıl tədbirlərin həyata keçirilməsini nəzərdə tutur. Buna görə də proses mərhələlərə bölünür:

1. İnventar ehtiyacı haqqında rəhbər tərəfindən əmr verilir.
2. İnventar komissiyası çağırılır və onun tərkibinə auditin nəticələri ilə maraqlanmayan mütəxəssislər daxil edilməlidir.
3. Prosedurun icra olunacağı vaxt çərçivəsini müəyyən edin.
4. Qiymətləndiriləcək əmlak seçilib.
5. Materialşirkətin məsul şəxsləri işəgötürənə qəbz verir.
6. Şirkətdəki hər bir maliyyə məsul şəxs üçün yaradılmış dəyər inventarlarını çap edin.
7. Birbaşa yoxlama aparılır ki, bu da çəkinin götürülməsindən, faktiki kəmiyyətin sənədlərdəki məlumatlar ilə müqayisə edilməsindən, ölçülməsindən, hesablanmasından və digər oxşar hərəkətlərdən ibarətdir.
8. İnventar siyahısındakı məlumatlar mühasibat sənədlərində mövcud olan məlumatlarla müqayisə edilir ki, bu da hər hansı uyğunsuzluğu müəyyən etməyə imkan verir
9. Müqayisə bəyanatları formalaşdırılır, onların köməyi ilə uyğunsuzluqların səbəblərini müəyyən etmək mümkündür.
10. Yoxlamanın nəticələri tərtib edilir, bununla bağlı müvafiq akt tərtib edilir.
11. Çatışmazlıqlar və digər problemlər aşkar olunarsa, o zaman şirkətdə araşdırma aparılır, araşdırmada məqsəd günahkarların müəyyən edilməsidir.
12. Müəyyən edilmiş pozucular pozuntuların xüsusiyyətlərindən asılı olaraq inzibati və ya cinayət məsuliyyətinə cəlb olunurlar.

İllik hesabatların dərhal hazırlanması, imzalanması və Federal Vergi Xidmətinə təqdim edilməzdən əvvəl inventarlaşdırmanı başa çatdırmaq lazımdır. İnventarlaşdırma proseduru mütləq xüsusi hesabatla başa çatır.

Hesabat Qaydaları

Yoxlamanın nəticələrinə əsasən hesabat yaradılır. Buraya aşağıdakı məlumatlar daxildir:

• inventar tarixi;
• inventar komissiyasının üzvləri haqqında məlumat;
• prosedurun həyata keçirildiyi müddət;
• şirkətin yoxlanıla bilən mülkiyyəti;
• Müəyyən edilmiş problemlər və çatışmazlıqlar;
• bütün müfəttişlərin imzaları.

İllik hesablar hazırlanmazdan əvvəl inventar tələb olunsa da, istənilən şirkət rəhbəri üzrlü səbəb olmadan prosesə başlaya bilər. Bunun üçün müvafiq əmr verilir, bundan sonra müəssisənin işçilərindən prosedura riayət etmək tələb olunur.

İnventar komissiyasının məsuliyyətləri

İnventar qanunla tələb olunur, ona görə də hər bir şirkət yoxlama və uçota cavabdeh olan xüsusi orqan yaratmalıdır. Bu, ləğvetmə komissiyası adlanır. Onun bəzi öhdəlikləri var:

• müəssisənin əmlakının qorunmasına yönəlmiş müxtəlif profilaktik tədbirlərin tətbiqi;
• mülk dəyərlərinin saxlanması və ya zədələnməsi ilə bağlı müxtəlif mübahisələrdə iştirak;
• şirkətin əmlakına aid müxtəlif sənədlərin tərtibinin düzgünlüyünə nəzarət;
• inventar şirkət rəhbərliyinin əmri əsasında;
• yoxlamanın nəticələri haqqında hesabatın hazırlanması;
• müxtəlif pozuntuların və problemlərin günahkarını müəyyən etməyə yönəlmiş araşdırmanın aparılması.

