Gedən yazışmalar: qeydiyyat jurnalları, uçot, nümunələr, doldurma qaydaları

2024 Müəllif: Howard Calhoun | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 10:18

Milli iqtisadiyyatın istənilən sahəsində özündə bir çox funksiyaları özündə birləşdirən sənədləşmə işləri mövcuddur. Onların arasında daxil olan və gedən yazışmaların uçotu əsas olanlardan biridir. Digər təşkilatlardan ayrı fəaliyyət göstərən heç bir müəssisə yoxdur. Müştərilər, təchizatçılar, maliyyə və digər qurumlarla ünsiyyət və əməkdaşlıq məcburidir. Buna görə də, istehsal prosesi yazışma olmadan keçə bilməz. Daxil olan və gedən məktubların qeydiyyatı ilə kim məşğul olur? Onları necə düzgün hesablamaq olar? Kimə lazımdır və niyə? Bu məsələləri məqalədə nəzərdən keçirəcəyik.

Yazışma kateqoriyaları. Gedən sənədlərin xüsusiyyətləri

Sənədlərin çoxlu formaları və növləri var, lakin onların hamısı yalnız iki əsas kateqoriyaya bölünür:

• Göndərilir (gedən məktub).
• Qəbul edildi (daxil olan məktub).

Hər kateqoriyanın mənasına baxaq.

Gedən adlanan yazışmalar aşağıdakı alıcılara göndərilə bilər:

• Yüksək orqanlar.
• Tabe olanlartəşkilatlar.
• Tərəfdaş müəssisələr.
• Müəssisənin şöbələri, sexləri və digər struktur bölmələri.

Hansı sənədlər yuxarı orqanlara göndərilir?

Praktiki olaraq hər bir müəssisə istənilən təşkilata (rayon, idarə, regional, həmçinin nazirliklər) tabedir. Bu qurumlara göndərilən gedən yazışmalar hesabatlar, hesabatlar, ay, rüb, il üçün planlar, sorğulara cavablar ola bilər. Bir qayda olaraq, o, təsdiq edilmiş standart blanklarda və ya şirkətin loqosu olan adi vərəqlərdə verilir.

Aşağı sıra təşkilatları üçün sənədlər

Hamı deyil, bir çox müəssisələr onlara tabe olan təşkilatlarla əməkdaşlıq edir. Bu, icra orqanları, filiallar, kiçik firmalar və başqaları ola bilər. Onun göndərdiyi yazışmalar direktivlər, sərəncamlar, bildirişlər, əsasnamələr, təlimatlar, tədris materialları ola bilər. O, həmçinin firma loqosu olan blanklarda və ya adi vərəqlərdə verilir. Bundan əlavə, təlimatlar və təlim materialları broşürlər və təlimatlar şəklində ola bilər, lakin onlar standart formalar və ya möhür və imzalar olan örtük məktubları üzrə təlimatlarla müşayiət olunmalıdır. Əgər bunlar yoxdursa, onda təlimatların və broşürlərin özlərində göndərən müəssisənin möhürü və məsul şəxslərin imzaları olmalıdır.

Tərəfdaş firmalar üçün sənədlər

Bir qayda olaraq, bu halda söhbət təchizatçılar, distribyutorlar və müştərilərdən gedir. Göndərdiyi yazışmalar əmrlər, bildirişlərdirmalların qəbulu, iddialar, reklam broşürləri, müqavilə və ya müqavilənin hər hansı şərtlərindəki dəyişikliklər haqqında bildirişlər, biznes təklifləri.

Qeyd etmək lazımdır ki, reklam materialları, qiymət siyahıları, təbriklər, dəvətlər, məsələn, təqdimat üçün qeydiyyatdan keçmək lazım deyil.

Eyni təşkilat daxilində sənədləşdirmə

Bu tip gedən yazışmalar 2 və daha çox şöbə, emalatxana, bölmənin olduğu müəssisələrdə baş verir. Belə hallarda rəhbərlik tərəfindən əmrlər, qərarlar, göstərişlər, göstərişlər və bu kimi sənədlər verilir, şöbə və sexlərə göndərilir. Sonra menecerlər və administrasiya üçün bu cür yazışmalar gedən, seminar və ya şöbə üçün isə gələn olacaq.

Jurnal dizayn qaydaları

Sənədin hara göndərilməsindən asılı olmayaraq, onun uçotu aparılmalıdır. Bunu etmək üçün, gedən yazışmaların qeydiyyatı üçün qeydlər var. Kompüterin və internetin olmadığı bir dövrdə belə jurnallar əl ilə aparılırdı. Onlar özbaşına ola bilərlər. Ümumi notebook, mühasibat kitabı, notepad istifadə edilə bilər. Ən əsası, jurnalın cırılmaması üçün tikişli vərəqlər olmalı idi. Bundan əlavə, onların nömrələnməsi lazım idi. Jurnalın baş səhifəsində onun başladığı tarix göstərilirdi. Əvvəllər vərəqləri iplərlə tikmək, uclarını bir vərəqlə bağlamaq tələb olunurdu, bunun üzərinə məsul şəxsin möhürü və imzası qoyulmalı idi. Həm də bu vərəqdə nömrələnmiş səhifələrin ümumi sayı yazılmışdır. Düzəlişlərə icazə verilmədi.

İndi jurnalın iplərlə tikişi saxlandıqdamaliyyə və ya hüquqi əhəmiyyəti olan xüsusilə mühüm sənədlərin qeydiyyatı.

Jurnaldakı səhifələr əksər bizneslərdə nömrələnir.

Jurnalın son sətri doldurulduqda onun bitmə tarixi qeyd olunur. 3 ildən 5 ilə qədər saxlanılır. Bu, orada qeydə alınan yazışmaların növündən asılıdır. Məhkəmə qərarları, maliyyə hesabları, uzunmüddətli müqavilələr və s. xüsusilə vacib hesab olunur. Jurnaldan yalnız orada qeyd olunan sənədlərin hər biri hüquqi qüvvəsini itirdikdə onu ləğv edə bilərsiniz.

Kompüter yardımı

Kompüter texnologiyasının inkişaf etdiyi bu dövrdə daxil olan və gedən yazışmaların jurnalını əl ilə izləyən məmur tapmaq çətindir. İndi kompüterdə formaları çap etməyə və ya qeydlər aparmağa imkan verən müəyyən bir proqram var. Onu istifadə etmək üçün sizdə olmalıdır:

• MS Office, MS Excel proqramları ilə kompüter.
• Printer.
• Skaner.
• Kompüter e-poçtu.
• Buna bənzər möhür: “Giriş. № _, "_" _20_" Onu əl ilə yazmaq və ya hazır almaq olar.

Sonra proqrama daxil olmalı, tələb olunan formanı yükləməli və onunla işləməyə başlamalısınız. Formanı çap edə, çoxlu surət çıxara, tikə bilərsiniz. Əl ilə qeydlər etməli olduğunuz bir jurnal alacaqsınız. Siz çap edə bilməzsiniz, birbaşa kompüterinizdə qeydiyyatdan keçin. Bir qayda olaraq, imzalamağınız lazım olmayan sənədlər belə saxlanılır.

Neçə jurnal lazımdır?

Daha tez-tezümumilikdə müəssisələr bir gedən yazışma jurnalını aparır. Bununla belə, çoxlu tərəfdaşları və digər alıcıları olan bəzi təşkilatlarda bu jurnallardan bir neçəsi ola bilər, məsələn:

• Üçüncü şəxslərə göndərilən yazışmaların qeydiyyatı və müəssisə daxilində sənədlər üçün.
• Yerli və xarici şirkətlərə göndərilən məktublar üçün.
• Müəyyən təşkilatlar (məsələn, mərkəzi ofis, nazirlik və s.) və hər kəs üçün nəzərdə tutulmuş sənədlər üçün. Bu, sənəd idarəetməsinin rahatlığı üçün edilir, lakin istənilən jurnal vahid standarta uyğun tərtib edilir.

Bundan əlavə, bəzi təşkilatlarda hər bir sənəd növü üçün ayrıca jurnallar var. Məsələn, göndərilən sifarişləri, mühasibat sifarişlərini, bildirişləri, təlimatları, müştərilərin şikayətlərini, protokolları və s. Bu cür sənədləri hesablamaq üçün digər sütunlu formalardan istifadə edilə bilər.

Jurnal qeydlərini necə saxlamaq olar

Demək lazımdır ki, bütün növ gedən yazışmaların uçotu üçün formaların formaları təxminən eynidir. Dizaynın necə görünməsi lazım olduğunu göstərən nümunə məqaləmizdə verilmişdir.