Bütün bu hərəkətlər yalnız auditin nəticələri ilə maraqlanmayan firma işçiləri tərəfindən həyata keçirilməlidir.

Komissiyada kim var

Komissiya formalaşdırarkən adətən işə aşağıdakı mütəxəssislər cəlb olunur:

• inzibati işçilər;
• mühasibatlıq şöbəsinin mütəxəssisləri;
• yerliauditorlar;
• çox vaxt hətta müstəqil ekspertlər də cəlb olunur;
• təşkilatın işçi heyətində mövcud olan müxtəlif vəzifələrin nümayəndələri.

Şirkətdə az miqdarda müxtəlif əmlak varsa, o zaman inventarlaşdırmanın aparılması məsuliyyəti, əgər şirkətdə varsa, tez-tez yoxlama komissiyasına verilir.

Yoxlama zamanı komissiyanın bir üzvünün belə iştirak etmədiyi aşkarlanarsa, prosedurun nəticələri etibarsız sayılır.

Qeyri-inventar üçün məsuliyyət

Bəzi biznes sahibləri müxtəlif səbəblərə görə qəsdən yoxlamadan imtina edirlər. Qanunvericilik belə bir qərara görə məsuliyyət nəzərdə tutmur. Lakin Federal Vergi Xidməti alınan maliyyə hesabatlarında uyğunsuzluqlar və ya səhvlər olduğu ortaya çıxarsa, şirkəti cərimələyə bilər.

Ekspertlərin tövsiyələri

Şirkətdə inventar apararkən müəyyən tövsiyələrdən istifadə etmək məsləhətdir. Bunlara aşağıdakılar daxildir:

• Çekə 10 gün qalmış rəhbər jurnalda qeyd olunan müvafiq əmr verir.
• Komissiyanın təkcə daimi deyil, həm də birdəfəlik və ya işçi kimi formalaşmasına icazə verilir.
• Təşkilat çoxlu mal və materiallardan istifadə edirsə, o zaman selektiv inventarın aparılmasına ehtiyac barədə qərar şirkətdəki mövcud vəziyyətə əsasən menecer tərəfindən qəbul edilir.
• Komissiyanın bütün üzvləri yoxlamada iştirak etməlidir, əks halda nəticələr asanlıqla tanınıretibarsızdır.
• Prosesə məsul şəxslər cəlb olunur.
• Firma rəhbərliyi prosesin tez və asanlıqla həyata keçirilməsini təmin etməlidir.
• Doğrulama çox vaxt uzun vaxt apara bilər, xüsusən də çoxlu sayda materialdan istifadə edən və ya göndərən və çoxlu mal alan şirkətlərdə.

İnventarlaşdırma zamanı komissiya üzvləri qanunun tələblərini nəzərə almalıdırlar.

Gitmə tarixləri

Şirkət rəhbəri yoxlamanın nə qədər tez-tez aparılacağını müəyyənləşdirir. Ancaq eyni zamanda müəyyən tövsiyələr nəzərə alınır, buna görə də ildə ən azı bir dəfə anbarda inventar aparılır.

Mağazalar ildə iki dəfə yoxlanılmalıdır. Materiallar və mallar illik hesabatlar tərtib edilməzdən əvvəl mütləq qiymətləndirilir. Doğrulama adətən üç gün ərzində həyata keçirilir, lakin bəzən proses bir neçə həftə gecikir.

Nəticə

İnventar hər bir şirkət üçün məcburi prosesdir. Bu, mövcud materialların və malların şirkətin sənədlərində göstərilən kəmiyyətlə müqayisəsini əhatə edir. Proses xüsusi komissiya tərəfindən həyata keçirilir.

Qanunvericilikdə inventarlaşdırmadan imtinaya görə məsuliyyətlə bağlı məlumat yoxdur, lakin vergi müfəttişləri hesabatda səhvlər və pozuntular aşkar edərlərsə, şirkət əhəmiyyətli cərimələr ödəməli olacaq.