Hər səhifənin yuxarısında sütunları olan "başlıq" var:

• Girişin seriya nömrəsi, o da sənədə əlavə olunub.
• Gediş tarixi.
• Sənədin başlığı (məsələn, "İrəliləyiş Hesabatı").
• Xülasə (hərfi mənada bir neçə cümlə, sənəd nömrəsini də qeyd edə bilərsiniz).
• Yazışmanın göndərildiyi qurumun adı.
• Məsul qeydiyyatdan keçənin imzası.
• Gediş üsulu (adi və ya e-poçt, faks). Bu element yeni texnologiyaların gəlməsi ilə əlavə edilmişdir. Əvvəllər yazışma qeydlərində yox idi.
• Sorğuya cavab və ya icra hesabatı göndərildikdə, jurnalda göndərilən məktubun yaradıldığı sənədin nömrəsi göstərilməlidir. Həmçinin ifaçı haqqında məlumatları (adı, vəzifəsi) göstərmək lazımdır.
• Nüsxələrin sayı. Bəzən nüsxədə olan səhifələrin sayının göstərildiyi sütun ayrıca ayrılır.
• Qeyd. Əvvəlki sütunlara daxil olmayan məlumatlar burada göstərilir.

Gedən sənəd sorğuya və ya hesabata cavab deyilsə, icra və məsul şəxs haqqında qrafalarda tire işarələri qoyulur.

Bizim dövrümüzdə gedən yazışmalar jurnalının məzmunu və doldurulması dəyişməyib. Nümunə yuxarıda göstərilmişdir.

Daxil olan məktub

Məktub və sənədləri müəssisə aşağıdakı mənbələrdən ala bilər:

1. Yüksək orqanlar.
2. Tabeliyində olanlar.
3. Tərəfdaş firmalar.
4. Yuxarıda sadalanmayan digər qurumlar (polis, banklar, məhkəmələr, özəl vətəndaşlar və s.).
5. Müəssisə daxilində daxil olan yazışmalar administrasiyadan və ya digər struktur bölmədən, məsələn, mühasibatlıqdan gələ bilər.

Üstümüzdəilk üç bənddə göstərilən təşkilatların yazışmalarını hansı sənədlərin təşkil edə biləcəyini nəzərdən keçirin.

Digər qurumların sənədləri işçiyə çağırış, icra vərəqəsi, məhkəmə qərarı, iddia, şikayət və ya fərdi şəxsin ifadəsi və s. ola bilər.

Müəssisə daxilində iş prosesini təmsil edən sənədlər çox fərqli ola bilər: idarəetmə əmrləri, əmrlər, təlimatlar, qaydalar, standartlar, təhlükəsizlik qaydaları, bildirişlər və s.

Daxil olan sənədlərlə işləmək

Təkcə gedən yazışmaların deyil, həm də daxil olan yazışmaların uçotunu aparmaq lazımdır. Müəssisəyə daxil olan məktubların qeydiyyata alındığı jurnal göndərilən sənədlərlə eyni qaydalara uyğun tərtib edilir.

Fərq formalardakı "qapaq"dadır. O, aşağıdakı sütunlardan ibarət olmalıdır:

• Nömrə nömrəsi. O, həmçinin sənədə yapışdırılıb.
• Alınma tarixi.
• Sənədi göndərən təşkilat.
• Necə alındı (faks, e-poçt və ya adi poçtla).
• Sənədin adı.
• Nüsxələrin sayı.
• Sənədin göndərildiyi yer (emalatxana, şöbə və ya qovluq adı).

Daxil olan yazışmalar jurnalının formalarından birinin nümunəsi aşağıda təqdim olunur.

Daxil olan sənəd emalatxanaya (şöbəyə) icra üçün daxil olmuş rəhbərliyin əmri və ya metodiki göstərişidirsə, qeydiyyat jurnalında məsul şəxsin kim olduğu göstərilməli, habeləperformans qeydi, tarix və sənətçinin imzası.

Qeydləri kim saxlayır?

Rəhbər tərəfindən təyin olunan istənilən məsul şəxs daxil olan və gedən yazışmaları qeydiyyatdan keçirə bilər. Bu halda əmək fəaliyyətinin bu növü onun vəzifə təlimatına daxil edilməli və ya müəssisə rəhbərinin əmri ilə təsdiq edilməlidir. Bir qayda olaraq, təşkilatlarda ofis işləri katib tərəfindən aparılır. Bundan əlavə, yazışmaların qeydiyyatını ofisin işçisi və ya administrator (kiçik şirkətlərdə) həyata keçirə bilər. Bəzi təşkilatlarda yazışmaları iki işçi aparır - tərtibçi və katib.

Mağazalar və şöbələr həmçinin daxil olan və gedən sənədlərin uçotunu aparır. Bu, rəhbərliyin əmri ilə bu fəaliyyət növü ilə məşğul olan işçi tərəfindən edilir.

Daxil olan sənədləri necə düzgün qeyd etməliyəm?

Daxil olan və gedən yazışmaların qeydiyyatı çətin deyil, məsuliyyətli işdir. Müəssisəyə daxil olan bütün sənədlər mühasibat uçotuna alınır. Əgər təşkilatlardan gəliblərsə, rəhbərin möhürü və imzası olmalıdır. Bəzən məsul şəxslərin imzası da tələb olunur, məsələn, baş mühasib, əgər bu müəssisəyə verilmiş hesab-fakturadırsa. İzahedici və ya iddialar kimi şəxslərdən gələn məktublar yalnız bu sənədi tərtib edən şəxsin imzasını daşıya bilər.

Bir çox müəssisələrdə istehsal proseslərindən xəbərdar olmaq üçün bütün daxil olan yazışmalar rəhbər tərəfindən nəzərdən keçirilməlidir. Özüalınan sənədlərlə nə edəcəyinə qərar verir - icraya qəbul etmək, məlumatla əlaqəli şəxsləri tanış etmək və ya sadəcə olaraq kağızı qovluğa salmaq. Buna görə də, katib daxil olan yazışmaları jurnalda qeyd edərək onu rəhbərə təqdim edir. O, hər bir sənədin hansı şöbəyə göndərilməli olduğuna işarə qoyur.

Bu “hökmə” əsasən, daxil olan yazışmaların reyestrində katib hər məktubun sonrakı “taleyi”ni müvafiq qrafada qeyd edir. Məsələn, mükafatın hesablanması ilə bağlı yeni əsasnamə mühasibatlığa, təhlükəsizlik qaydaları texniki şöbəyə, vətəndaş İvanovdan isə məhsulun keyfiyyətinə nəzarət şöbəsinə iddia göndərilə bilər. Bu, gələn sənədlərlə katibin işini tamamlayır.

Gedən məktubları necə izləyə bilərəm?

Yuxarıda, hansı sənədlərin bu cür sənədlərə aid ola biləcəyini araşdırdıq. Bəzi təşkilatlarda fərdi sorğular katib köməkçisi və ya tərtibçi tərəfindən cavablandırılmalıdır. GOST R 6.30-2003.12-yə uyğun olaraq, belə bir sənəd xüsusi formada və ya şirkətin loqotipi olan boş vərəqdə tərtib edilir. Təşkilat və ya fiziki şəxsə göndərilən hər hansı bir iş məktubu menecer tərəfindən möhür və imza ilə təsdiqlənməlidir. Bir qayda olaraq, katib sənədin surətini çəkməlidir, o, düzgün qovluğa yerləşdirilməlidir.

Gedilən yazışmalar müvafiq jurnalda qeydə alınır. Katib bütün lazımi möhürlərin və imzaların, şirkətinin təfərrüatlarının olub olmadığını yoxlamalıdırsənədin tərtib edildiyi təşkilat, onun üzərinə jurnala daxil edildiyi nömrəyə uyğun gələn nömrəni, gediş tarixini, surətin verildiyi qovluğun adını yazın. Əgər göndərilən yazışma daxil olan məktuba cavabdırsa, onun qeydiyyata alındığı nömrəni də qeyd etməlisiniz. Sənədlər qeydiyyat jurnalında göstərilən gündə göndərilməlidir.

Bizə yazışma uçotu nə üçün lazımdır?

İstehsaldan uzaq olan bəzi insanlar hesab edirlər ki, daxil olan və gedən yazışmaların ciddi şəkildə qeydiyyata alınması əlavə iş, sözdə sənədləşmə işidir. Əslində, yazışma uçotu aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirir:

• İş axınını təşkil edir.
• Daxil olan siqnallara vaxtında cavab verilməsini təmin edir.
• İstehsal daxilində məlumat mübadiləsini asanlaşdırır.
• Şirkətin xarici iqtisadi həyatda effektiv iştirakına təminat verir.
• Ehtiyacınız olan sənədi tez tapmağınıza kömək edir.

Bu işin əhəmiyyəti göz qabağındadır, ona görə də onun həyata keçirilməsinə məsuliyyətlə yanaşmaq lazımdır.